سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) نظامی فراگیر و یکپارچه مبتنی بر رایانه است که نتیجه عملکرد آن ارائه اطلاعات جهت پشتیبانی مدیریت سازمان است. در این تعریف فراگیر و یکپارچه به این مفهوم است که سیستم باید بتواند امکان استفاده کاربران متعدد را از یک پایگاه اطلاعاتی مشترک امکان‌پذیر سازد.

با افزایش تعداد کاربران و حجم داده‌ها، به منظور مدیریت صحیح اطلاعات و استفاده بهینه از داده‌ها، سیستم اطلاعات مدیریت نیاز به یک پایگاه داده DBMS خواهد دارد. با ایجاد پایگاه‌های داده چند اتصاله تضاد اطلاعاتی در اثر تنوع سیستمی در یک سازمان، حذف خواهد شد. این همان مفهوم جامع و یکپارچه در سیستم اطلاعات مدیریت است. این سیستم بخشی از سامانه مدیریت فناوری اطلاعات است که پشتیبانی از تصمیم را به عهده دارد.

عمومی ترین سیستم‌های اطلاعاتی که در سازمان‌ها مورد بهره برداری قرار می‌گیرند عبارتند از سیستم پردازش تراکنش، سیستم اطلاعات اجرایی، سیستم پشتیبانی تصمیم‌گیری و سیستم خبره. سیستم پشتیبانی مدیران اجرایی نیز که هدفش حمایت از مدیران ارشد و اجرایی سازمان از طریق ترکیب سیستم‌ها می‌باشد از دیگر جلوه‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات می‌باشد. در واقع MIS دومین نسل از سیستم‌های اطلاعاتی است که بطور خاصی گزارشات لازم از سیستم‌های پردازشی تعاملات را بطور ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران قرار می‌دهد به همین دلیل به آن سیستم گزارش دهی مدیریت نیز گفته می‌شود. سیستم‌های پردازش عملیات در هر یک از زمینه‌های خاصِ عملیات، طراحی و گزارشات مربوط به آن عملیات را ارائه می‌نمایند.

پاورپوینت سیستم اطلاعات مدیریت

محتوا: پاورپوینت درس سیستم اطلاعات مدیریت

تعداد اسلاید: ۲۹۵ اسلاید

فرمت: پاورپوینت PPTX قابل ویرایش

زبان: فارسی

سیستم اطلاعات

یک سیستم اطلاعات به گردآوری، ذخیره، تحلیل و انتشار اطلاعات برای یک هدف خاص می‌پردازد. یک سیستم اطلاعات مانند هر سیستم دیگری دارای ورودی (داده یا دستورالعمل ) و خروجی (گزارش‌ها یا محاسبات) است. این سیستم‌ها با استفاده از فناوری هایی نظیر کامپیوتر شخصی، ورودی‌ها را پردازش کرده و خروجی‌ها را به کاربران یا سایر سیستم‌ها ارسال می‌کنند. یک مکانیزم بازخورد نیز برای کنترل عملیات، به سیستم پیوست می‌شود. همانند هر سیستم دیگری، یک سیستم اطلاعات دارای افراد، رویه‌ها و تسهیلات فیزیکی است که در یک محیط به فعالیت می‌پردازد. با این که اکثر سیستم‌های اطلاعاتی، کامپیوتری شده اند، الزامی برای این موضوع وجود ندارد.

یک سیستم اطلاعات کامپیوتری، سیستم اطلاعاتی است که از فناوری کامپیوتر برای انجام همه یا بخشی از فعالیت‌های کاری خود استفاده می‌کند. چنین سیستمی می‌تواند شامل یک کامپیوتر شخصی کوچک و نرم‌افزارهای آن و یا در بر گیرنده هزاران کامپیوتر با اندازه‌های مختلف، صدها چاپگر، رسام، ابزارهای دیگر، شبکه‌های مخابراتی (سیمی و بی سیم ) و پایگاه‌های داده باشد. در اغلب موارد یک سیستم اطلاعات شامل افراد نیز می‌باشد. اجزای اساسی یک سیستم اطلاعات در زیر لیست شده است. در نظر داشته باشید که هر سیسمی الزاما شامل تمامی اجزا نمی باشد.

