مدیریت پروژه

مقاله مدیریت پروژه

منبع: مدیریت پروژه نوشته مریم عدن‌ور نشر الکترونیک پارس مدیر

مدیریت پروژه دانشی است که با استفاده از علم مدیریت ،ابزارها ،تکنیک ها و تخصص های گوناگون ، سعی در رسیدن به اهداف و انتظارات کارفرما دارد و هدف نهایی آن بهبود نتایج و بهینه کردن تمامی عوامل محدودیت ها و متغیرهای تاثیر گذار در پروژه می باشد. در حقیقت پروژه مجموعه ای از فعالیت ها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می گیرند.پروژه ها شامل فعالیت هایی هستند که باید در تاریخ های معین ،با هزینه های معین و کیفیتی تعیین شده ،اجرا بشوند.

قبل از بررسی محورهای مدیریت پروژه ،مروری کلی بر فرایند مدیریت پروژه می کنیم به طور کلی فرایند مدیریت پروژه را با در نظر گرفتن دیدگاه ساختار یافته ، می توان در قالب مراحل زیر تعریف کرد: در واقع فرایند کلی مدیریت پروژه را می توان به ۳ مرحله قیل از شروع ،شروع پروژه و اتمام پروژه تقسیم بندی کرد:

فرایند های قبل ازشروع پروژه

  • مراحل آغازین
  • مراحل طرحریزی پروژه(planning)
  • مرحله برنامه ریزی پروژه(scheduling)

فرایندهای بعد از شروع پروژه

  • فرایندهای اجرایی(Executing)
  • فرایندهای کنترلی (controlling)

فرایندهای اختتامی(closing)

  • ارزیابی و تحلیل و بازخورد(feed back)
  • گزارش نهایی Final report
  • مستند سازی (Documentation)

در طی فرایند پروژه می توان موضوعات و مباحث مدیریت پروژه را به صورت بسته های جداگانه ای تعریف کرد که نهایتاً همه آنها ساختار جامع مدیریت پروژه را شکل می دهند. این مباحث مبتنی بر محدودیت ها و نیازهای یک پروژه شکل گرفته اند .جهت جامعیت بخشیدن به امر مدیریت پروژه لازم است که آن را به زیر مجموعه های کوچکتر تقسیم کرده و از دریچه دیدگاه سیستمی به مدیریت پروژه نگاه کنیم . از آنجا که سیستم را یکپارچه میبینیم ، می بایست زیر سیستم های آن را نیز یکپارچه دیده و ارتباطات بین آنها را نادیده نگیریم.

روش های برنامه ریزی شبکه

با توجه به احتمال اجرای فعالیت ها در یک پروژه ،آنها را به دوگروه تقسیم می کنند:

  • فعالیت های معین که در زمان برنامه ریزی مشخص است که به طور قطعی و مسلم این فعالیت ها انجام خواهند شد.
  • فعالیت های احتمالی که در مقابل فعالیت های معین ،در یک شبکه ممکن است اموری وجود داشته باشند که با وجود اینکه احتمال انجام آنها وجود دارد ولی این احتمال ،صد در صد نیست.

همچنین از نطر زمان اجرا نیز فعالیت ها قاب تقسیم به دو گروه می باشند:

  • فعالیت ها دارای زمان معین
  • فعالیت ها دارای زمان احتمالی

با توجه به تعاریفی که در بخش های قبل به عمل آمد:

  • برای پروژه های فاقد فعالیت ها و زمان های احتمالی ،کاربرد روش CPM تناسب بیشتری دارد.
  • برای پروژه های فاقد فعالیت های احتمالی ،ولی دارای زمانهای احتمالی روش PERT  مناسبتر است.
  • برای پروژه های دارای فعالیت های احتمالی ،کاربرد GERT مناسبت بیشتری دارد.

این تناسب ها در شکل زیر نشان داده شده اند.

