تامین‌کننده Supplier

تامین‌کننده Supplier فرد یا سازمانی است که مواد اولیه، محصولات یا خدمات را برای دیگر افراد یا سازمان‌ها آماده می‌کند. نقش این مجموعه در مدیریت زنجیره تامین کلیدی است و حلقه نخست این زنجیره را تشکیل می‌دهند. تامین‌کنندگان باید مواد و محصولات اولیه با کیفیت را در اختیار سایر حلقه‌های زنجیره قرار دهند.

انتخاب یک فروشنده‌ مناسب برای مواد اولیه یا کالا در هزینه‌های یک شرکت تاثیر مستقیم و زیادی دارد. بنابراین لازم است برای انتخاب درست تامین‌کنندگان به صورتی نظام‌مند عمل شود تا به انتخاب خود اطمینان پیدا کنید. سپس خرید خود را از فروشنده‌ انتخاب‌شده انجام بدهید. در خریدهای شخصی نیز این موضوع اهمیت دارد ولی در بازاریابی صنعتی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. میزان تمرکز سازمان‌ها در این حوزه در نهایت به مبحث مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان انجامیده است.

برای موفقیت در بازارهای رقابتی کنونی انتخاب عرضه‌کنندگان محصولات و خدمات بسیار مهم است. در این راستا اصول و قواعدی وجود دارد که به سازمان در دسترسی به اهدافش از ارتباط با عرضه‌کنندگان کمک می‌کند. این نکات چه برای تامین مواد اولیه و خام و چه برای تهیه‌ هر نوع کالا و محصول مورد نیاز سازمان مفید است. نظر به نقش کلیدی تامین‌کنندگان در زنجیره تامین در این مقاله کوشش شده است تا مفهوم تامین‌کننده به صورت زیربنایی تشریح شود.

تامین‌کننده کیست؟

همه ما می دانیم که سالیان سال است تجهیزات صنعتی و مکانیکی عضو جدایی ناپذیر هر خانه و کارخانه ای شده اند. اما آیا تا به حال از خود پرسیده ایم که چگونه این تجهیزات دقیقا متناسب با نیاز انسان ها و به شکلی بهینه انتخاب شده و به دست آنان میرسند؟ برای مثال اگر فردی بخواهد وسیله ای را تهیه کند چه معیارهایی را باید مد نظر قرار دهد؟ چه مشخصات فنی مانند جنس، ابعاد و اندازه و توان را در نظر بگیرد؟ و از همه مهم تر آن محصول را از چه برند و از کجا تهیه نماید؟ پاسخ سوالات فوق را می‌توان در تامین کنندگان یافت.

تامین‌کننده مجموعه ای است که شناخت کافی از صنعت به عنوان عرضه کننده محصولات و هم چنین از بازار به عنوان تقاضا کنند همان محصول را دارد. با استفاده از همین دانش و شناخت می تواند محصولات مورد نیاز بازار و در نتیجه مصرف کننده ها را، دقیقا متناسب با نیاز آن ها تامین نماید.

تامین کنندگان به رفاه تقاضا کنندگان اهمیت زیادی می‌دهند. از این رو تنها به ارائه محصول به تنهایی اکتفا نمی کنند. بلکه تجهیزات جانبی همراه با آن محصول و خدمات پس از فروش آن را نیز به خوبی تامین می نمایند. از این رو بدون وجود تامین کننده عملا ارتباط میان بازار و صنعت فلج شده و یا از بین می رود.

بیایید صنعت، تامین کننده و بازار را در خانه اقتصادی یک کشور به پدر، مادر و فرزندان یک خانواده تشبیه کنیم. در این خانواده تنها زمانی رشد و توسعه محقق می شود که مادر، تجربه و شناخت کافی نسبت به نیاز فرزندان و پتانسیل درآمدی خانه داشته باشد. تامین کنده های صنعتی نیز چنین وظیفه مهمی را به عهده دارند.

معیارهای انتخاب تامین‌کننده

یکی از مسائل اصلی دانشجویان مدیریت تولید و مدیریت بازاریابی بحث انتخاب تامین‌کننده مناسب است. در این راستا شناسایی معیارهای ارزیابی تامین‌کنندگان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. برای انتخاب بهترین عرضه‌کننده ابتدا باید معیارهای اصلی شناسایی شود. این کار با آنالیز کردن کسب و کار خود می‌توانید انجام دهید. از مدیریت ارشد خود برای تهیه‌ این فهرست کمک بگیرید و نظرات آن‌ها را بپرسید. این فهرست شامل تمامی معیارهایی است که شرکت‌های تامین‌کننده باید داشته ‌باشند تا نیازهای مورد نظر سازمان شما را برآورده کنند. پس باید این فهرست را با توجه به معیارهای سازمان تکمیل کنید.

