اثربخشی سازمانی

اثربخشی سازمانی چیست؟

اثربخشی سازمانی Organizational effectiveness مفهومی است که نشان می‌دهد یک سازمان تا چه میزان به اهداف موردنظر دست پیدا کرده است. به عبارت دیگر تا چه میزان سازمان توانسته  اهدافی که ترسیم کرده است را محقق سازد. این مفهوم در کنار کارایی سازمانی معنا پیدا می‌کند و تعیین‌کننده بهره‌وری سازمانی است. اگر کارایی با میزان تولید محصول سنجیده شود اثربخشی میزان سلامت تولید را نشان می‌دهد. یک آموزگاری که بتواند کتابی را در یک روز تدریس کند، کارایی بسیار بالایی دارد اما اینکه چه میزان دانشجویان درس را فراگرفته‌اند نیز اهمیت دارد. افزایش تولید و ارائه خدمات زمانی مفید است که تولیدات و خدمات مناسبی ارائه شود. بنابراین انجام کارهای درست زمانی اثربخش است که به درستی نیز انجام شود.

کارشناسان در زمینه مدل‌ها و معیارهای اثربخشی، یک رویکرد چندبعدی را جهت دستیابی به اثربخشی در سازمان‌های مدرن پیشنهاد کرده‌اند. بدین معنا که به‌کارگیری یک معیار واحد، برای تمام مراحل چرخه زندگی مناسب نیست. هیچ معیار واحدی وجود ندارد؛ که بتواند نیازهای همه افراد سازمانرا برآورده سازد. به‌خصوص اینکه منافع آنها رقابتی بوده و متفاوت از یکدیگرند. سازمان‌هایی که از مدیریت خوبی برخوردارند، معیارهای اثربخشی را به‌گونه‌ای با یکدیگر ترکیب و هماهنگ می‌نمایند تا با نیازهای آن موقعیت تناسب داشته باشند. مدیران، باید به‌طور دائم ورودی‌های مورد نیاز خود را تعیین کرده و آنها را از طریق اعضای استراتژیک فراهم آورند. در این مقاله اثربخشی سازمانی تشریح شده است.

تعریف اثربخشی سازمانی

اثربخشی سازمانی را به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود را تحقق بخشیده و همچنین حدی که توانسته است ذینفعان استراتژیک خود را شناخته و خواسته‌هایشان را برآورده کند تعریف می‌کنند. توانایی مدیر برای داشتن موقعیت ممتاز در مذاکرات با محیط خود برای کسب منابع کمیاب و با ارزش. در این تعریف برای اثربخش بودن به رقابت در کسب منابع با ارزش و مذاکره با محیط اشاره دارد [کتاب تئوری سازمان رابینز].

اثربخشی سازمانی عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف‌های موردنظر خود نایل می‌آید. اثربخشی مفهومی کلی دارد و به صورت ضمنی دربر گیرنده تعدادی از متغیرهاست. هنگام تعیین اثربخشی سازمان، حدود یا میزانی که هدف‌های چندگانه تأمین شده‌اند، سنجیده و مورد قضاوت قرار می‌گیرد ریچارد دفت

این مفهوم در قالب مدل‌های روابط انسانی، سیستم باز، هدف عقلایی و فرایند داخلی، نیز تعریف شده است. از دید مدل روابط انسانی با ابعاد انعطاف و کانون توجه داخلی، سازمان با ابزار انسجام و روحیه در پی هدف رشد منابع انسانی است. در نظریه سیستمی با ابعاد انعطاف و کانون توجه خارجی، سازمان با ابزار انعطاف و آمادگی به دنبال اهداف رشد و کسب منابع است. در مدل عقلایی با ابعاد کنترل و کانون توجه خارجی، سازمان با ابزار برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری به دنبال اهداف بهره‌وری و کارایی است. در مدل فرایند داخلی با ابعاد کنترل و کانون توجه داخلی، سازمان با ابزار مدیریت اطلاعات و ارتباطات در پی اهداف ثبات و کنترل می‌باشد.

