سیستم اطلاعات منابع انسانی

سیستم اطلاعات منابع انسانی HRIS نرم‌افزاری کاربردی است که امکان ذخیره، تسهیم، بازیابی و بکارگیری دانش پیرامون کارکنان را فراهم می‌کند. داده‌های مربوط به کارمندان مجموعه‌ای مهم از اطلاعات برای هر شرکتی است. با استفاده از یک سیستم فناوری‌محور می‌توان این اطلاعات را به صورت منسجم در اختیار مدیریت منابع انسانی و کل سازمان قرار داد.

با وجود اهمیت موضوع هنوز بسیاری از سازمان‌ها، داده‌های مربوط به منابع انسانی را با صفحه گسترده و اسناد کاغذی ذخیره می‌کنند. این روش‌ها امنیت و سهولت دسترسی به اطلاعات را تضمین نخواهند کرد. یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی، داده‌های مربوط به کارمندان  را ذخیره، پردازش و مدیریت می‌کند.

به‌طورمعمول وظایف بخش مدیریت منابع انسانی مانند استخدام، پیگیری متقاضیان شغلی، مدیریت زمان و حضوروغیاب، ارزیابی عملکرد و مدیریت مزایا را نیز ارائه می‌دهد. همچنین ممکن است عملکردهای سرویس‌دهی به کارکنان و حتی عملکردهای حسابداری را نیز شامل شود. از بعضی جهات، سامانه اطلاعات کارکنان را می‌توان یک پایگاه داده هوشمند از اطلاعات کارمندان در نظر گرفت. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح سیستم اطلاعات منابع انسانی پرداخته شده است.

تعریف سیستم اطلاعات منابع انسانی

سیستم اطلاعات منابع انسانی معادل Human resource management system که به صورت مخفف HRIS گفته می‌شود. در واقع HRIS سیستمی است که برای گردآوری و ذخیره اطلاعات کارمندان سازمان است. تعامل داده‌ها، فرایندهایی که می‌توانند انجام شوند و قابلیت گزارش‌دهی باعث می‌شود داده‌های ذخیره شده در سیستم قابل‌دسترسی و کاربردی‌تر باشند.

سامانه اطلاعات کارکنان (HRIS) نرم‌افزاری است که یک مجموعه‌ای متمرکز از داده‌های اصلی کارمندان را که بخش مدیریت کارکنان (HRM) برای تکمیل فرآیندهای اصلی کارکنان به آنها نیاز دارد، فراهم می‌کند. این سیستم ترکیبی از مدیریت منابع انسانی و مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان است.

در بیشتر موارد HRIS  شامل ویژگی‌های اساسی مورد نیاز برای مدیریت کارکنان است. این یک سیستم برای استخدام ، مدیریت عملکرد ، یادگیری و توسعه ، و بیشتر دارد. در این رویکرد کوشش می‌شود اطلاعات مربوط به کارکنان به صورتی نظام‌مند ذخیره و پردازش گردد.

مزایای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) به بخش منابع انسانی و متخصصان آن کمک می‌کند تا وقت کمتری را صرف کارهای دفتری کنند، به صحت اطلاعات کارمندان کمک می‌کند و می‌تواند کارمندان را قادر سازد تا در مدیریت اطلاعات خود نقش بیشتری داشته باشند.

داشتن یک دیتابیس متمرکز برای داده‌های کارکنان، نیاز به ذخیره پرونده‌های کاغذی آسیب‌پذیر را از بین می‌برد و همچنین نیاز به جستجو در بین کوهی از اسناد کاغذی را برطرف می‌کند. بسته به نوع نرم‌افزار HRIS، می‌توان گزارش‌های متعددی دریافت کرد و تجزیه‌وتحلیل منابع انسانی را در مورد معیارهای مهمی مانند تعداد افراد و گردش مالی ارائه دهد. نرم‌افزار مدرن HRIS یا سیستم اطلاعاتی منابع انسانی همچنین قابلیت‌های بصری را برای به تصویر کشیدن داده‌های کارکنان در قالب نمودار دارا می‌باشد.

