اثربخشی سیستم اطلاعات
اثربخشی سیستم اطلاعات اشاره به میزان دستیابی درست به هدفهای شرکت از پیادهسازی نظام فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد. بکارگیری فناوری اطلاعات تنها در جستجوی افزایش توانمندی و سرعت دستیابی به هدف نیست بلکه ثمربخشی پیامدها نیز اهمیت بسیاری دارد.
اثربخشی عامل مهمی در موفقیت نظام فناوری اطلاعات و ارتباطات هر سازمان است که بستگی به عوامل متعددی دارد. در واقع اثربخشی عامل اصلی تداوم، موفقیت و تحقق اهداف فناوری اطلاعات سازمانها است. اهمیت مقوله اثربخشی فناوری اطلاعات بویژه از رویکرد منبعمحور قابل توجیه است. در این دیدگاه، فناوری اطلاعات یکی از مهمترین منابع سازمان است که دستیابی به هدفها را تسریع و تسهیل میکند. با افزایش اثربخشی و کارایی فناوری اطلاعات انتظار میرود بهرهوری کل سازمان افزایش یابد. به همین دلیل این موضوع، یک مساله اساسی در سازمانهای امروزی است.
هر سازمانی تلاش در راه توسعه و دستیابی به اهداف خود دارد و همزمان با رشد فناوری، مدیریت فناوری اطلاعات از اهمیت بسیاری برخوردار است. نظام فناوری اطلاعات به عنوان عامل مهم همگامی با پیشرفتهای کنونی است. در واقع، اثربخشی و کسب موفقیت برای هر شرکت به نظام فناوری اطلاعات و ارتباطات بستگی دارد که آن شرکت را تشکیل داده و در آن به وظیفه خود عمل میکنند. همچنین به علت اهمیت بالای اثربخشی در فرآیند توسعه شرکتها و کسبوکارها، پژوهشهای گوناگونی در زمینه شاخصهای موثر بر اثربخشی فناوری اطلاعات صورت گرفته است.
اهمیت اثربخشی سیستم اطلاعات
در هزاره سوم که با نرخ فزاینده تغییر و رشد شتابان فناوری همراه است، سیستم اطلاعات مدیریت مانند قلب سازمان محسوب میشود. بهبود شاخصهای موثر بر اثربخشی فناوری اطلاعات نتیجه استفاده بهینه و مؤثر و کارآمد از منابع شرکت، کاهش ضایعات تولیدی، کاهش دادن قیمت تمام شده محصولات، ارتقاء بهبود کیفیت، ارتقاء دادن رضایت مشتریان و افزایش انگیزه و علاقه کارمندان مربوطه به کار بهتر بوده که سرانجام موجبات رشد و توسعه شرکت را به فراهم میآورد.
در بین شاخصهای موثر بر اثربخشی سیستم اطلاعات، نیروی انسانی به دلیل هماهنگ کردن سایر شاخصها، نقش محوری دارد. انسان در تولید کردن و ارائه خدمات بهینه نقش مهمی را دارد، مهمترین نقش را در افزایش یا کاهش بهرهوری شرکت ایفا مینماید. بهعنوان مهمترین اهرم، از جایگاه خاصی برخوردار است و باید به آن توجه ویژهای نمود. برای سنجش این مقوله میتوان از پرسشنامه اثربخشی فناوری اطلاعات استفاده کرد.
در سازمانهایی که بهرهوری بالایی دارند یک سیستم اطلاعاتی وجود دارد که از اثربخشی و کارایی بالایی برخوردار است. چنین شرکتی باید برای آموزش بهرهوری، برنامهریزی نماید و خطمشیهای عملیاتی برای آموزش کارکنان داشته باشد. در چنین حالتی شرایط مناسب جهت خود هدایت یافتگی افراد شاغل، ایجاد میگردد. به زعم پیتر دراکر اساسیترین کمک تأثیر مدیریت در قرن گذشته، ۵۰ برابرشدن اثربخشی فناوری اطلاعات بوده است. همچنین مهم ترین سهم و نقشی را هم که مدیریت باید در قرن حاضر ایفا نماید، افزایش بهرهوری کارکنان میباشد. ضروری است که همه مدیران تمام تلاش خود را به کار گیرند تا اثربخشی فناوری اطلاعات را به سطح بقابل قبولی برسانند.
