مدیریت پروژه

مقاله مدیریت پروژه

مدیریت پروژه Project management رهبری فعالیت‌های کار یک تیم برای موفقیت در دستیابی به اهداف در یک بازه زمانی مشخص است. چالش اصلی این حوزه دستیابی به اهداف پروژه با در نظر گرفتن همه محدودیت‌های آن است. در نگاه اول ممکن ‌است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید، زمان‌بر و هزینه‌زا باشند، اما باید توجه ‌داشت که مدیریت‌ پروژه تنها راهی است که می‌تواند از انجام به‌موقع پروژه مطمئن‌ سازد. مدیریت ‌پروژه راهی برای استفاده‌ مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به ‌هنگام یک کار نو است. کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام‌ شود. در این راستا باید عوامل حیاتی موفقیت مدیریت پروژه مشخص شود.

مدیریت پروژه دانشی است که با استفاده از علم مدیریت، ابزارها، تکنیک‌ها و تخصص های گوناگون، سعی در رسیدن به اهداف و انتظارات کارفرما دارد. هدف نهایی آن بهبود نتایج و بهینه کردن تمامی عوامل محدودیت ها و متغیرهای تاثیر گذار در پروژه می باشد. این رویکرد به مدیریت سازمان اجازه می‌دهد تا عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. در حقیقت پروژه مجموعه ای از فعالیت ها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می‌گیرند. پروژه‌ها شامل فعالیت هایی هستند که باید در تاریخ های معین، با هزینه های معین و کیفیتی تعیین شده، اجرا شوند. این حوزه از دانش در مباحث مهندسی صنایع و مدیریت تولید از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در این مقاله به تشریح و مفهوم‌سازی مدیریت پروژه در سازمان پرداخته می‌شود.

تعریف مدیریت بروژه

پروژه : یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیت‌هایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.

مدیریت‌پروژه : برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیک‌های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه جهت دستیابی به اهداف از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.

برنامه‌ریزی پروژه : فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیت‌های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.

تاریخچه مدیریت پروژه باستان

تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط می‏دانند. هر یک از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریتند که با کیفیت استاندارد بالا و بکارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده‏اند. یک مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری می‏زند و در هر گوشه‏ای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کند.

اما تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه ۱۹۰۰ میلادی باز می‏گردد. جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میله‌‏ای ابداعی خود آغازگر حرکت پرشتاب بعدی گردید. طی سال‌های دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ میلادی در پروژه‌های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلستان تحولات زیادی رخ داد. هرچند نام پرآوازه هنری گانت به عنوان پدر تکنیک‏‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیکن سال‌های دهه ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰ به عنوان سال های آغازین رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می‌شود. این سال ها سرآغاز تکوین و توسعه بسیاری از روش‌ها و دانش های مربوط با مدیریت های نه‌گانه پروژه است که سال‌ها بعد توسط نرم‌افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه‌ها بکار گرفته شدند.

دانلود مقاله تاریخچه مدیریت پروژه

فرایندهای مدیریت پروژه

قبل از بررسی محورهای مدیریت پروژه ،مروری کلی بر فرایند مدیریت پروژه می کنیم به طور کلی فرایند مدیریت پروژه را با در نظر گرفتن دیدگاه ساختار یافته ، می توان در قالب مراحل زیر تعریف کرد: در واقع فرایند کلی مدیریت پروژه را می توان به ۳ مرحله قیل از شروع ،شروع پروژه و اتمام پروژه تقسیم بندی کرد:

فرایند های قبل ازشروع پروژه

  • مراحل آغازین
  • مراحل طرحریزی پروژه (planning)
  • مرحله برنامه ریزی پروژه (scheduling)

فرایندهای بعد از شروع پروژه

  • فرایندهای اجرایی (Executing)
  • فرایندهای کنترلی (controlling)

فرایندهای اختتامی(closing)

  • ارزیابی و تحلیل و بازخورد(feed back)
  • گزارش نهایی Final report
  • مستند سازی (Documentation)

در طی فرایند پروژه می توان موضوعات و مباحث مدیریت پروژه را به صورت بسته های جداگانه ای تعریف کرد که نهایتاً همه آنها ساختار جامع مدیریت پروژه را شکل می دهند. این مباحث مبتنی بر محدودیت ها و نیازهای یک پروژه شکل گرفته اند .جهت جامعیت بخشیدن به امر مدیریت پروژه لازم است که آن را به زیر مجموعه های کوچکتر تقسیم کرده و از دریچه دیدگاه سیستمی به مدیریت پروژه نگاه کنیم . از آنجا که سیستم را یکپارچه میبینیم ، می بایست زیر سیستم های آن را نیز یکپارچه دیده و ارتباطات بین آنها را نادیده نگیریم.