به‌طور غیر رسمی و در حالت کلی، زمینه‌های معیار برای انتخاب یک تامین کننده این موارد هستند:

  • قیمت
  • کیفیت و امنیت
  • تحویل کالا
  • سرویس‌دهی
  • مسئولیت‌های اجتماعی
  • سهولت و سادگی
  • ریسک
  • مهارت و چابکی

مواردی که به‌صورت جزئی‌تر در فهرست خود می‌آورید، ممکن است به این شکل باشد:

  • مراجع قابل دسترسی
  • قوانین بازگرداندن کالا
  • شرایط و نحوه‌ پرداخت پول
  • روش دریافت کالا
  • ضمانت کیفیت کالا
  • کمترین و بیشترین مقدار ممکن برای سفارش
  • مدت زمان بین دریافت سفارش تا تحویل کالا

بسته به موقعیت شرکت خود ممکن است بعضی از این معیارها را به‌کار ببرید و بعضی دیگر برای‌تان مهم نباشد. شما فهرست ویژه‌ خود را تهیه کنید. تمام مواردی را که می‌دانید برای رفع نیاز شرکت خودتان حائز اهمیت است، بنویسید. نوشتن این لیست به شما کمک می‌کند در تک‌تک این موارد، شرکت تامین‌کننده را مورد ارزیابی قرار دهید و پتانسیل او را در هر یک از موارد بررسی کنید. برای مطالعه بیشتر می‌توانید از پرسشنامه انتخاب تامین‌کننده استفاده کنید.

جستجوی تامین‌کنندگان و دریافت پیشنهادها

سیاست شرکت شما برای بیان نیازهای خود به‌چه صورت است؟ آیا روش اطلاع‌رسانی عمومی در نشریات تجاری و اعلام مناقصه و مزایده را در پیش گرفته یا اینکه استراتژی شرکت بر مبنای تماس‌ مستقیم با تامین کنندگان انتخابی برای دریافت پیشنهاد و تخمین قیمت است؟ این بستگی به گستردگی و نوع فعالیت شرکت دارد.

بهتر است یک بازه‌ زمانی را برای انتخاب تامین‌کننده اختصاص بدهید. در میان تامین‌کنندگان جستجو کنید و لیستی از تامین‌کنندگان را انتخاب کنید. اما حواستان باشد که همه‌ آن‌ها نمی‌توانند نیازهای شما را برآورده کنند. چیزی که باید از تامین‌کننده‌ها بخواهید، این است که در پیشنهاد خود جزئیات کاملی درباره محصولات و خدمات مورد نیازتان بیاورند و مشخص کنند به چه دلیل باید از آن‌ها خرید کنید. حتی اگر بخواهید یک فلش مموری تبلیغاتی هم خریداری کنید، باید جزئیات کاملی را به شما ارائه دهند.

ممکن است بعد از بررسی و مصاحبه و تحقیق درباره‌ پیشینه‌ تامین‌کنندگان، تعدادی را انتخاب کنید و در مورد آن‌ها اطلاعات بیشتری بخواهید. به این منظور باید یک RFI تنظیم کنید که در واقع یک نامه یا فرم تقاضای اطلاعات است (Request for Information) و سپس آن‌ را برای شرکت فروشنده بفرستید یا ایمیل کنید.

مرحله‌ بعد می‌تواند بررسی پاسخ‌های رسیده از تامین‌کنندگان باشد.

تدوین مسیر انتخابی RFP و RFQ

حالا که نیازهای کسب و کار خود را تحلیل کردید و لیستی از تامین‌کنندگان مورد نظر را به‌دست آوردید، کار را شروع کنید. شما بر اساس نوع تعامل شرکت، مسیر خود را برای دریافت پیشنهادات تامین کنندگان انتخاب کرده‌اید. این مسیر می‌تواند درخواست پیشنهاد از تامین کنندگان منتخب با ارسال RFP (Request for Proposal) یا RFQ (Request for Quotation) باشد. ممکن است شما به‌صورت عمومی از تامین‌کنندگان بخواهید پیشنهادات خود را در مورد کالای مورد نیاز شما برای‌تان بفرستند، یا اینکه خودتان به‌طور مستقیم از تامین‌کنندگان انتخابی درخواست پیشنهادی با جزئیات مشخص کرده باشید.

