شفافیت سازمانی

شفافیت سازمانی چیست؟

شفافیت سازمانی Organizational transparency به معنای تسهیم و تشریک اطلاعات مثبت و منفی با کارکنان سازمان به صورت روشن می‌باشد. اطلاعات خواه مثبت، منفی یا خنثی باشد باید با کارکنان سازمان در میان گذاشته شود. براساس این دیدگاه کارکنان مسئول موفقیت یا شکست سازمان هستند بنابراین باید در مورد مسائل درونی آن آگاه باشند. هر چه کارکنان بیشتر در مورد سازمان آگاهی داشته باشند، بیشتر خود را جزئی از آن سازمان می‌دانند. این مفهوم که از ادبیات علوم سیاسی وام گرفته شده است در تئوری‌های مدیریت جایگاه خود را پیدا کرده است. شاید بتوان ادعا کرد وجود شفافیت سازمانی زمینه‌ساز شفافیت سیاسی بویژه در اقتصادهای دولت‌محور می‌باشد.

در دنیای کنونی، سازمان‌ها برای حفظ بقا، به طور پیوسته عملکرد خود را بررسی و بهبود می‌بخشند. جریان آزاد اطلاعات و شفافیت سازمانی، سطوح اعتماد و کار تیمی را ارتقاء می‌دهد. همچنین از وقوع بسیاری از اختلافات پرهزینه، جلوگیری می‌کند. شفافیت عملکرد برای خلق یک محیط کار مشارکتی که به کارمندان انرژی و انگیزه می‌بخشد، ضروری است. همان‌طور که فقدان شفاف‌سازی، تأثیرات منفی خود را روی روحیه کارمندان، عملکرد و حتی سود شرکت نشان خواهد داد. سک سازمان موفق در دنیای کسب‌وکار امروز باید اطلاعات را در اختیار کارکنان خود قرار دهد. به دیگر سخن باید نیروی انسانی را محرم خود دانسته و مدیریت مشارکتی را تقویت کند. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح شفافیت سازمانی پرداخته شده است.

تعریف شفافیت سازمانی

شفافیت به معنای ادراک از کیفیت اطلاعاتی است که به‌طور آگاهانه از جانب فرستنده اطلاعات به اشتراک گذاشته شده است. برخلاف آنچه که اکثر پژوهشگران تصور می‌کنند، شفافیت یک سازه تک بعدی نیست. این مفهوم ترکیبی از ویژگی‌هایی همچون آشکارسازی اطلاعات، وضوح اطلاعات و صحت اطلاعات است. در بافت سازمانی، شفافیت معمولاً به معنای باز بودن و سهولت دسترسی به اطلاعات است. شفافیت سازمانی را فرایند تضمین پاسخگویی از طریق آشکارسازی به موقع اطلاعات تعریف می کنند.

شفافیت تلاش هایی آگاهانه برای دردسترس قرار داد اطلاعاتی خواه مثبت و خواه منفی است که از لحاظ قانونی قابل افشاسازی هستند. اطلاعاتی که دقیق، به‌هنگام، متوازن و خالی از ابهام هستند و با هدف حفظ و ارتقای قابلیت پاسخ‌گویی منطقی سازمان‌ها در قبال اعمال، خط مشی‌ها و فعالیت‌هایشان، در دسترس عموم قرار می‌گیرند..
براد راولینز

یکی از بهترین راهکارهای جریان آزاد ارتباطات، این است که تا حد ممکن تعداد جلسات غیر ضروری و برنامه‌ریزی‌شده را کاهش دهید و در عوض از اپلیکیش‌‌های ساده‌ی پیام‌رسان و سیاست درب‌های باز اطلاعاتی استفاده کنید. زمانی که دیوارها و موانع بین خودتان و کارمندان را کنار می‌زنید، نه‌تنها کارکنان به‌راحتی مسائل و ایده‌های مهم و فوری را به اشتراک می‌گذارند، بلکه سطح اعتماد درون‌سازمانی نیز افزایش می‌یابد.