امنیت و حریم خصوصی

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی همچنین به ایمن‌سازی اطلاعات کارمندان و حفظ اطلاعات خصوصی کمک می‌کند. هنگام استفاده از فرم‌های کاغذی یا صفحه گسترده، ممکن است افرادی به اطلاعات دسترسی پیدا کنند که مورد اعتماد سازمان نباشند. این سامانه می‌تواند اطلاعات را به گونه‌ای تضمین کند که فقط افراد خاصی به آن دسترسی داشته باشند.

HRIS همچنین به ایمن سازی اطلاعات کارمندان و حفظ اطلاعات خصوصی کمک می کند. در هنگام استفاده از فرم های کاغذی یا صفحه گسترده ، توسط افرادی که ممکن است اجازه دسترسی به آن را نداشته باشند، به راحتی می توانید به اطلاعات دسترسی پیدا کنید. HRIS می تواند اطلاعاتی را به گونه‌ای تضمین کند که فقط توسط افرادی که باید به آن دسترسی داشته باشند ، دسترسی پیدا کند.

امنیت داده‌ها و حفظ حریم خصوصی عوامل مهمی در هنگام دستیابی به اطلاعات شخصی حساس ، به ویژه در کشورهایی مانند آلمان یا فرانسه است که شوراهای کار نقش مهمی در محافظت از داده های کارمندان دارند. به استثنای قفل و کلید ، محافظت از سوابق کاغذ می تواند بسیار دشوار باشد.

کارکرد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

به عنوان یک ابزار منابع انسانی، یک سامانه اطلاعات کارکنان معمولاً دارای ماژول‌هایی به شرح زیر است:

  • مدیریت داده‌ها
  • مدیریت سازمانی مانند مواضع و دپارتمان‌های اداری
  • مدیریت حضوروغیاب
  • مدیریت مزایا و منافع اداری کارمندان
  • گردش کاری
  • ارزیابی عملکرد
  • استخدام و بررسی متقاضیان شغلی
  • مدیریت جبران خدمات کارکنان
  • گزارش‌دهی و تحلیل‌های پایه

سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) مجموعه‌ای جامع از عملکردهای مدیریت منابع انسانی را برای تأمین نیازهای این بخش فراهم می‌کند. بدون این موضوع، اسناد کاغذی یا صفحه گسترده به اندازه کافی برای ذخیره داده‌های بخش منابع انسانی امن نیستند. ورود دستی داده‌ها می‌تواند باعث بروز خطا شود و بررسی اسناد کاغذی هم به خصوص با عدم استانداردسازی در نحوه ضبط و ذخیره داده‌ها، می‌تواند بسیار وقت‌گیر و گاه گیج‌کننده باشد.

خلاصه و جمع‌بندی

اداره کارکنان در هر سازمان برای کل سازمان بسیار مهم است. بسیاری از کارکردهای این شرکت با فراهم کردن همه‌چیز از نیروی کار ماهر و با استعداد گرفته تا خدمات آموزشی مدیریت، فرصت‌های غنی‌سازی کارمندان و موارد دیگر، زمینه‌ای برای پشتیبانی این شرکت محسوب می‌شود. برای سنجش این مقوله از پرسشنامه سیستم اطلاعات منابع انسانی استفاده کنید.

ازآنجاکه نیروی کار بیشترین هزینه برای بیشتر سازمان‌ها است، نیروی انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بیشترین ارزش را از این دارایی مهم کسب کنند. بااین‌حال، برای عملکرد بهینه، ادارات منابع انسانی باید ابزار و منابع مناسب را در اختیار داشته باشند. سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) می‌تواند در این بخش برای کمک به کارمندان و مدیران نیروی انسانی در بهبود بهره‌وری و نتایج تلاش‌های خود استفاده شود. از طریق ذخیره و پردازش نظام‌مند اطلاعات مربوط به کارکنان می‌توان اثربخشی و کارایی سازمانی را افزایش داد.