روش های برنامه ریزی شبکه

با توجه به احتمال اجرای فعالیت ها در یک پروژه ،آنها را به دوگروه تقسیم می کنند:

  • فعالیت های معین که در زمان برنامه ریزی مشخص است که به طور قطعی و مسلم این فعالیت ها انجام خواهند شد.
  • فعالیت های احتمالی که در مقابل فعالیت های معین ،در یک شبکه ممکن است اموری وجود داشته باشند که با وجود اینکه احتمال انجام آنها وجود دارد ولی این احتمال ،صد در صد نیست.

همچنین از نطر زمان اجرا نیز فعالیت ها قاب تقسیم به دو گروه می باشند:

  • فعالیت ها دارای زمان معین
  • فعالیت ها دارای زمان احتمالی

با توجه به تعاریفی که در بخش های قبل به عمل آمد:

  • برای پروژه های فاقد فعالیت ها و زمان های احتمالی ،کاربرد روش CPM تناسب بیشتری دارد.
  • برای پروژه های فاقد فعالیت های احتمالی ،ولی دارای زمانهای احتمالی روش PERT  مناسبتر است.
  • برای پروژه های دارای فعالیت های احتمالی ،کاربرد GERT مناسبت بیشتری دارد.

این تناسب ها در شکل زیر نشان داده شده اند.

الگوی مدیریت پروژه

روش های برنامه ریزی شبکه

به طور کلی ،کاربرد روش های برنامه ریزی شبکه مزایای زیر را برای مدیران پروژه در بر خواهد داشت:

  • کمینه‌سازی احتمال عدم توجه به مراحل و فعالیت‌های لازم در انجام پروژه
  • کمینه‌سازی مواجهه با مشکلات پیش‌بینی نشده در مراحل اجرای کار
  • کاربرد روش های تخصیص منابع، میزان منابع لازم در مقاطع مختلف زمانی اجرای پروژه
  • ارائه برنامه‌ای زمان‌مند و نظام‌مند به مسوولین و دست اندرکاران پروژه
  • امکانات پرداخت پاداش و مزد تشویقی به کارکنان پروژه
  • سهولت تعیین میزان کارایی و سرعت پیشرفت کار

ساختار شکست کار WBS (Work Breakdown structure)

ساختار شکست کار (WBS ) یک توصیف سلسله مراتبی از کار است که باید برای تکمیل پروژه ای که در بیانیه محدوده پروژه توصیف شده انجام شود.فرایند های زیادی می توانند در تدوین این سلسله مراتب استفاده شوند ،که ما به اختصار به آن می پردازیم :برای شروع توصیف ما از WBS ،شما نیاز دارید که با عباراتی آشنا شوید .اولین عبارت فعالیت(Activity ) است . یک Activity یک قسمت بزرگ از پروژه است.دومین عبارت وظیفه (Task ) می باشد.وظیفه قسمت کوچکی از پروژه است زمانی که تعاریف کمی غیر رسمی شوند ،تفاوت بین فعالیت و وظیفه به وضوح کم می شود.

اگر یکی از ای دو قاعده به طور کامل رعایت نشده باشد ساختار شکست کار نادرست خواهد بود:

قاعده صد در صد

ساختار شکست کار باید جامع و مانع باشد یعنی تمام کارهای پروژه را در خود جای دهد (کاری از قلم نیفتاده باشد) و کار اضافه ای نیز نداشته باشد.این قاعده باید علاوه بر کل ساختار شکست کار ،در تمام سطوح و زیر مجموعه های آن نیز برقرار باشد.
۲-قاعده مبتنی بودن ساختار بر تحویل شدنی ها:
عناصر ساختار شکست کار تحویل شدنی های پروژه را نشان می دهند و در پایین ترین سطح به فعالیت ها ختم خواهد شد.ساختار درباره کارهای پروژه است ولی عناصر آن از جنس کار نیستند بلکه از جنس تحویل شدنی ها(محصول ها) هستند.

جهت ایجاد WBS دو رویکرد ی تواند برای مشخص سازی فعالیت های پروژه استفاده شود.اولین رویکرد رویکرد از بالا به پایین است و دومین، رویکرد از پائین به بالا.