ابعاد شفافیت سازمانی

براساس دیدگاه براد راولینز شفافیت سازمانی شامل چهار بعد مشارکت، اطلاعات بنیادی، پاسخگویی و پنهان‌کاری می‌باشد. برخی از شرکت‌ها علاوه بر سیاست جریان آزاد اطلاعات؛ جلسات و انجمن‌های منظمی را با حضور همه کارکنان و مسئولان و هیات مدیره برگزار می‌کنند. در این جلسات همه پرسنل می‌توانند هر سؤال و ابهامی که در ذهن دارند بپرسند. هیچ پرسشی بدون پاسخ نمی‌ماند؛ حتی اگر در مورد عملکرد مالی شرکت یا توضیح خواستن در مورد تصمیمات خاص باشد.

ابعاد شفافیت سازمانی

از لحاظ نظری «شفاف‌سازی» به سه دسته تقسیم می‌شود که با یکدیگر بی‌ارتباط نیستند. نوع نخست را «شفاف‌سازی اطلاعات» نام نهاده‌اند بدین ‌معنا که مردم باید از بازیگران و تصمیمات حکومتی آگاه شوند و به اطلاعات حکومتی دسترسی داشته باشند. نوع دوم یا «شفاف‌سازی مشارکتی» به این معناست که همه مردم باید بتوانند شخصاً یا از طریق نمایندگان خود به صورت شفاف در تصمیمات سیاسی شرکت کنند. برخی محققان اساساً مشارکت را مستلزم شفاف‌سازی اطلاعات دانسته‌اند. سومین نوع «شفاف‌سازی پاسخگویی»‌است؛ یعنی حکومت یا هر نهاد تصمیم‌گیرنده، ناظر و جز آن، هنگام تخلف از قانون یا هنگامی که عملکرد آن تاثیر جدی بر منافع مردم دارد در برابر نظام قضایی و نیز در برابر افکار عمومی به طور صریح و روشن پاسخگوی عملکرد خود باشد.

شفافیت نهادی و فردی

در یک تقسیم بندی، می توان شفافیت را به دو مقوله نهادی (سازمانی) و فردی تقسیم کرد:در هر جامعه ای نهادهای مختلفی تمشیت امور آن جامعه را بر عهده دارند. منظور از شفافیت نهادی این است که مردم بدانند این نهادها کدامند؟ چه کسانی آنها را اداره می کنند؟ بودجه آنها از کجا تأمین می شود؟ با چه آیینی و راجع به چه اموری تصمیم می گیرند؟ اگر امور مختلف جامعه را به سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، نظامی و فرهنگی دسته بندی کنیم مردم بدانند در مورد هر یک از این امور چه مراجع و نهادهای تصمیم گیر در کشور وجود دارد، ترکیب آنها چگونه است؟ بودجه آنها از کدام محل تأمین می شود؟ آیین تشکیل جلسات برای تصمیم گیری جمعی در آنها چگونه است؟

برخی افراد به لحاظ موقعیت اجتماعی خاصی که در جامعه پیدا می کنند بر امور و سرنوشت دیگر اعضای جامعه تأثیرگذار می شوند. از این رو، افرادی که قانوناً و رسماً خود را نامزد تصدی سمتهای سیاسی می کنند نظیر نمایندگان مجلس یا به این سمت ها انتصاب میشوند نظیر وزیران کابینه، روسای سازمانهای دولتی و افرادی که به نحو بالفعل بر سرنوشت مردم تأثیرگذار هستند نظیر مدیران بنگاههای بزرگ اقتصادی یا سازمان های غیردولتی، خواسته یا ناخواسته خود را در معرض سوال و پاسخگویی قرار می دهند. اقتضای این پاسخگویی، شفافیت است. از این رو، ممکن است لازم باشد وضعیت دارایی، درآمد و منافع این اشخاص برای عموم افشا شود یا رسانه ها مجاز شناخته شوند تا نکات مثبت و منفی داستان زندگی آنها را منتشر کنند و زندگی آنها را تحت نظر قرار دهند.

