کنترل پروژه

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه Project control رویکردی نظام‌مند و برنامه ریزی شده برای انجام فعالیت‌ها و یکی از ابزارهای مدیریت برای دستیابی به اهداف پروژه‌ها می‌باشد. کنترل پروژه مفهومی تفکیک ناپذیر با دو مقوله برنامه ریزی پروژه و مدیریت پروژه در سازمان است. در زبان‌های گوناگون و حتی در سازمان های مختلف هر کشور در مورد واژه‌های برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چهارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می‌شوند. آرمان ها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی می‌باشند.

دستیابی به این اهداف و آرمان ها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست‌ و پنج سال است، امکانپذیر می‌باشد. پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرح‌ها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند. هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود. در مقاله حاضر به تشریح کنترل پروژه پرداخته شده است.

تعریف کنترل پروژه

یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که باید در تاریخ‌های معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.

مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.

فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است. کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است بگونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.

ارکان کنترل پروژه

کنترل پروژه جهت دستیابی به اهداف از سه رکن تشکیل شده است:

• تعیین وضعیت واقعی پروژه
• مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
• در نظر گرفت اقدام اصلاحی

همان‌گونه که در گام های پیشین بیان‌ کردیم،‌ مدیریت‌ پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامه‌ریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف موردنظر است. این اهداف بر پایه‌ رضایت‌مندی مشتری و توجه به سه ‌عامل زمان، کیفیت و هزینه استوارند. در نگاه اول ممکن ‌است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید،‌ زمان‌بر و هزینه‌زا باشند،‌ اما باید توجه ‌داشت که مدیریت‌ پروژه تنها راهی است که می‌تواند شما را از انجام به‌موقع پروژه مطمئن‌ سازد.

مدیریت ‌پروژه راهیست برای استفاده‌ مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به ‌هنگام یک کار نو،‌ کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام‌ شود. مدیریت ‌پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده‌ پروژه، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسک است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است.

خلاصه و جمع‌بندی

کنترل پروژه فرآیندی‌ است که برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی در روند اجرای پروژه طراحی می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که مشکلات پیش رو را قبل از بزرگ شدن و زمانی که یک راه حل آسان دارند، شناسایی و برطرف کند. مدیریت امروز نیازمند ابزارهای دقیق برای دستیابی به اهداف پروژه ها می باشد. کنترل پروژه یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت به شمار می رود . با توجه به پیچیدگی مباحث مدیریت کنترل پروژه ، طراحی و برنامه ریزی پروژه ها به روش قدیمی و بدون استفاده از سیستم های مکانیزه مخصوصاً در پروژه های بزرگ بسیار دشوار و مستلزم صرف هزینه و وقت زیاد می‌باشد.

امروزه برای سهولت برنامه ریزی کنترل پروژه نرم افزارهای گوناگونی توسط شرکت های بزرگ نرم افزاری عرضه شده است. در این راستا شرکت مایکروسافت اقدام به عرضه نرم افزار کنترل پروژه تحت سیستم عامل ویندوز نموده و این نرم افزار در سالیان متمادی به صورت نرم افزار جامع و کاربردی درآمده است. نرم افزار کنترل پروژه مایکروسافت یکی از پرکاربردترین نرم افزار های کنترل پروژه در جهان است. سهولت استفاده ، محیط کار مورد پسند کاربران ، سازگاری با برنامه های MS Office و صدها ویژگی دیگر باعث شده تا این نرم افزار در میان کاربران از محبوبیت بالایی برخوردار باشد.

منبع: مفهوم و تعریف مدیریت پروژه نوشته مریم عدن‌ور نشر الکترونیک پارس مدیر