داشبورد مدیریت

داشبورد مدیریت (Management Dashboard) یک صفحه نمایش اطلاعات با دسترسی سریع است که آگاهی کاملی به مدیران در مورد آنچه در سازمان اتفاق می‌افتد، ارائه می‌دهد. بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و بموقع می‌باشد.

با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیم‌گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم‌گیری حدسی مجبور به ریسک می‌شوند. این ریسک‌ها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب‌وکار می‌شوند. بستر هوشمندی کسب‌وکار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت داده ها, دستیابی به داده‌ها و تحلیل داده‌ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می‌سازد. داشبورد مدیریت و داشبورد بازاریابی ابزاری مهم در هوش تجاری محسوب می‌شوند.

یک شرکت موفق در بازاریابی امروز باید در این حوزه دارای ابزارها و تجربیات زیادی باشد. حوزه هایی که سطوح استراتژیک و فرایندی را پوشش داده و امکان مانتورینگ شاخص‌ها و سازمان را براحتی میسر می‌سازد. داشبورد در کسب‌وکار شما شبیه داشبورد اتومبیل عمل خواهد کرد. میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده در باک، سرعت، وضعیت ایمنی و … مجموعه اطلاعاتی است که داشبورد نصب شده در اتومبیل به صاحبان آن ارائه خواهد داد. کلیه این اطلاعات با وجود حیاتی و لازم بودن تنها به صورت یک هشدار عمل خواهند نمود و نسبت موفقیت به نحوه تصمیم‌گیری و سرعت عمل صاحب اتومبیل وابسته می‌باشد. در این مقاله به تعریف و مفهوم‌سازی داشبورد مدیریتی پرداخته شده است.

تعریف داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی یک راه عالی برای ارائه تمام شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان در یک مکان واحد است. داشبوردها مدیریت را در تصمیم‌گیری‌های سریع و مبتنی بر داده‌های آخرین اطلاعات توانمند می‌سازند.

داشبورد مدیریتی با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می‌شود. این روش اطلاعات مهم و ضروری کسب‌وکار را به صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت‌های زمانی مواجه هستند، ارائه می‌دهد. ضروری است که داشبورد را براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ایجاد شود. در این صورت می‌توان از مزایای داشبورد مدیریتی بهره‌مند گردید. هدف نهایی پاسخ به سوالات مهم و حیاتی در زمینه ی تجارت و کسب‌وکار، هماهنگ کردن فعالیت‌های تجاری با استراتژی شرکت و افزایش بهره‌وری و سودآوری است. استفاده از داشبورد مدیریتی با ترکیبی از نرم‌افزارهای مبتنی بر وب و داده‌های واقعی، بسیار آسان است.

در سیستم‌های اطلاعات مدیریت، داشبورد ارائه گرافیکی مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص است؛ که در یک صفحه با دقت و نظم چیده شده اند، تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت موجود را نظارت کنند.

داشبورد معمولا از مجموعه‌ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده است و قادر به پیوستن به منابع متنوع می‌باشد، یعنی اطلاعات را از بانک‌های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، نمایش می‌دهد.داشبورد می‌تواند برای تمامی بخش‌های سازمان در نظر گرفته شود، مثل: منابع انسانی، استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره.

علل و مزایای استفاده از داشبورد مدیریت

شاید به نظر برسد که داشبورد اتومبیل تنها یک لایه نمایش شکیل با طراحی مناسب است، اما چند لحظه به اتومبیلی فکر کنید که نمیتوانید اطلاعی از وضعیت درونی آن داشته باشید و تمام سفرتان را باید با حدس و گمان و احتمال‌های غلط و درست و تصمیم گیری‌های مبهم طی کنید! و این وضعیت قطعاً غیر قابل تحمل خواهد بود. داشبورد مدیریت این امکان را به مدیران شرکت می‌دهد که در هر لحظه عملکرد سازمان را مشاهده کند. همچنین وضعیت آنرا نسبت به هدف نهایی پایش نماید. برای این منظور باید شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها تعریف شود. در این صورت می‌توان در هر لحظه از وضعیت شرکت و عملکردها واحدهای سازمانی مطلع شد.