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

واژه سیستم اطلاعات مدیریت برگردان پارسی Management information system که به صورت کوتاه MIS نوشته می‌شود.

یک سیستم اطلاعاتی را می‌توان مجموعه‌ای از عناصر وابسته به هم تعریف کرد که وظیفه جمع آوری، پردازش، ذخیره و توزیع کردن اطلاعات به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی و کنترل را در یک سازمان بر عهده دارد. علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی، هماهنگی و کنترل بخش‌های مختلف سازمان، یک سیستم اطلاعاتی می‌تواند به مدیران و کارکنان در تحلیل مشکلات، تجسم بهتر و تصویر کردن موضوعات پیچیده و همچنین در تولید محصولات جدید کمک کند.

سیستمی که گردآوری، کنترل و پالایش داده‌های مورد نیاز سازمان را بر عهده داشته و با به کارگیری روش‌های مناسب هر سازمان، اطلاعات پالایش شده را به منظور تصمیم، برنامه‌ریزی و کنترل کلیه فرایندها در اختیار سطوح مختلف مدیران قرار می‌دهد را سیستم اطلا عات مدیریت (MIS) می‌نامند.

سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان به عهده دارد و با سازماندهی و انتخاب داده‌ها اطلاعات لازم ر اجهت اتخاذ تصمیم، برنامه‌ریزی وکنترل برای مدیران آماده می‌سازد سیستم اطلاعات مدیریت نامیده می‌شود. MIS در حقیقت سیستمی مبتنی بر رایانه است که اطلاعات را بر اساس خواسته‌های کاربران در اختیارشان قرار می‌دهد.

مدل سیستمی سازمان و نقش اطلاعات

عنصر کنترلی سیستم سازمان متشکل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است. پردازشگر اطلاعات به مجموعه تمام افراد و سیستم‌های اطلاعاتی و پشتیبان تصمیم‌گیری گفته می‌شود که به مدیریت در اتخاذ تصمیم کمک می‌کنند. علاوه بر این نقش اصلی برای پردازشگر اطلاعات، می‌توان آن را تولیدکننده اطلاعات سازمان (به عنوان یک فرایند یا زیرسیستم از یک سیستم بزرگتر) برای ارائه به سازمان‌های بالادست یا موجودیت‌های بیرونی دانست. گاهی اوقات ممکن است نقش فرعی پردازشگر اطلاعات به نقش اصلی تبدیل شود.

این تغییر نقش در شرایطی اتفاق می‌افتد که مدیریت به دلایل مختلف از پردازشگر اطلاعات در تصمیم‌گیری استفاده نمی‌کند و در عوض به دلایل مختلف به موجودیت‌های مهم در محیط سازمان توجه بیشتری نشان می‌دهد. هر یک از نقش‌های اصلی و فرعی پردازشگر اطلاعات نیازمند ویژگی‌ها، توانایی و مشخصات خاص خود است و اجزای پردازشگر اطلاعات باید مطابق با ایفای نقش غالب، طراحی شده و تطبیق داده شوند.

سیر تکامل سیستم اطلاعات مدیریت

در اوایل قرن بیستم، مخصوصآ در دهه‌های ۱۹۲۰ و ۱۹۳۰، استفاده از تجهیزات داده‌پردازی الکترومکانیکی مانند برگه‌های ماشین‌خوان و وسایل محاسبه‌گر، روند پردازش اطلاعات و تهیه گزارش‌های مختلف مدیریتی از کارکردهای سازمان را نسبت به گذشته آسان‌تر و سریع‌تر کرد. با ورود گسترده رایانه‌ها به بازار جهانی در اوایل دهه ۱۹۵۰، این روند باز هم شتاب گرفت. در رایانه‌های نسل اول و دوم، ترتیب ذخیره و بازیابی اطلاعات و دسترسی به آن متوالی بود و ردگیری یک داده خاص، بدون گذر از داده‌های قبلی ممکن نبود. این امر در ذخیره و بازیابی اطلاعات لازم، محدودیت به‌وجود می‌آورد. با پیدایش رایانه‌های نسل سوم و چهارم در دهه ۱۹۶۰ و ایجاد امکان دستیابی تصادفی به اطلاعات و ذخیره داده‌ها بر روی محمل‌هایی با ظرفیت بالا همچون لوح‌های فشرده(سی‌دی)، این محدودیت برطرف شد.

