تدارکات الکترونیک
تدارکات الکترونیک (Electronic procurement) فرایند درخواست، سفارش‌دهی و خرید محصولات و خدمات با استفاده از اینترنت یا سایر ابزارهای الکترونیکی است. این شیوه از تامین بیشتر در بازاریابی صنعتی (B2B) کاربرد دارد. با این وجود در روابط سازمان با مشتری (B2C) و سازمان با دولت (B2G) نیز استفاده می‌شود.
در تدارکات الکترونیک که به اختصار E-procurement نامیده می‌شود برخلاف تجارت الکترونیک از یک سیستم بسته استفاده می‌شود. در اینجا بر رابطه با یک دسته تامین‌کننده مشخص تمرکز می‌شود و برای کاربران ثبت شده قابل دسترس است. این شیوه، روابط میان تامین‌کنندگان برتر با مشتریان را از طریق مناقصه، فروش و آگهی‌های سفارشی، تسهیل می‌کند. به علت مزایای فراوانی که این شیوه دارد در مدیریت زنجیره تامین و بویژه زنجیره تامین الکترونیکی جایگاه ویژه‌ای دارد.
استفاده از E-procurement در دهه ۱۹۸۰ میلادی همزمان با معرفی سیستم تبادل الکترونیک داده‌ه (EDI) مطرح شد. یک دهه بعد با توسعه EDI سازمان‌ها توانستند کاتالوگ‌های خود را به صورت آنلاین در اختیار فروشندگان قرار دهند. امروز تدارکات الکترونیک بسیار گسترده‌تر شده است. این سیستم شامل ارزیابی و انتخاب بهترین تامین‌کننده جهت عقد قرار داد، ثبت آنلاین سفارش و پرداخت‌های الکترونیک است. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح بیشتر تدارکات الکترونیک پرداخته می‌شود.
تعریف تدارکات الکترونیک
تدارکات الکترونیکی شامل استفاده از اینترنت و فناوری‌های مرتبط جهت اجرای فعالیت‌های خرید می‌باشد. به علاوه، استفاده از سیستم‌های تدارک الکترونیکی با خودکار کردن تمامی فرایند خرید و در دسترس قرار دادن اطلاعات مربوط به سفارش و تقاضای موجود در زنجیره عرضه کالا تکامل یافته است. در واقع E-procurement استفاده از فناوری برای انجام عملیات زنجیره تامین است که اثربخشی و کارایی را بهبود می‌بخشد. برای سنجش این سازه از پرسشنامه تدارکات الکترونیک استفاده کنید.
مدیریت فرآیند تدارکات به عنوان یکی از فرآیندهای زنجیره تأمین با هدف کسب کالا یا خدمات مورد نیاز با کمترین هزینه و در بهترین شرایط زمانی، مکانی، کمی و کیفی است. در یک نگاه کلی، فرآیند تدارکات از مرحله شناسایی نیازمندی‌ها تا دریافت خدمات یا کالای خریداری شده برای رفع نیازمندی را شامل می‌شود. به دلیل ارتباطی که بین این فرآیند و دیگر فرآیندهای زنجیره تأمین وجود دارد، هرگونه بهبود در آن می‌تواند بر عملکرد کسب‌وکار و حتی کل زنجیره تأثیر بگذارد. در هر فرآیند تدارکات سه جزء اصلی وجود دارد که عبارت است از خریدار، فروشنده و موجودیت مورد معامله که هر یک از آنها دارای ویژگی‌هایی هستند و به نحوی در تصمیمات ظاهر می‌شوند.
ریسک تدارکات ناشی از احتمال وقوع ضرر و زیان در اثر کمبودهای قابل ملاحظه قابلیت اطمینان و انسجام سیستم تامین است. با توجه به اینکه زنجیره ممکن است در معرض خطرات داخلی و خارجی به خدمات و محصولاتش قرار بگیرد لازم است تمهیدات امنیتی به بهترین شکل ممکن رعایت شوند. همچنین ممکن است ریسک عملیاتی در اثر استفاده نادرست مشتری یا ناقص بودن سیستم‌ها و تجهیزات خدمات الکترونیک بوجود آیند. ریسک‌های تدارکات در اثر دسترسی به سیستم‌های کلیدی اطلاعاتی و مدیریت ریسک و همچنین دسترسی به اطلاعات ایجاد می‌شوند.
