سیستم اطلاعات مدیریت

مقاله سیستم اطلاعات مدیریت

منبع: سیستم اطلاعات مدیریت نوشته مجید امیدوار

سیستم اطلاعات مدیریت، همان‌طور که از نام آن پیداست، سیستمی است که اطلاعات لازم را در اختیار مدیر قرار می‌دهد. MIS سه مؤلفه عمده دارد: ۱) اطلاعات، ۲) فناوری اطلاعات، و ۳) انسان استفاده‌کننده. از آنجا که انسان به کمک فناوری اطلاعات از اطلاعات مختلف این نظام بهره می‌جوید، مهم‌ترین مؤلفه به حساب می‌آید. ریتس، سیستم اطلاعات مدیریت را نظامی اطلاعاتی مبتنی بر رایانه تعریف می‌کند که داده‌های مختلف را از تمامی بخش‌های سازمان (اعم از امورمالی، کارگزینی، حسابداری، بازاریابی، تولید و توزیع، و جز آن) گردآوری می‌کند و در اختیار مدیران و سرپرستان قرار می‌دهد. بنابراین می‌توان این نظام را در حصول به اهداف و عمل به مأموریت آنها پشتیبان سازمان؛ و در شناسایی و حل مشکلات و موانع حامی مدیران سطوح عالی دانست.

در تعریف دیگر، MIS را نوعی دستگاه گزارش‌دهی دانسته‌اند که داده‌های لازم برای اداره سازمان را در اختیار اعضا و افراد کلیدی آن قرار می‌دهد. به‌دنبال توسعه سازمان‌ها و پیچیدگی روزافزون آنها در دهه‌های اخیر، MISها، به‌صورت رایانه‌ای و مبتنی بر فناوری اطلاعات گسترش یافته‌اند و در هر نوع سازمان قابل استفاده هستند و حتی می‌توان آنها را برای بخش‌های مختلف یک سازمان طراحی کرد. سیستم اطلاعات مدیریت پس از تکامل تدریجی در طول پنج دهه اخیر دیگر دارای تعریف، مفهوم، شکل و قالب تقریباً مشخص و پذیرفته شده‌ای است و آنچه در حال توسعه است بیشتر شامل فناوری پیاده‌سازی، مدل‌های تصمیم‌گیری و سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری هستند. در این مقاله مفاهیم کلی سیستم اطلاعات مدیریت را مرور می‌کنیم.

مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات

عنصر کنترلی سیستم سازمان متشکل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است. پردازشگر اطلاعات به مجموعه تمام افراد و سیستم‌های اطلاعاتی و پشتیبان تصمیم‌گیری گفته می‌شود که به مدیریت در اتخاذ تصمیم کمک می‌کنند. علاوه بر این نقش اصلی برای پردازشگر اطلاعات، می‌توان آن را تولیدکننده اطلاعات سازمان (به عنوان یک فرایند یا زیرسیستم از یک سیستم بزرگتر) برای ارائه به سازمان‌های بالادست یا موجودیت‌های بیرونی دانست. گاهی اوقات ممکن است نقش فرعی پردازشگر اطلاعات به نقش اصلی تبدیل شود.

این تغییر نقش در شرایطی اتفاق می‌افتد که مدیریت به دلایل مختلف از پردازشگر اطلاعات در تصمیم‌گیری استفاده نمی‌کند و در عوض به دلایل مختلف به موجودیت‌های مهم در محیط سازمان توجه بیشتری نشان می‌دهد. هر یک از نقش‌های اصلی و فرعی پردازشگر اطلاعات نیازمند ویژگی‌ها، توانایی و مشخصات خاص خود است و اجزای پردازشگر اطلاعات باید مطابق با ایفای نقش غالب، طراحی شده و تطبیق داده شوند.

سیر تکامل سیستم اطلاعات مدیریت

در اوایل قرن بیستم، مخصوصآ در دهه‌های ۱۹۲۰ و ۱۹۳۰، استفاده از تجهیزات داده‌پردازی الکترومکانیکی مانند برگه‌های ماشین‌خوان و وسایل محاسبه‌گر، روند پردازش اطلاعات و تهیه گزارش‌های مختلف مدیریتی از کارکردهای سازمان را نسبت به گذشته آسان‌تر و سریع‌تر کرد. با ورود گسترده رایانه‌ها به بازار جهانی در اوایل دهه ۱۹۵۰، این روند باز هم شتاب گرفت. در رایانه‌های نسل اول و دوم، ترتیب ذخیره و بازیابی اطلاعات و دسترسی به آن متوالی بود و ردگیری یک داده خاص، بدون گذر از داده‌های قبلی ممکن نبود. این امر در ذخیره و بازیابی اطلاعات لازم، محدودیت به‌وجود می‌آورد. با پیدایش رایانه‌های نسل سوم و چهارم در دهه ۱۹۶۰ و ایجاد امکان دستیابی تصادفی به اطلاعات و ذخیره داده‌ها بر روی محمل‌هایی با ظرفیت بالا همچون لوح‌های فشرده(سی‌دی)، این محدودیت برطرف شد.

در دهه‌های اخیر، فناوری‌های نوین، امکان ترکیب و تلخیص داده‌های به‌دست آمده از سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان‌های مختلف را میسر ساخته و ارتباطات دوربرد قابلیت تعامل داده‌های نظام‌های گوناگون را ایجاد کرده‌اند.در دهه‌های ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ نظام‌های داده‌پردازی الکترونیکی، با قابلیت محدود، فقط در سازمان‌های بزرگ وجود داشت. با ورود نظام‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری (دی.اس.اس.)

در دهه ۱۹۷۰، قابلیت‌های بیشتری در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار گرفت. با راه یافتن رایانه‌های شخصی به بخش‌های مختلف سازمان‌ها در دهه ۱۹۸۰، و ابداع نظام‌های خبره و هوش مصنوعی عمل تصمیم‌گیری و انجام امور به کمک داده‌ها و اطلاعات میسر شد. علاوه بر موارد مذکور، در خلال این دهه، ابزارهای دیگری همچون نظام‌های اطلاعات اجرایی (EIS) و نظام‌های اطلاعات دفتری (OIS) هم به‌وجود آمده، و بر گستره MIS و قابلیت‌های آن افزوده‌اند. هم‌اکنون ارتباطات شبکه‌ای و ماهواره‌ای دوربرد، اینترنت، اکسترانت، و اینترانت، نرم‌افزارهای مختلف و طرح‌های گوناگون آزمایشی سیستم اطلاعات مدیریت را به‌صورت متنوع در اختیار سازمان‌ها و مشتریان آنها قرار داده است

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد. سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌کند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه‌ای و کاربرـ ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: (۱) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، (۲) سیستمی رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌کند، (۳) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد، (۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و (۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری

مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم‌های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می‌کند که دیگر سیستم‌های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می‌شوند. در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیاده‌سازی یک سیستم کاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستم‌ها در نظر گرفته می‌شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می‌شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه‌های سیستم اطلاعات مدیریت هستند.

بنابراین به جای یک سیستم اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می‌تواند تعداد زیادی سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شکل‌های مختلف تأمین می‌کنند. تجربه نشان می‌دهد که یک سیستم کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین سیستمی مشکل است. به همین دلیل، سیستم‌های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی می‌شوند و یکپارچه‌سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می‌شود. به طور خلاصه سیستم‌های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه‌سازی پردازش‌های اطلاعات سازمانی ارائه می‌دهند.