الگوی مدیریت پروژه

روش های برنامه ریزی شبکه

به طور کلی ،کاربرد روش های برنامه ریزی شبکه مزایای زیر را برای مدیران پروژه در بر خواهد داشت:

  • احتمال عدم توجه به مراحل و فعالیت های لازم در انجام پروژه به حداقل رسیده و در نتیجه در مراحل اجرای کار احتمال مواجهه با ملزومات و مشکلاتی که قبلاً پیش بینی نشده اند حداقل شود.
  • کاربرد روش های تخصیص منابع ،میزان منابع لازم در مقاطع مختلف زمانی در دوره اجرای پروژه را تعیین نموده و بنابرین برای مسوولین و دست اندرکاران تامین ای منابع ،برنامه مشخصی را قبل از شروع کار،ارائه می نماید.
  • امکانات پرداخت پاداش و مزد تشویقی به کارکنان پروژه با توجه به تخمین هایی که در میزان کارایی ها و سرعت پیشرفت کار به عمل آمده فراهم می گردد.

ساختار شکست کار یا WBS (Work Breakdown structure)

ساختار شکست کار (WBS ) یک توصیف سلسله مراتبی از کار است که باید برای تکمیل پروژه ای که در بیانیه محدوده پروژه توصیف شده انجام شود.فرایند های زیادی می توانند در تدوین این سلسله مراتب استفاده شوند ،که ما به اختصار به آن می پردازیم :برای شروع توصیف ما از WBS ،شما نیاز دارید که با عباراتی آشنا شوید .اولین عبارت فعالیت(Activity ) است . یک Activity یک قسمت بزرگ از پروژه است.دومین عبارت وظیفه (Task ) می باشد.وظیفه قسمت کوچکی از پروژه است زمانی که تعاریف کمی غیر رسمی شوند ،تفاوت بین فعالیت و وظیفه به وضوح کم می شود.

قواعد اجباری در تنطیم ساختار شکست کار

اگر یکی از ای دو قاعده به طور کامل رعایت نشده باشد ساختار شکست کار نادرست خواهد بود:

قاعده صد در صد

ساختار شکست کار باید جامع و مانع باشد یعنی تمام کارهای پروژه را در خود جای دهد (کاری از قلم نیفتاده باشد) و کار اضافه ای نیز نداشته باشد.این قاعده باید علاوه بر کل ساختار شکست کار ،در تمام سطوح و زیر مجموعه های آن نیز برقرار باشد.
۲-قاعده مبتنی بودن ساختار بر تحویل شدنی ها:
عناصر ساختار شکست کار تحویل شدنی های پروژه را نشان می دهند و در پایین ترین سطح به فعالیت ها ختم خواهد شد.ساختار درباره کارهای پروژه است ولی عناصر آن از جنس کار نیستند بلکه از جنس تحویل شدنی ها(محصول ها) هستند.

جهت ایجاد WBS دو رویکرد ی تواند برای مشخص سازی فعالیت های پروژه استفاده شود.اولین رویکرد رویکرد از بالا به پایین است و دومین، رویکرد از پائین به بالا.

رویکردهای مدیریت پروژه

رویکرد بالا به پائین در سطح هدف شروع می شود و پی در پی کار را به سطوح پائین تر تقسیم می کند تا زمانی که بخش ها قانع شوند که کار کاملاً تعریف شده است.زمانی که فعایت های پروژه با استفاده از رویکرد بالا به پایین تعریف شدند ، آنها در یک سطح مناسب از جزئیات تعریف خواهند شد تا به شما در تخمین زمان ، هزینه و نیاز های منابع ،ابتدا در سطح فعالیت و سپس در پیوستن به سطح پروژه کمک کنند.

رویکرد پایین به بالا برای مشخص سازی فعالیت ها در پروژه استفاده می شود این رویکرد بیشتر شبیه به یک جلسه طوفان مغزی است تا یک رویکرد برنامه ریزی برای ساخت WBS .رویکرد پادین به بالا به صورت در گام های ابتدائی همانند رویکرد بالا به پادین است یعنب تمام تیم برنامه ریزی روی سطح اول پروژه توافق می کنند.سپس تیم برنامه ریزی به گروه هائی تقسیم می شوند.