مزایای پیاده‌سازی سیستم تدارکات الکترونیک
پیاده سازی یک سیستم تدارک الکترونیک مزیت‌های زیادی برای شرکت‌های به خدت گیرنده چنین امکاناتی دارد. در اینجا به اختصار مهم‌ترین مزایای بکارگیری سیستم‌های تدارک الکترونیک بیان می‌شوند:
- سودآوری بیشتر برای طرفین معامله
- افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها در ارتباط با سازمان‌ها، مشتریان و دولت
- خرید کاراتر درون ارگان‌های دولتی وشرکت‌ها با تسهیل و استاندارد سازی فعالیت‌های خرید
- بهبود شفافیت در همه عرصه‌های خرید
- افزایش توانایی مذاکره و بالابردن قدرت خرید
- مدیریت متمرکز قراردادها
- دسترسی بهتر طرفین به اطلاعات مناقصه‌ها و مزایده ها
- کنترل مخارج خریدهای پراکنده واستفاده بهتر از ارتباطات رسمی با شرکت‌های تأمین کننده
- جریان گردش کار بهتر و سریع تر بین شرکت‌ها و یا دولت با تأمین کنندگان
- افزایش توانایی همکاری فراهم‌کنندگان خدمات و صنعت برای برآورده‌سازی بهتر نیازهای تدارکاتی
- بهبود مدیریت مالی وایجاد میدان دید بهترو کنترل راحت تر برای متولیان بودجه
- پرداخت سروقت صورتحساب تأمین کنندگان
- قیمت پایین تر کالاها و خدمات ارائه شده به سازمان‌ها ی دولتی یا شرکت‌ها
- کاهش فوق العاده درزمان تهیه کالاها
- نگهداری بهتر سطح موجودی
- افزایش ابداعات و ابتکارات در تدارکات
- بهبود توانایی تحلیل و اندازه‌گیری مخارج وکارایی
- بیهنه‌سازی خدمات مشتریان
- بهبود مدیریت اطلاعات، ارتباطات و دانش ودرنتیجه بهبود عملیات تجاری
- بهبود و کارایی بیشتر فرایندها
- کاهش انواع هزینه‌ها ازجمله هزینه کارهای کاغذی و ثبت‌های تکراری
- دسترسی وسیع تربرای کسب‌و‌کارهای محلی و کوچک
خلاصه و جمع‌بندی
در عصر اطلاعات الگوی کسب‌وکار شرکت‌ها در حال تغییر است. گرچه بیشتر این تغییرات دارای روند مشخصی نیستند، ولی دارای نتایج عظیمی هستند که اثرات مداومی بر اقتصاد جهان می‌گذارند. افزایش دامنه جهانی شدن بازارها، توسعه سریع فناوری اطلاعات و شبکه‌های رایانه ای، افزایش اهمیت خدمات و تغییر در سلیقه ها، مطالبات و خواسته‌های مشتری، نمونه‌ای از این اثرات به شمار می‌روند. تمام این تغییرات در تجارت به طور همزمان و بسرعت رخ می‌دهند و موجب شده‌اند که سازمان‌ها در فرایند درونی خود تجدید نظر کنند تا بتوانند روش‌های مؤثر را برای صرفه جویی در مخارج خود پیدا کنند.
در سال‌های اخیر، هزینه‌های تدارک الکترونیکی تا حد زیادی کاهش یافته؛ به طوری که شرایط بیشتری برای انتخاب توسط خریداران و عرضه کنندگان فراهم آمده و این مسأله باعث کیفیت بالاتر، بهبود وضعیت ارسال و تحویل، کاهش امور اداری و هزینه‌های اجرایی هم شده است. با توجه به مزایای بالقوه اینترنت و دیگر فناوری‌های مرتبط به وب برای ایجاد تحول در فرایند تدارکات، شرکت‌های متعددی در سراسر جهان در حال حاضر تدارک الکترونیکی را به عنوان تلاشی برای نفوذ در زیرساخت‌های فناورانه پذیرفته‌اند.
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارسمدیر
مدیریت تولید | ۱۲ اسفند ۰۰
