اثربخشی مدیریت دانش
اثربخشی مدیریت دانش مفهومی است که نشان میدهد یک سازمان تا چه میزان به اهداف موردنظر در حوزه دانشآفرینی دست پیدا کرده است. به عبارت دیگر تا چه میزان سازمان توانسته اهداف خود در زمینه خلق، جذب، ذخیره، بازیابی، بکارگیری و توسعه دانش را محقق سازد.
امروزه شرکتها باچالشهایی مانند کاهش هزینه طراحی و تولید محصولات و زمان اجرای فعالیتها روبهرو هستند. اهمیت مدیریت دانش و مسائل پیشرو، شرکتها را تشویق به پیادهسازی روشهای سنجش اثربخشی مدیریت دانش کرده است. اما اندازهگیری اثربخشی ناشی از پیادهسازی مدیریت دانش به دلیل حصول نتایج ناملموس، کار آسانی نیست. بهنظر میرسد بهترین معیار برای سنجش اثربخشی یک پلت فرم KM، بازخورد خود کاربران است. آنها تصمیمگیرنده نهایی در مورد اینکه آیا پلتفرم نیازهای آنها را برآورده میکند، هستند.
اهمیت اثربخشی مدیریت دانش
بسیاری از تلاشها برای ارزیابی مدیریت دانش بر روی معیارهای فعالیت مانند تعداد انجمنهای خبرگی، جلسات مستندسازی تجارب خبرگان و پروژهها، دانشهای ثبت شده، دانشهای بکارگرفته شده، میزان مشارکت تعداد افراد و غیره متمرکز است.
تمرکز بر این سنجهها اگرچه شاخصهای مهمی برای سلامت و اثربخشی فعالیتهای اشتراکگذاری دانش به شمار میروند اما به تنهایی کافی نیستند. یک سیستم مدیریت دانش اثربخش باید قادر باشد نتایج کسبوکار را نیز در نظر بگیرد و تلاشهای مدیریت دانش را به استراتژیهای سازمان متصل کند. هدف از این کار اتصال معیارهای فعالیت به نتایج کسبوکار است چرا که با نمایش نتایج واضح، بخشی از سرمایهگذاریهای صورت گرفته در راهکارهای مدیریت دانش مانند زیرساخت، افراد و فناوری توجیه میشود.
مدیریت دانش یک روش سیستماتیک جهت یادگیری سازمانی است.
ابعاد اثربخشی مدیریت دانش
اسمیت و همکاران در سال ۲۰۰۶ پرسشنامه اثربخشی مدیریت دانش را طراحی کردند و ۹ بعد برای آن شناسایی نمودند:
- ساختار
- فرهنگ
- اکتساب دانش
- تکنولوژی
- تعامل دانش
- کاربرد دانش
- حفاظت از دانش
- اثربخشی
- استراتژی
یکی از ابعاد کلیدی یادگیری، ایجاد بهبود در اجرای وظایف سازمان، به معنای شناسایی روشهای بهتر انجام امور و سپس به اشتراکگذاری و تکرار مجدد آنها است. نتایج حاصل از یادگیری سازمانی را میتوان از طریق نمودارهای یادگیری، اندازهگیری کرد. هرچند روشهای برتر نیازمند معیارهایی است که قابل اندازهگیری باشد و روش بهتر را تعیین کند. چگونه میتوان بدون اندازهگیری پیشرفت عملکرد مدیریت دانش یادگیری سازمان را مورد ارزیابی قرار داد؟
گاهی یافتن معیارهای عملکرد موثر میتواند بسیار چالشانگیز باشد؛ وضعیت سازمان ممکن است با استفاده از دانش جدید بدتر شود، اما تشخیص این مسئله بدون اندازهگیری غیرممکن است. بدون داشتن معیارهای خاصی جهت ارزیابی عملکرد، سازمان قادر به تفکیک دانش صحیح و بهترین تجارب نخواهد بود. شایان ذکر است علاوه بر ارزیابی تجارب تسهیم شده، ارزیابی میزان اثربخشی مدیریت دانش در فرآیندهای سازمان و بهبود عملکرد سازمانی اهمیت ویژهای دارد.
اندازهگیری اثربخشی مدیریت دانش
نیک میلتون مدیر عامل شرکت نوکو، پژوهشگر و مشاور برجسته مدیریت دانش روشی را برای اندازهگیری اثربخشی مدیریت دانش را به شرح زیر معرفی کرد. روش سنجش اثربخشی مدیریت دانش BEFORE AND AFTER نام دارد.
بین دانش و عملکرد پیوند بسیار نزدیکی وجود دارد. هرچه دانش ما بیشتر باشد، میتوانیم عملکرد بهتری داشته باشیم. هرچه بیشتر از عملکرد یاد بگیریم، دانش بیشتری داریم. این ما را در چرخه بهبود مستمر قرار میدهد که به طور مداوم دانش و عملکرد را بهبود میبخشد.