بهبود اثربخشی سیستم اطلاعات
در نظام کنونی و هدف اصلی تمام سازمانها ارتقاء کارایی اثربخشی است، از بهرهوری و ارتقای آن، از دیگر اهداف عمده ی هر سازمان فعال و زنده است. به دلیل اهمیت بالای بهرهوری فناوری اطلاعات، پژوهشهای گوناگونی در زمینه شاخصهای موثر بر اثربخشی فناوری اطلاعات انجام گرفته است و همه آنها تأکید داشتهاند که این مساله یک چالش اصلی موفقت در دنیای کنونی است. علاوه بر این، در این دوره که دنیای سازمانها را دنیای رقابت نیز مینامند، با همۀ چالشها، مشکلات و پیچیدگیهایش، پیش بینی دشوار خواهد بود.
به همین دلیل، جهت غلبه بر این وضعیت ناپایدار، یکی از مهمترین راهها که پیشروی مدیران شرکتهای مختلف قرار دارد، بهره ور نمودن کارکنان شرکت میباشد. اثربخشی فناوری اطلاعات یک پیش فرض اساسی در بهرهوری کل سازمان میباشد. شناسایی شاخصهای موثر بر عملکرد فناوری اطلاعات میتواند به ارتقای بهرهوری و توان رقابت آن شرکت کمککننده باشد. افزایش شاخصهای اثربخشی سیستم اطلاعات یکی از اساسی ترین راههای دستیابی به تولیدات بیشتر و در نتیجه سودآوری است. بنابراین شناخت شاخصهای موثر بر اثربخشی فناوری اطلاعات از اهداف اصلی هر سازمانی است.
وجود شرایط نابسامان و متلاطم محیط اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و افزایش رو به رشد جمعیت افراد و در پی آن افزایش مصارف، وجود رقابت شدید در عرصه صادرات و واردات، سبب شده است تا این امر بیشتر مورد توجه قرار بگیرد. نگهداشت و بهبود شاخصهای موثر بر اثربخشی سیستم اطلاعات وظیفه بخش خاصی از شرکت نیست. بلکه ضروری است تا شرکت به این مهم دست یابد. شاخصهای موثر بر اثربخشی فناوری اطلاعات تابعی از عوامل مختلف است و این شاخصها با توجه به ماهیتشان، رسالتی که دارند و نظام عملیاتی موجود، از شرکتی به شرکت دیگری متفاوت میباشد. در اینجاست که اهمیت تصمیمگیری و داشتن برنامه در مفهوم مذکور مشخص میگردد.
سخن پایانی
سیستمهای اطلاعاتی زمانی اثربخش است که نیاز اطلاعاتی کاربران را برآورده کند در غیر اینصورت به مرحله بیهودگی قدم خواهد گذاشت. برای آنکه بتوان از ورود زود هنگام سیستمهای اطلاعاتی به مرحله بیهودگی جلوگیری کرد، لازم است که بطور ادواری اثربخشی سیستم اطلاعات مورد ارزیابی قرار گیرد. به این ترتیب با آسیبشناسی و شناخت نارسایی احتمالی آن میتوان در جهت بهبود سیستم اقدام نمود.
لازم است متناسب با تغیرات محیط داخلی و خارجی سیستمهای اطلاعاتی بهبود یابند تا بتواند به نیازهای اطلاعاتی مدیران و واحدهای سازمانی بهتر پاسخگو باشند. این امر مستلزم آن است که این سیستمها از جهات مختلف مورد ارزیابی قرار گیرند. با شناخت نقاط ضعف و قوت و از سویی شناخت وضعیتهای محیطی میتوان توان فناوری اطلاعات سازمان را بهبود بخشید. اهمیت این مساله هم از منظر سازمانی و هم از منظر دانشگاهی مورد تاکید قرار دارد.
در ابتدا پژوهشگران برای ارزیابی این سیستمها اهداف اقتصادی داشتند و برای سنجش سیستمهای اطلاعاتی از معیار کارایی استفاده میشد. در ادامه، معیارهای ارزیابی سیستم از کارایی به سمت اثربخشی تغییر یافت. متغیرها به جای تاکید روی اهداف فردی به سمت تاکید روی اهداف سازمانی تغییر جهت داد. برخی پژوهشگران نیز با پذیرش معیار موفقیت برای سنجش سیستمهای اطلاعاتی، به این موضوع اشاره دارند که ماهیت و رویکرد سنجش موفقیت این سیستم ها بسیار گوناگون است.
