سیستم گزارشات مدیریت

سیستم گزارشات مدیریت (MRS) سامانه‌ای نظام‌مند است که با گردآوری، ذخیره و بازاریابی داده‌ها و اطلاعات به مدیریت سازمان در امر تصمیم‌گیری کمک می‌کند. این سامانه مبتنی بر پایگاه داده است و اطلاعات عملکرد سازمان را ذخیره می‌کند.

پس از ایجاد بستر ارتباطی مناسب جهت انتقال داده‌ها در سازمان می‌توان سیستم اطلاعات مدیریت MIS را در سازمان مستقر کرد. منظور از بستر مناسب، نصب تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مورد نیاز و ایجاد مدیریت پایگاه و سیستم پردازش عملیات است. با رشد فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان‌ها ارائه گزارش به مدیریت نیز دستخوش تغییراتی شد. سامانه‌های نظام‌مند گزارش‌گیری در هر سازمان می‌توانند اطلاعات و داده‌های پراکنده را در قالب گزارشی دقیق و باجزئیات در اختیار مدیران قرار داده و تصمیم‌گیری را برای آنها تسهیل کنند.

واحدهای اطلاعات مدیریت در هر سازمانی، انبوه اطلاعات موجود در سازمان را گردآوری و متناسب با نیاز هر مدیر در اختیار ایشان قرار می‌دهند. بازارهای رقابتی از یک سو و از سوی دیگر نیاز مدیران به اطلاعات درون سازمانی و تحلیل آنها لازمه رسیدن به بلوغ هوشمندی کسب‌وکار است. وجود سیستم‌های گزارش‌دهی به مدیریت در چنین شرایطی منافع بسیاری را به همراه دارد. شناسایی اطلاعات کاربردی و مفید برای تصمیم‌گیری و ایجاد یک فرآیند ساخت یافته و مستمر، رمز موفقیت در بهبود عملکرد سازمان بوده و ضرورت استفاده از یک سیستم مدیریت اطلاعات و خصوصاً یک سیستم گزارش دهی قوی را اجتناب ناپذیر می‌نماید. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به  توضیح سیستم گزارشات مدیریت پرداخته می‌شود.

تعریف سیستم گزارشات مدیریت

سیستم گزارشات مدیریت برگردان پارسی Management Report System که به فرم کوتاه MRS نامیده می‌شود. رایج ترین نوع سیستم‌های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان است. این سیستم بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم‌گیری تأمین می‌کند. این سیستم گزارشات متنوعی تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار می‌دهد. محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص می‌شود و بنابر این کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد.

نحوه عملکرد این سیستم‌ها بدین صورت است که اطلاعات واقعی که توسط سیستم پردازش تراکنش TPS ایجاد شده است با اهدافی که توسط مدیران به عنوان استراتژی سازمان مشخص شده مقایسه می‌گردد. در حقیقت اطلاعات واقعی با عوامل حیاتی موفقیت (CSF) که اهداف عملیاتی واحدها هستند مقایسه می‌شوند. مسائل و مشکلاتی که در رسیدن به این اهداف وجود دارد به مدیران سازمان گزارش داده می‌شود که بر مبنای آن بتوانند تصمیمات مقتضی را در رابطه با مشکل بوجود آمده اخذ نمایند.

این گزارشات می‌تواند مبنایی برای پرداخت پاداش در سازمان‌ها قرار گیرد به این ترتیب که اگر واحدی در سازمان کارش را به موقع انجام دهد و از اهداف خود جلوتر حرکت کند لایق و مستحق پاداش بیشتری خواهد بود. باید به این نکته توجه داشت که سیستم گزارشات مدیریت MRS فقط یک سیستم گزارش ساز نیست که از اطلاعات سیستم‌های موجود گزارش هایی را تهیه کند و در کنار هم قرار دهد بلکه کاری بس فراتر از تهیه گزارش است. چون در این قسمت مدیر باید خیلی سریع و بدون معطلی متوجه شود که در سازمان چه اتفاقی در حال وقوع است و عملکرد واحدهای سازمان چگونه است.

تاریخچه سیستم گزارشات مدیریت

در اواخر دهه ۵۰، مدیران به این نتیجه رسیدند که اگر چه سیستم‌های پردازش تعاملات به سرعت توسعه می‌یابند، اما به دلیل بخشی بودن نمی توانند پاسخگوی نیازهای مدیران باشند. سیستم‌های پردازشی تعاملی، اطلاعات را بصورت جزایر جداگانه از سیستم‌ها ارائه می‌دهند که نمی تواند پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی مدیران باشد که به اطلاعات تلفیقی ازعملیات نیاز دارند. این سیستم دومین نسل از سیستم‌های اطلاعاتی است که در اواخر دهه۱۹۶۰ با توجه به نیاز مدیران میانی و ارشـــد توسط شرکت IBM طراحی و بوجود آمـــد. سیستم گزارشات مدیریت،یـک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تـــمام زمینه‌های فعالیتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انواع سیستم گزارشات مدیریت و کاربردهای آن

بطور کلی سیستم‌های اطلاعاتی دارای انواع دسته‌بندی‌ها می‌باشند و در قالب‌های متعددی در سازمان مورد استفاده قرار گرفته‌اند. بطور کلی سیستم اطلاعات مدیریت از سه بخش اصلی تشکیل‌شده‌اند. این سه بخش عبارتند از:

برای نمونه می‌توان سازمانی را در نظر گرفت که دارای ۵ حوزه وظیفه‌ای شامل :

سیستم گزارش‌دهی مدیران سازمان کلیه حوزه‌ها در مونیتور کامپیوتر قابل مشاهده میباشد (مانند صفحات اینترنت). در صورتیکه حوزه‌ای به اهداف تعیین شده دست پیدا کرده باشد با رنگ آبی و در صورتیکه حوزه‌ای به اهداف نرسیده باشد و یا تأخیری در عملکرد داشته باشد با رنگ قرمز و نارنجی به نمایش درمی آید. در اینجا مدیریت ارشد سازمان متوجه می‌شود وضعیت حوزه‌های وظیفه‌ای سازمان چگونه می‌باشد.

باید توجه داشت به علت یکپارچگی و مرتبط بودن سیستم‌ها که از خصوصیات سیستم‌های جامع یکپارچه می‌باشد در صورت وجود اشکال یا تأخیر در یکی از حوزه ها، در حوزه دیگر هم این اشکال مشاهده می‌شود. در آخر مدیریت سازمان با آگاه شدن از وجود اشکال در حوزه‌ای از سازمان می‌تواند با انتخاب آن حوزه روی مونیتور وارد آن شده و متوجه شود کدام قسمت از وظایفی که قرار بوده انجام شود تحقق نیافته است و به اهداف خود نرسیده است.

بعنوان مثال اگردر حوزه منابع انسانی در قسمت جذب نیروی انسانی مشکلی وجود داشته است، حوزه منابع انسانی با رنگ قرمز در مونیتور مشخص می‌گردد و با وارد شدن به کلیه زیر سیستم‌های آن مشاهده می‌گردد که یکی از قسمت‌های آن یعنی نیروی انسانی قرمز است. با انتخاب آن مورد براحتی میتوان دلیل بروز این مشکل را ردیابی نمود بعنوان مثلاً نبودن مجوز لازم جهت استخدام و یا نبودن تخصص لازم در بین متقاضیان استخدام می‌توانند یکی از مشکلات مربوطه باشد.

معرفی نظام گزارش‌دهی مدیریت

سیستم گزارش‌دهی مدیریت مکانیزمی برای نظارت بر ماموریت (mission) سازمان است و مجموعه‌ای از گزارشات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های کسب‌وکار را فراهم می‌آورد. این گزارشات از سیستم‌های عملیاتی (TPS) و سیستم هوش تجاری سازمان بارویکرد موارد قابل کاربرد در تصمیمات سطوح مختلف مدیریت استخراج و بر اساس دوره‌های گزارش‌دهی و رویدادهای سیستم متناسب با هر مدیر برای وی ارسال می‌گردند.

سیستم گزارشات مدیریت MRS رایج ترین نوع سیستم‌های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است. این سیستم بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم‌گیری تأمین می‌کند. این سیستم، گزارشات متنوعی تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار م‌یدهد. محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص می‌شود و بنابر این کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد. محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص می‌شود و بنابراین کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد. به همین دلیل به آن سیستم گزارشات مدیریت اطلاق می‌گردد.

سخن پایانی

بزرگترین هنر مدیران تصمیم‌گیری است به طوری که برخی اندیشمندان مدیریت را مترادف با تصمیم‌گیری معنا کرده‌اند. با رشد فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات استفاده از توانمندی‌های رایانه‌ای برای کمک به تصمیم رایج شد و مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان شکل گرفت. با معرفی سیستم اطلاعات مدیریت، انواع مختلفی از این سیستم‌ها معرفی شدند و در سازمان استفاده شدند.

سیستم گزارشات مدیریت رایج ترین نوع سیستم پشتیبانی از تصمیم‌گیری بعد از استقرار MIS در سازمان است. در واقع این سیستم دومین نسل از سیستم‌های اطلاعات مدیریت است و پشتیبانی از مدیران سازمان در سطوح میانی و ارشد را به عهده دارد.

هدف از گزارش‌دهی ارائه اطلاعات صحیح براساس داده‌های گردآوری شده از مراکز مختلف است. با استفاده از یک سامانه یپکارچه می‌توان جزایر داده‌ای مختلف در سازمان را به صورتی یکپارچه درآورد و قاره‌ای پهناور از اطلاعات را ایجاد نمود. سیستم گزارش‌دهی مدیریت متشکل از دو یا چند سیستم پردازش تعاملات است که اطلاعات را در قالب گزارشات ترکیبی ارائه می‌کنند. بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم‌گیری تأمین می‌کند. به دلیل برآورده  نشدن نیازهای اطلاعاتی مدیران به خاطر بخشی بودن TPSها و جزایر جداگانه بودن آنها، سیستم اطلاعات گزارشات مدیریت MRS گزارشات لازم را از TPS گرفته و در اختیار مدیران جهت تصمیم‌گیری قرار میدهند.

منبع : سیستم گزارشات مدیریت نوشته مرتضی حسینی به فرماندهی نیلوفر میرسپاسی و فاطمه زارعی