این حلقه بهبود مستمر میتواند برای سازمانها و همچنین برای افراد اعمال شود. سازمانهایی که از تجربه یاد میگیرند و این دانش را برای دسترسی در آینده جمعآوری یا ذخیره میکنند، میتوانند به طور مداوم عملکرد را بهبود داده و ارزشآفرینی را افزایش دهند. این ارتباط بین دانش و عملکرد، و بین مدیریت دانش و ارزش سازمانی در مفهوم مدیریت دانش، اساسی و مهم است. مدیریت دانش، در سادهترین حالت، اطمینان از پویایی “حلقه یادگیری و عملکرد” است.
در این روش از طریق اندازهگیری شاخصهای عملکردی فرآیندهای کاری شرکت، میزان اثربخشی مدیریت دانش قابل شناسایی است.
گامهای روش BEFORE AND AFTER
گامهای سنجش اثربخشی مدیریت دانش با روش «پیش و پس» عبارتند از:
۱. یک فرآیندکاری مهم و یا یک پروژه با فعالیتهای پرتکرار را انتخاب کنید؛
۲. کیفیت، زمان، هزینه را به عنوان مقیاسهای سنجش عملکرد در آن فرآیند کاری یا پروژه شناسایی کنید و میزان پایه آن را در نظر بگیرید؛
۳. تکنیکهای مدیریت دانش جهت شناسایی، اشتراکگذاری و بکارگیری دانش را در آن محدوده انتخاب شده اجرا کنید؛
۴. سطح عملکرد را از طریق اندازهگیری شاخصهای کیفیت، زمان و هزینه تعیین کنید؛
۵. اثربخشی مدیریت دانش فاصله بین سطح عملکرد در حالت قبل از اجرای مدیریت دانش و سطح عملکرد بعد از اجرای مدیریت دانش است.روش دوم: اندازهگیری میزان اثر بخشی حاصل از تسهیم تجارب
در این روش، ارزش افزوده حاصل از به اشتراکگذاری تجارب محاسبه میشود و بر اساس آن میزان اثربخشی مدیریت دانش مشخص میشود.
مراحل روش اندازهگیری میزان اثر بخشی حاصل از تسهیم تجارب:
۱. دانشهای به اشتراکگذاشته شده حاصل از تکنیکهای مختلف مانند، مستندسازی تجارب، دانشنویسی، انجمنهای خبرگی و AAR را مورد بررسی قرار دهید؛
۲. میزان صرفهجویی مالی و زمانی و همچنین اثر کیفی این دانش به اشتراکگذاشته شده را در صورت تکرار آن در موقعیتهای مشابه بعدی تخمین بزنید؛
۳. حاصل جمع صرفهجویی زمانی و مالی اعلام شده در بخش گزارشات بکارگیری دانش را بدست آورید؛
۴. حاصل جمع صرفهجویی زمانی و مالی در مراحل ۲ و ۳، میزان کل صرفهجویی مالی و صرفهجویی زمانی حاصل از تسهیم تجارب در یک بازه زمانی خواهد شد که ارزش ایجاد شده حاصل از مدیریت دانش است.
خلاصه و جمعبندی
تعیین معیارهای ارزیابی در سازمان بسیار پیچیده است. معیارهای تعیین شده توسط دولت در این زمینه کارا نمیباشند. در نتیجه در مورد آنها تردید وجود دارد. در یکی از سازمانها بخش خدمات عمومی آمریکا، تکنیک انجمنهای خبرگی برای مدیران برگزار شد. آنها چندین جلسه برگزار کرده و در این جلسات داستانهای جالبی راجع به انجام وظایفشان به روشهای متفاوت روایت شد. سوالی که اینجا مطرح میشود این است که انگیزه کارکنان برای انجام وظایف به شیوهای متفاوت از شیوه معمول چیست؟
در پاسخ به این سوال باید گفت، معیارهایی در این زمینه باید وجود داشته باشد که قابل سنجش باشد و به این ترتیب در کارکنان ایجاد انگیزه کنند. برای نمونه در حین برگزاری انجمنهای خبرگی در این سازمان، موضوعی تحت عنوان بهکارگیری چکلیستهای اثربخشی مدیریت دانش مطرح شد. با سنجش اثربخشی پس از اجرا و پیش از اجرای این موضوع، مشخص شد که نرخ تمایل به ترک خدمت کارکنان کاهش زیادی دارد.
بنابراین روشن است که اگر سیستم مدیریت دانش سازمان از اثربخشی کافی برخوردار باشد منافع زیادی برای سازمان همراه خواهد داشت. نخست جذب دانش از منابع بیرونی و خلق دانش از منابع درونی بهبود پیدا میکند. ذخیره دانش در پایگاههای داده گسترش مییابد. بازیابی و تسهیم دانش در سازمان تسهیل میشود. بکارگیری دانش در دستور کار قرار خواهد گرفت و در پایان دانش بهصورت پیوسته بهبود مییابد.
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارس مدیر
تئوری سازمان و مدیریت | ۱۱ اسفند ۰۲
سیستمهای مدیریت دانش کارکنان را قادر میسازند تا زمان کمتری صرف جستجوی اطلاعات کنند و زمان بیشتری صرف استفاده از اطلاعات کنند. همچنین کارمندان دیگر مجبور نیستند تا اطلاعات یا فرایندها را یاد بگیرند.