با استفاده از این سیستم مدیران ارشد سازمان می‌توانند به سادگی در یک محیط زیبا و غیر پیچیده، بر شاخصهای عملکردی سازمان، بخش و یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند. همچنین استفاده کنندگان اصلی داشبورد زمان زیادی از روز را خارج از محل کارشان میباشند، داشبورد این امکان را برایشان مهیا میکند که از راه دور به اطلاعات مور نظرشان دسترسی داشته باشند. مزایای داشبورد مدیریت عبارتند از:

• تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان
• نظارت بر عملکرد سازمان و واحدها
• کمک به تصمیم‌گیری سریعتر و بهتر
• نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
• دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع

مراحل کلی طراحی و پیاده سازی سیستم

• فاز اول: شناسایی فرایندهای سازمان
• فاز دوم: تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها
• فاز سوم: طراحی سیستم داشبورد مدیریت
• فاز چهارم: طراحی و پیاده سازی نرم‌افزار

مثال کاربردی داشبورد مدیریت

شرکت سان از سال ۱۳۷۹ با ارائه راه حل‌های مختلف در حوزه‌های اطلاعات مدیریت توانسته است در حوزه ی صنایع مختلف، راه‌حل‌های مناسبی را ارئه نماید. رضایت‌مندی مدیران این شرکت‌ها را در حوزه هلدینگ‌ها و شرکت‌های سرمایه گذاری، جلب نماید. شرکت سان با تسط بر دانش نوین فناوری اطلاعات و با بهره‌گیری از متخصصین مدیریتی در حوزه‌های مختلف صنعتی و تجاری این حوزه و همچنین راهنمایی مشتریان قبلی خود، راه حلهای مدیریتی آماده‌ای را جهت ارائه به لایه‌های مدیریت و کارشناسی ارشد ارائه نموده است.

راهکارهای این حوزه شامل BI، داشبوردهای مدیریتی، Throughput Accounting (سود و زیان لحظه ای) و ابزار گزارشات تلفیقی مدیریتی می‌باشد. این سیستم‌ها توان اتصال به اکثر زیر سیستم‌های موجود شرکت‌ها را دارند. همچنین تغییراتی در لایه‌های نرم‌افزاری و مدیریت فعلی اعمال نمی‌نماید.

اینک با رشد مدیریت فناوری اطلاعات و کسب تجربیات گوناگون در حوزه جمع آوری، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات، موضوع “معنا بخشیدن به داده ها” و آسان کردن فرآیند تصمیم سازی، هم زمان در مرکز توجه کارشناسان فن‌اوری اطلاعات و متخصصان علم مدیریت و کسب‌وکار قرار گرفته است. “راه حل پایگاه داده تحلیلی و هوش تجاری فن‌اوری جدیدی است که پس از جمع آوری، ذخیره، پاکسازی، تجمیع، تحلیل و بازیابی اطلاعات، فرآیند تصمیم‌گیری را برای مدیران آسان می‌سازد. به‌عبارت دیگر هوش تجاری را می‌توان همانند یک پالایشگاه داده تصور کرد که گردش داده درآن موجب ارزش افزوده خواهد شد.

خلاصه و جمع‌بندی

داشبورد‌ها در تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات جهت رسیدن به اهداف کسب‌وکار، بسیار کارآمد هستند. با داشبورد، اتفاق‌های افتاده در سازمان را در کمترین زمان می‌توان نظارت کرد. همچنین بر اساس آن تصمیم‌های سازمانی موثری اتخاذ کرد. اما بررسی کردن گزارش‌های سنتی به زمان بیشتری نیاز دارد. در نتیجه گزارش‌های سنتی برای نظارت سریع و تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار نمی گیرید. بلکه برای دیدن جزئیات بیشتر کارها و بررسی‌های جزئی تر قابل استفاده می‌باشند. اغلب برداشتی که از داشبورد می‌شود این است که همان نرم‌افزار گزارش ساز است. در صورتی که این دو ماهیت متفاوتی داشته و اصلاً قابل مقایسه با یکدیگر نیستند. زیرا هر کدام کاربردهای مختلفی دارند.

داشبورد مدیریت روشی برای ارائه تصویری از اطلاعات است. این روش یک دید کلی به مخاطب داده و می‌توان بر مبنای آن تصمیم‌گیری کرد. اما گزارش‌سازها نرم‌افزارهایی برای تهیه و طراحی گزارش در سطوح مختلف هستند. گزارش ساز یک نرم‌افزار و یک ابزار است ولی داشبورد یک روش ارائه اطلاعات است. از طریق یک داشبورد مدیریتی می‌توان به میزان زیادی اطلاعات را مورد بررسی قرار داد. همچنین تصمیماتی مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح را اتخاذ کرد. داشبورد مدیریتی قادر است تا از طریق یک رابط گرافیکی و تصویری داده‌ها را بررسی کند. بنابراین مدیران سازمان‌ها می‌توانند از طریق این اطلاعات، نمایی کلی از سازمان یا شرکت خود را به دست بیاورند. به این ترتیب سازمان را در مقابل بحران‌های مختلف ایمن کنند. در نهایت از فرصت‌های مختلف برای پیشرفت سازمان را بررسی نمایند.