تبادل الکترونیکی دادهها (EDI)
تبادل الکترونیکی دادهها (EDI) مفهومی در ارتباطات الکترونیک کسبوکار است که فناوری و اتوماسیون را جایگزین ارتباطات سنتی بر کاغذ میسازد. این مفهوم بیشتر با مباحث الکترونیک اولیه مطرح گردید و با تحول دیجیتال جای خود را به روشهای تازهتر داد.
واژه EDI مخفف Electronic Data Interchange و در فارسی با عنوان تبادل الکترونیکی دادهها ترجمه شده است. این مفهوم یکی از جنبههای فناوری اطلاعات و ارتباطات است که در بحث سیستم اطلاعات مدیریت مطرح میشود. همچنین از دیدگاه تئوریهای مدیریت با مفهوم ارتباطات سازمانی نزدیک است. برخی نیز معتقدند EDI زیرمجموعهای از تجارت الکترونیک eCommerce است.
از منظر تجارت الکترونیک معمولا وقتی از EDI استفاده میشود که حداقل یکی از شرکاء تجاری، درگیر حجم وسیع معاملات تجاری باشد. تبادل الکترونیکی دادهها به معنی تبادل مستقیم مستندات تجاری است. مستندات تجاری شامل سفارشات، صورتحسابها، قراردادها، برنامهریزی، حمل و نقل، حوالهها است. در این روش اسناد از یک ماشین به ماشین در شرکتهای مختلف تبادل میشود. تبادل الکترونیکی دادهها EDI فی النفسه استراتژی و یا پروسه جدیدی را ایجاد نمی کند، بلکه درطول مسیر جریان کار با انتقال اطلاعاتی که قابل رسیدگی است، بدون نیاز به ثبت مجدد اطلاعات، زمان فرآیند را کاهش میدهد. این شامل زمان از سفارش اولیه تا ارسال کالا و پرداخت نهایی است.
اهمیت تبادل الکترونیکی دادهها
در تجارت سنتى انتقال اطلاعات از طریق اسناد کاغذى انجام مىپذیرد. این روش علاوه بر هزینه بیشتر، تأخیر و اشتباهات انسانی، پراکندگی، دوبارهکارى و غیره را دربردارد. این عوامل بهعنوان یکى از معضلات کار تجارت الکترونیک محسوب مىگردد. ازاینرو در سطح کشورها و مراجع بینالمللى در جهت زدوده شدن روشهاى مبتنى بر کاغذ، روشهاى نوینى با توجه به پیشرفت علوم رایانهاى و مخابراتى ابداع گردیده است. این زمینه تجارت الکترونیک، انتقال اطلاعات تجارى بدون کاغذ و انجام فعالیتهاى تجارى بهطور مستقیم از طریق رایانهها از دستاوردهاى آن است.
در راستاى رسیدن به اهداف مذکور EDI محور اصلى و یا به عبارتی ستون فقرات تجارت الکترونیک محسوب مىگردد.EDI به معنای مبادله الکترونیکى دادهها است و در سالهای گذشته موردتوجه قرارگرفته است. از مبادله الکترونیکی دادهها میتوان برای مخابره الکترونیکی مدارک و اسناد مانند سفارشهای خرید، فاکتور، اعلامیه حمل، تأییدیه وصول کالا و سایر مکاتبات استاندارد بازرگانی بین طرفین تجاری استفاده نمود. این فناوری را همچنین میتوان برای ارسال اطلاعات مالی و پرداختهای الکترونیکی به کار برد.
مبادله الکترونیکی دادهها شیوهای است که معاملات و پیامهای الکترونیکی را جایگزین معاملات و پیامهای کاغذی مینماید. اما این امر بهمراتب فراتر از یک جایگزینی ساده است. مبادله الکترونیکی دادهها ابزاری است که روش انجام کارها را روان میکند و کارایی و بهرهوری را بهبود میبخشد. مبادله الکترونیکی دادهها، نگرشی تازه به فرآیندهای درونسازمانی را امکانپذیر میسازد.
سخن پایانی
تبادل دادههای تجاری تحت استانداردی خاص که مورد توافق طرفین باشد از یک رایانه به رایانه دیگر بدون دخالت متصدی را تبادل الکترونیکی داده گویند. معتبرترین شیوه تبادل الکترونیکی داده ئی دی آی (EDI) نام دارد. ایم روش اولین بار در سال ۱۹۷۰ میلادی (برابر با ۱۳۴۹ شمسی) معرفی گردید. شرکت شبکههای افزاینده ارزش VAN از این روش برای جایگزینی انتقال داده بهوسیله مودم یا سیستمهای متداول کاغذی استفاده کرد. خدمت ارائه شده از استاندارد X۱۲ تعریف شده توسط مؤسسه ملی استاندارد آمریکا موسوم به ANSI برای تعریف دادهها استفاده میکرد. این روش هنوز مورد استفاده در آمریکای شمالی و سایر نقاط دنیا میباشد. بعدها سازمان ملل استاندارد دیگری را به نام EDIFACT معرفی و به اعضا پیشنهاد کرد. به این ترتیب در بیشتر در اروپا متداول میباشد.
لازم به تذکر است که تبادل الکترونیکی داده مستقل از استاندرد تعریف داده یا پروتکل انتقال داده میباشد ولی برخی به غلط آن را فقط مختص استانداردهای X۱۲ و EDIFACT میداند در حالی که با پیدایش اینترنت و XML فصل نوینی در تبادل الکترونیکی داده گشوده شدهاست. تکنولوژی تبادل اطلاعات از کامپیوتر به کامپیوتر هزینه بمراتب کمتری نسبت به مستندات کاغذی دارد. بنابر مطالعات انجام شده (درامریکا) پردازش یک روند سفارش کاغذی و دستی حدود ۷۰ دلار هزینه در بر دارد درصورتیکه پردازش یک سفارش بصورت EDI چیزی حدود یک دلار خواهد بود. EDI در هر مرحله از زنجیره تامین ابزاریست برای حذف خطاهای انسانی، تاخیر زمانی و ضایعات.