مزایای شفافیت در یک سازمان

شفافیت در کار منجر به مزایای محسوس زیر می‌شود:

شفافیت باعث ایجاد اعتماد سازمانی می‌شود. شفافیت کلید برای ایجاد اعتماد در یک سازمان است. هر چه بیشتر با کارمندان خود شریک شوید، ایمان بیشتری به شما خواهد داشت.

شفافیت برای استخدام خوب است. یک بررسی اخیراً ثابت کرده‌است که ۸۷ درصد مردم می‌خواهند برای شرکت‌های شفاف کار کنند. هر چه بیشتر در ارزش‌های خود و فرهنگ شرکت شفافیت بیشتری ایجاد کنید، بیشتر شهرت خواهید یافت، که شما را به کارفرمای مطلوب‌تری تبدیل خواهد کرد.

شفافیت موجب افزایش انگیزش نیروی انسانی و رضایت شغلی می‌شود. اگر در این فکر هستید که چگونه به کارمندان خود انگیزه دهید تا به یک استاندارد بالاتر عمل کنند، بهتر است موضع شفاف‌تری بگیرید. چرا که شفافیت می‌تواند به کارمندان انگیزه دهد که بیشتر و سخت‌تر کار کنند.

شفافیت منجر به بهسازی نیروی انسانی می‌شود. وقتی کارمندان بیشتر در مورد شرکت خود آگاهی دارند، به طور کلی بیشتر اهمیت می‌دهند و به شدت درگیر کسب‌وکار خود می‌شوند.

شرکت‌های شفاف بادوام هستند. شرکت‌های شفاف به طور کلی از سودآوری بیشتر سود می‌برند و در افزایش نوآوری و تصمیم‌گیری صحیح و عقلایی بهتر هستند.

خلاصه و جمع‌بندی

منظور از شفافیت موضوعی آن است که برخی از امور و موضوعات که در هر جامعه ای از اهمیت بسیاری برای مردم برخوردارند و زندگی آنها کاملاً از وضعیت این امور متأثر می شود باید برای مردم شفاف باشند. این امور عبارتند از امور سیاسی، اقتصادی، فرهنگی ، اجتماعی، قضایی، تقنینی، اداری. البته شدت و ضعف شفافیت در امور مختلف ممکن است متفاوت باشد.شفافیت سیاسی طیف وسیعی از موضوعات نظیر شفافیت نهادها و مقامات و فرایندهای سیاسی را شامل می شود. شفافیت نهادهای سیاسی نظیر مجلس و کابینه، شفافیت وآزادی بیانهای سیاسی بویژه انتقاد از نهادها و مقامات سیاسی، تحدید حریم خصوصی مقامات دولتی، وضع قوانین سپر در برابر دعاوی هتک حرمت از سوی مقامات دولتی نظیر نمایندگان مجلس، شفافیت هزینه های انتخاباتی ، شفافیت وضعیت دارایی مقامات دولتی از جمله مهمترین مسایل مطرح در حوزه شفافیت سیاسی است.

در بعد اقتصادی، شفافیت در مورد موضوعات مختلفی مطرح می شود. بنگاه‌های اقتصادی، منابع و ثروت های ملی ،قراردادهای دولتی، بازار سرمایه و اوراق بهادار، خصوصی سازی، مقررات گذاری اقتصادی و صدور مجوزهای دولتی، اطلاعات و آمار اقتصادی، نظام مالیاتی و بودجه سالانه کل کشور از مهمترین موضوعات اقتصادی هستند که قویاً با شفافیت مرتبط می شوند. حوزه فرهنگ شاید در مقایسه با حوزه سیاست یا اقتصاد کمتر در معرض سیاست های شفاف سازی بوده است. اما در کشورهایی که صنعت فرهنگ وجود دارد و نیز درکشورهایی که سیاستگذاری عمومی مبتنی بر مشورت و مشارکت عمومی است شفافیت امور فرهنگی نیز اهمیت روزافزونی پیدا کرده است. به‌طور کلی می‌توان گفت شفافیت سازمانی کلید موفقیت در دستیابی به اهداف سازمانی است.