مثال: یک نمونه WBS  پروژه لوله کشی گاز را که در شکل زیر نشان داده شده است

ساختار شبکه
در شروع برنامه ریزی ،لازم است کارها یا فعالیت هایی که باید در یک پروژه ،عملی شوند تعریف شده و وابستگی های بین آنها معلوم گردد.لذا نمایش شبکه ای یک پروژه از اولین اقدامات در امور برنامه ریزی می باشد نمودار شبکه ای به صورت های مختلف قابل ارائه می باشد ولی متداولترین آنها از نوع شبکه های برداری و گره ها می باشند.

تعاریف مرتبط با شبکه

  • شبکه هایی که در آنها فعالیت ها بر روی کمانها نشان داده می شوند را شبکه برداری AOA نامند .
  • شبکه هایی که در آنها فعالیت ها بر روی گره ها نشان داده می شوند را شبکه گره ای یا AON نامند.
  • فعالیت:جزئی از پروژه است که انجام آن به صرف زمان ،منابع ،انرژی ،نیروی انسانی و …دارد و دارای نقاط آغاز و پایان قابل تعریف هستند.
  • رویداد یا گره: نقاط آغاز یا پایان یک فعالیت ،یا دسته ای از فعالیت ها را رویداد گویند.رویدادها عبارت از مقطع زمانی می باشند و لذا در برگیرنده زمان نبوده بلکه نشان دهنده تاریخ ها می باشند.
  • فعالیت پیش نیاز:فعالیت A را در صورتی پیش نیاز فعالیت B می گویند که بلافاصله بعد از تکمیل A فعالیت B قابل شروع شدن باشد.
  • فعالیت وایسته / پی آمد: فعالیت B را در صورتی وابسته به فعالیت A می گویند که فعالیت B بلافاصله بعد از تکمیل A قابل شروع شدن باشد.
  • شبکه: مجموعه ایست که نشان دهنده فعالیت های لازم از آغاز تا پایان یک پروژه و وابستگی های بین آنهاست.مثلاً شبکه زیر:

مثال رسم شبکه

پروژه ای با عنوان ایجاد پل عابر پیاده در یکی از خیابانهای شهر مطرح است.برای اجرای ای پروژه فعالیت هایی که تعریف شده به همراه مدت زمان اجرا و روابط منطقی بین آنها در جدول زیر آورده شده است و اط فعالیت های جزئی تر آن چشم پوشی شده است ،شبکه برداری این پروژه را رسم نمایید.

مثال رسم شبکه

مثال رسم شبکه

جواب رسم شبکه

مسیر (راه) بحرانی : در هر شبکه حداقل یک راه وجود دارد که شامل طولانی ترین زمان می باشد .این راه را راه بحرانی  یا مسیر بحرانی می نامیم.
مقدار شناوری مسیر بحرانی همواره برابر با صفر (۰) می باشد.مسیر بحرانی از رویداد آغازین تا پایانه ، همواره از رویدادهای بحرانی عبور می نماید.
تعریف: مقدار شناوری رویداد عبارتست از تفاضل بین زودترین تاریخ و دیرترین تاریخ وقوع:
Fi = Li – E i

فعالیت های بحرانی : فعالیت های تشکیل دهنده یک مسیر بحرانی ، فعالیت های بحرانی نامیده می شوند.در روی یک مسیر که بحرانی باشد ،همگی فعالیت ها بحرانی خواهند بود رویدادهای پایه و پایان فعالیت های بحرانی ،همواره بحرانی هستند(ولی این شرط برای بحرانی بودن فعالیت ها کافی نمی باشد)


پرسشنامه مدیریت پروژه

پرسشنامه های استاندارد مدیریت پروژه بصورت فایل ورد همراه با روایی و پایایی و منبع شناسی معتبر