سطوح اثربخشی سازمانی

اثربخشی فردی

اساسی‌ترین سطح اثربخشی فردی است. اثربخشی فردی بر عملکرد وظیفه‌ای کارمند یا اعضای خاص یک سازمان تاًکید می‌کند مدیران به‌طور روزانه اثربخشی فردی را از طریق فرایندهای ارزیابی عملکرد که مبنایی برای افزایش حقوق، ترفیعات و سایر پاداش‌های قابل دسترسی در سازمان هستند، ارزیابی می‌کنند. کارمندان اغلب در گروه‌ها کار می‌کنند و این دیدگاه دیگری در زمینه اثربخشی ایجاد می‌کند. بهره‌وری نیروی انسانی در این سطح تحلیل می‌شود.

اثربخشی گروهی

دیدگاه دیگر اثربخشی گروهی است. اثربخشی گروهی مشارکت تمام اعضای سازمان است. گروه اثربخش، گروهی است که سطوح عالی عملکرد کاری و حفظ و نگه‌داری نیروی انسانی را طی زمان کسب کند. یک گروه اثربخش، از جنبه عملکرد کاری به هدف‌های عملکردی خود در کوتاه‌ترین زمان ممکن دست می‌یابد و نتایج کاری عالی ارائه می‌دهد. در بعد حفظ و نگه‌داری منابع انسانی، گروه اثربخش آن است که اعضای آن به اندازه کافی از کارهای خود و روابط میان فردی رضایت داشته باشند و در نتیجه به طور مستمر با یکدیگر خوب کار کنند.

اثربخشی سازمان

سومین دیدگاه اثربخشی سازمان است. برای این منظور پیشنهاد می‌شود از پرسشنامه اثربخشی سازمان استفاده شود. در واقع اثربخشی سازمانی، سومین سطح از سطوح اثربخشی سازمان را شامل می شود که دو سطح اثربخشی فردی و گروهی را نیز در بر می گیرد و وظیفه مدیریت سازمان این است که علت های اثربخشی فردی و گروهی را مشخص کند تا نهایتا اثربخشی سازمانی مشخص شود [کتاب مبانی سازمان رضائیان].

خلاصه و جمع‌بندی

اثربخشی یک مفهوم کلی دارد که به صورت ضمنی دربرگیرنده تعداد زیادی متغیر است. این مفهوم از دیرباز در تئوری‌های مدیریت مطرح بوده است. هنگام تعیین اثربخشی سازمانی، باید میزان اثربخشی بازاریابی نیز در نظر گرفته شود. اثربخشی براساس درجه کسب هدف تعریف شده است. یک سازمان زمانی اثربخش بوده که نتایج قابل مشاهده فعالیت های آن با اهداف سازمانی برابر بوده یا از آن بیشتر باشد. اثربخشی سازمانی عبارت از میزانی است که یک سازمان با استفاده از منابع خاص و بدون هدر دادن منابع خود و بدون فرسوده کردن غیرضروری اعضا و جامعه خود، اهدافش را برآورده می کند. در واقع اثربخشی سازمانی، درجه نزدیکی یک سازمان به هدف هایش را نشان می دهد. اثربخشی سازمان تا حدود زیادی به عملکرد مدیران بستگی دارد. پیشنهاد می‌شود از پرسشنامه اثربخشی مدیران استفاده شود.

متغیرهای متعددی در فعالیت اثربخش موثر هستند. آنچه پذیرش دائمی این معیارها را متزلزل کرده، دو عمل زیر بوده است: کشف این واقعیت که هرگاه معیار سنجش سودآوری و خدمت مفید باشد، سازمان ها دارای روش موثر و کارآمد نیستند. پی بردن به این واقعیت که سازمان ها وظایف گوناگونی را انجام می دهند. هدف های جداگانه ای دارند که پاره‌ای از آنها ممکن است با هم تضاد داشته باشند. اصولا سازمان های اثربخش برای نیل به اهداف، از منابع تحت اختیار خود استفاده می کنند. مهمترین منبع سازمانی، نیروی انسانی است. به این سبب مدیران و سایر نیروهای سازمان در کسب اهداف سازمان و ایجاد اثربخشی نقش اساسی به عهده دارند. اثربخشی تحت شرایط همکاری بین مدیران و زیردستان به وجود می آید. بنابراین شرایط و جو و محیط کاری، جهت نیل به اثربخشی از اهمیت زیادی برخوردار است.