برای بررسی پیشنهادهای رسیده از فروشندگان، باید نکاتی را در مورد پیشنهاد مناسب بدانید. یک پیشنهاد خوب شامل تمرکز ویژه بر نیازهای اصلی خریدار است. اسناد ارائه‌ پیشنهاد توسط تامین‌کننده باید شامل جزئیات کامل و دقیقی در مورد محصول یا خدمت مورد نظر باشد. این جزئیات شامل تاریخ تحویل، مقدار و تعداد کالا و کیفیت استانداردهای تعیین شده در لیست معیارهای شما است. از پیشنهاد دهندگان بخواهید اطلاعات را با جزئیات پروسه‌ای که برای تولید محصول طی می‌کنند، در پیشنهاد خود بنویسند.

ارزیابی پیشنهادات و انتخاب یک تامین‌کننده

حالا وقت آن شده که پیشنهادات رسیده از سوی تامین‌کنندگان را بررسی و مقایسه کنید. این بررسی را طبق چک لیست معیارها که در مرحله‌ اول تهیه کردید، انجام دهید. مواردی را که در ارائه‌ پیشنهاد بیان شده مرحله به مرحله مرور کنید تا بفهمید آیا با نیازهای شما همخوانی دارند یا خیر. در این مرحله ناچارید معیارهای خود را اولویت‌بندی کنید و براساس اولویت‌ها تصمیم بگیرید. چرا که ممکن است هر تامین‌کننده‌ای در یکسری از معیارهای شما پیشنهاد بهتری ارائه داده‌باشد.

مثلا ممکن است در معیارهای سازمان‌تان زمان تحویل کالا اهمیت بیشتری نسبت به قیمت آن داشته باشد. بنابراین تامین‌کننده‌ای که زمان تحویل کوتاه‌تری در پیشنهادات خود عنوان کرده نسبت به تامین‌کننده‌ای که قیمت کمتری پیشنهاد داده در اولویت قرار خواهد گرفت.

برای مثال ممکن است انتخاب دو تا از تامین‌کنندگان برای شرکت شما کل معیارهای خرید را پوشش بدهد، در حالی‌که انتخاب یک تامین‌کننده فقط نیمی از معیارها را تحت پوشش قرار دهد. حالا باید این سوال را بپرسید که آیا هنوز هم اصرار بر انتخاب یک تامین‌کننده است یا می‌شود از دو تامین‌کننده خرید کرد؟ در مجموع هرچه محدودیت کمتری داشته‌باشید، قدرت و انعطاف‌پذیری در انتخاب نهایی بیشتر است.

در این مرحله لازم است با تیم مدیران ارشد خود مشورت کنید. هر نیازی را که در پیشنهاد ارائه شده است، به یک ارزش مهم سازمان خود ربط بدهید و ببینید آیا آن معیار را پوشش می‌دهد یا خیر. به‌طور مثال در زمینه‌ کیفیت کالا ممکن است شرکت شما معیار مشخصی داشته باشد. این معیار را با آنچه در نامه‌ پیشنهاد فروشنده آمده است، مقایسه کنید.

بعد از مقایسه‌ معیارها به هر قسمت نمره‌ای اختصاص بدهید. در پایان با توجه به تمامی معیارها یک نمره‌ نهایی برای هر تامین‌کننده در نظر بگیرید تا بتوانید برنده‌ نهایی را از بین تامین‌کنندگان مشخص کنید.

خلاصه و جمع‌بندی

به خاطر داشته باشید که حتی مورد اعتمادترین فروشندگان نیز ممکن است اشتباه کنند. پس هیچ‌گاه اعتماد مطلق نکنید و روند کار تامین‌کنندگان را زیر نظر بگیرید. ببینید نحوه‌ تعامل آن‌ها با شما چگونه است. چطور و با چه کیفیتی به سوالات شما پاسخ و خدمات پس از فروش را به چه صورت انجام می‌دهند. روی تمام مراحل کار فروشنده نظارت کامل داشته باشید.

مطمئن شوید که آن‌ها نقطه‌ ارتباطی مستقیمی در شرکت شما دارند که با بررسی‌های منظم کار، شرکت را به‌درستی راهنمایی می‌کند. این بررسی‌ها کمک می‌کند که هنگام بستن قرارداد و نهایی شدن خرید،‌ جایگاه و موقعیت خود را بدانید.

دنبال کردن این مراحل به یک مامور خرید کمک می‌کند در پایان از انتخاب تامین‌کننده برای شرکت خود، اطمینان کافی داشته باشد. چون فروشنده‌ای را انتخاب می‌کند که می‌تواند نیازهای شرکت را کاملا پوشش بدهد و کالا و خدمات درست را به شرکت عرضه می‌کند. مثل تحویل به‌موقع کالا، قیمت مناسب و خدمات پس از فروش خوب. سعی کنید این مراحل را به‌درستی و دقت بگذرانید. چرا که انتخاب تامین‌کننده‌ درست کمک زیادی به افزایش بازدهی شرکت و کاهش هزینه‌ها می‌کند.