در دهه‌های اخیر، فناوری‌های نوین، امکان ترکیب و تلخیص داده‌های به‌دست آمده از سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان‌های مختلف را میسر ساخته و ارتباطات دوربرد قابلیت تعامل داده‌های نظام‌های گوناگون را ایجاد کرده‌اند.در دهه‌های ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ نظام‌های داده‌پردازی الکترونیکی، با قابلیت محدود، فقط در سازمان‌های بزرگ وجود داشت. با ورود نظام‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری (دی.اس.اس.)

در دهه ۱۹۷۰، قابلیت‌های بیشتری در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار گرفت. با راه یافتن رایانه‌های شخصی به بخش‌های مختلف سازمان‌ها در دهه ۱۹۸۰، و ابداع نظام‌های خبره و هوش مصنوعی عمل تصمیم‌گیری و انجام امور به کمک داده‌ها و اطلاعات میسر شد. علاوه بر موارد مذکور، در خلال این دهه، ابزارهای دیگری همچون نظام‌های اطلاعات اجرایی (EIS) و نظام‌های اطلاعات دفتری (OIS) هم به‌وجود آمده، و بر گستره MIS و قابلیت‌های آن افزوده‌اند. هم‌اکنون ارتباطات شبکه‌ای و ماهواره‌ای دوربرد، اینترنت، اکسترانت، و اینترانت، نرم‌افزارهای مختلف و طرح‌های گوناگون آزمایشی سیستم اطلاعات مدیریت را به‌صورت متنوع در اختیار سازمان‌ها و مشتریان آنها قرار داده است

ابعاد سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد.

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که

  • داده‌های محیطی را جمع‌آوری می‌کند.
  • داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌کند.
  • سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب مب‌کند.
  • به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید.
  • ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه‌ای و کاربرـ ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از:

  • سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر
  • سیستمی رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌کند.
  • رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد.
  • ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی
  • پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری

سخن پایانی

اطلاعات یک منبع ارزشمند برای اتخاذ تصمیمات کوتاه‌مدت و تاکتیکی است که در عملیات روزمره سازمان جاری می‌باشد. اطلاعات علاوه بر مزایای کوتاه‌مدت و بلندمدت برای سازمان مزایای استراتژیک نیز برای سازمان دربردارد. سازمان از نظر استراتژیک باید یک نگاه جامع نسبت به آینده بازار و برنامه‌ریزی خود در یک چارچوب زمانی ۵ تا ۷ ساله داشته باشد. بدیهی است این برنامه‌ریزی همراه با ریسک و عدم اطمینان همراه است. اما اگر مدیریت بتواند اطلاعات صحیحی از وضعیت و تحولات و روند محیط بیرونی داشته باشد، می‌تواند منجر به کاهش خطرات شود. بدین ترتیب هر سازمانی که داده‌های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان، به داده‌های مورد نیازش دستیابی داشته باشد، موفق تر است.

نقش داده‌ها و اطلاعات در مدیریت سازمان‌ها، نقش حیاتی و اساسی است. هر چه فضای اطلاعات یک سازمان دقیقتر، شفافتر، منسجم تر و سیستماتیک تر باشد، سازمان بهتر می‌تواند به اهدافش نائل آید. اطلاعات یکی از مهمترین منابعی است که در اختیار مدیران قراردارد. لذا مدیران باید بتوانند آن را مانند هر منبع دیگری مدیریت نمایند. کامپیوتر‌ها روش‌های موثر و کارٱمدی را برای پردازش داده فراهم می‌کنند و جزء لاینفک یک سیستم اطلاعات هستند. البته سیستم اطلاعات تنها شامل کامپیوتر نیست. کامپیوتر تنها بخشی از سیستم پیچیده‌ای است که باید طراحی شود، فعالیت کند و نگهداری گردد.

فهرست منابع:

سهیلا براری، جزوه سیستم اطلاعات مدیریت، انتشارات سمت

علی رضائیان، کتاب سیستم اطلاعات مدیریت، انتشارات سمت