رویکردهای مدیریت پروژه

رویکرد بالا به پائین در سطح هدف شروع می شود و پی در پی کار را به سطوح پائین تر تقسیم می کند تا زمانی که بخش ها قانع شوند که کار کاملاً تعریف شده است. زمانی که فعایت های پروژه با استفاده از رویکرد بالا به پایین تعریف شدند ، آنها در یک سطح مناسب از جزئیات تعریف خواهند شد تا به شما در تخمین زمان ، هزینه و نیاز های منابع ،ابتدا در سطح فعالیت و سپس در پیوستن به سطح پروژه کمک کنند.

رویکرد پایین به بالا برای مشخص سازی فعالیت ها در پروژه استفاده می شود این رویکرد بیشتر شبیه به یک جلسه طوفان مغزی است تا یک رویکرد برنامه ریزی برای ساخت WBS .رویکرد پادین به بالا به صورت در گام های ابتدائی همانند رویکرد بالا به پادین است یعنب تمام تیم برنامه ریزی روی سطح اول پروژه توافق می کنند.سپس تیم برنامه ریزی به گروه هائی تقسیم می شوند.

مثال: یک نمونه WBS  پروژه لوله کشی گاز را که در شکل زیر نشان داده شده است

ساختار شبکه
در شروع برنامه ریزی ،لازم است کارها یا فعالیت هایی که باید در یک پروژه ،عملی شوند تعریف شده و وابستگی های بین آنها معلوم گردد.لذا نمایش شبکه ای یک پروژه از اولین اقدامات در امور برنامه ریزی می باشد نمودار شبکه ای به صورت های مختلف قابل ارائه می باشد ولی متداولترین آنها از نوع شبکه های برداری و گره ها می باشند.

تعاریف مرتبط با شبکه

  • شبکه هایی که در آنها فعالیت ها بر روی کمانها نشان داده می شوند را شبکه برداری AOA نامند .
  • شبکه هایی که در آنها فعالیت ها بر روی گره ها نشان داده می شوند را شبکه گره ای یا AON نامند.
  • فعالیت:جزئی از پروژه است که انجام آن به صرف زمان ،منابع ،انرژی ،نیروی انسانی و …دارد و دارای نقاط آغاز و پایان قابل تعریف هستند.
  • رویداد یا گره: نقاط آغاز یا پایان یک فعالیت ،یا دسته ای از فعالیت ها را رویداد گویند.رویدادها عبارت از مقطع زمانی می باشند و لذا در برگیرنده زمان نبوده بلکه نشان دهنده تاریخ ها می باشند.
  • فعالیت پیش نیاز:فعالیت A را در صورتی پیش نیاز فعالیت B می گویند که بلافاصله بعد از تکمیل A فعالیت B قابل شروع شدن باشد.
  • فعالیت وایسته / پی آمد: فعالیت B را در صورتی وابسته به فعالیت A می گویند که فعالیت B بلافاصله بعد از تکمیل A قابل شروع شدن باشد.
  • شبکه: مجموعه ایست که نشان دهنده فعالیت های لازم از آغاز تا پایان یک پروژه و وابستگی های بین آنهاست.مثلاً شبکه زیر:

خلاصه و جمع‌بندی

مدیریت پروژه به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی هم‌چون فرایندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی انجام می‌پذیرد. چرخه حیات پروژه شامل طی مراحلی نظام‌مند است. ین مراحل باید بصورت گام‌هایی پیاپی طی شود تا موفقیت اجرای پروژه تضمین شود. مدیریت ‌پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده‌ پروژه، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسک است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است.

استفاده مناسب از زمان و صرف هزینه های معقول در اجرا و پیاده سازی پروژه ها بر کارشناسان و متخصصین حوزه مدیریت پروژه، پوشیده نیست. مدیریت پروژه امروزه با توجه به پیچیده تر شدن پروژه ها، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می باشد. روش های سنتی مدیریت پروژه دیگر جوابگو نبوده و نمی تواند موفقیت پروژه را در سه حوزه اساسی زمان، هزینه و کیفیت تأمین کند. مهندسین صنایع و عمران و سایر مهندسین و کارشناسان در حوزه پیاده سازی پروژه های مختلف، می توانند با فراگیری مفاهیم بنیادین مدیریت پروژه باعث ایجاد تحول در پروژه های مختلف شوند.

منبع: مدیریت پروژه نوشته مریم عدن‌ور نشر الکترونیک پارس مدیر


پرسشنامه مدیریت پروژه

پرسشنامه های استاندارد مدیریت پروژه بصورت فایل ورد همراه با روایی و پایایی و منبع شناسی معتبر