مدیریت بر مبنای هدف (MBO)
مدیریت بر مبنای هدف (MBO) یک مدل مدیریت استراتژیک است که با تعریف روشن و درست هدف‌های سازمان می‌کوشد عملکرد شغلی و عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. این رویکرد نخستین بار توسط پیتر دراکر معرفی گردید و خیلی زود در تئوری‌های مدیریت گسترش پیدا کرد.
مدیریت بر مبنای هدف برگردان پارسی Management By Objectives است که با فرم کوتاه MBO نشان داده میشود. این روشی برای افزایش مشارکت و درگیر ساختن کارکنان است که در آن مدیر به اتفاق کارکنان اهداف را برای یک دوره زمانی مشخص تعیین نموده، ثبت و نظارت می‌نمایند. هدف‌ها و برنامه‌های سازمان از بالا به پایین سازمان جریان یافته و در قالب هدف‌های فردی برای کارکنان بازتعریف میشوند.
این روش مفهوم زیربنایی این برنامه‌ریزی سازمان است. به این معنی که سازمان و اعضای آن تنها به واکنش به وقایع و رخدادها اکتفا نخواهند کرد بلکه باید پیشگام باشند. رویکرد MBO مستلزم آن است که کارکنان اهداف فردی قابل اندازه گیری را براساس اهداف سازمانی تدوین نمایند. مدیریت بر مبنای هدف یک فعالیت مدیریت شده است که به وسیله آن همه اهداف فردی در راستای اهداف سازمانی قرار می‌گیرند. هدف‌ها به صورت سالانه نوشته شده و به منظور بررسی میزان پیشرفت به طور مرتب بررسی میشوند. میزان پاداش‌ها براساس میزان دسترسی به پیشرفت تعیین میشود.
مزایا و محدودیت‌هاهی مدیریت بر مبنای هدف
از مزایای این روش فراهم نمودن نقشه‌ای برای تعیین میزان تحقق اهداف است. اگر ندانید چه هدفی دارید به آنها نخواهید رسید. برنامه‌ریزی موجب میشود که رفتارهای فعالانه در پیش گرفته شوند. همچنین باعث میشوند که آمادگی رویارویی با موانع را داشته باشید. اهداف به صورت قابل سنجش تعریف شده‌اند به نحوی که به راحتی می‌توان آنها را متعادل نمود. به این ترتیب سازمان‌ها می‌توانند به اثربخشی بالاتر، استفاده بهینه از منابع، و بهبود فضای کاری و فرهنگ سازمانی دست یابند.
محدودیت‌های مدیریت بر مبنای هدف
به خاطر داشته باشید که MBO نیاز به اقدامات منسجم دارد. نباید از یک رویکرد غیرمنطقی و خشک استفاده شود. بعضی فعالیت‌ها آنقدر ساده هستند که هدف‌ذاری آنها بی‌معنی و تعیین اهداف سالانه برای آنها توجیه‌پذیر نیست. مثلا اگر کار شما مونتاژ دو قطعه باهم باشد تعیین اهداف فردی در این بخش واقعا ضرورتی ندارد.
چهار مورد از محدودیت‌های مدیریت بر مبنای هدف عبارتند از:
بیشتر از آنکه بروی تنظیم یک برنامه که واقعا قابل اجرا باشد تمرکز شود، بروی هدف‌گذاری تمرکز می‌کند.
سازمان اغلب از عوامل محیطی که مانع تحقق اهداف میشوند غفلت می‌کند عواملی مانند کمبود منابع یا ضعف حمایت از طرف مدیریت.
سازمان‌ها در نظارت صحیح بر تغییرات که ممکن است بازنگری در اهداف را ضروری سازند به خوبی عمل نمیکنند.
در نهایت فراموش می‌کنند که با عامل انسانی سروکار دارند.
گام‌های مدیریت بر مبنای هدف
پس از آشنایی با اهمیت مدیریت بر مبنای هدف چیست، باید شیوه اجرای آن را نیز بدانید. استراتژی مدیریت بر مبنای هدف نیازمند انجام گام‌های زیر است:
تعریف هدف‌های سازمان
تعیین اهداف سازمان بسیار مهم است و باید حدود ۱ تا ۳ هدف را در نظر داشته‌باشید که بتوانید در بلندمدت به آنها برسید؛ به عنوان مثال، اگر در بخش خدمات مشتریان کار می‌کنید، اهدافتان می‌توانند افزایش ۱۳درصدی رضایت‌مندی مشتری و کاهش زمان تماس مشتریان به ۲ دقیقه را شامل شوند.
تعریف هدف‌های کارمندان
در مرحله دوم مدیریت بر مبنای هدف باید اهداف کارمندان را تعریف کنید. هنگامی که اهداف خود را تعریف کردید، باید آنها را توسعه دهید یا مراحل دستیابی به آنها را تعریف کنید؛ به عبارتی، اهداف خود را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کنید تا برای پیروی از آنها در جهت تحقق اهدافتان جدول زمانی‌ای داشته‌باشید. اگر عضوی از تیمی هستید، مطمئن شوید که مراحل کار را با سایر اعضا در میان می‌گذارید تا همه با یکدیگر برای رسیدن به هدفی یکسان تلاش کنید.
نظارت مدام بر عملکرد و کنترل پیشرفت کارها
مدیریت بر مبنای هدف می‌تواند شیوه‌ی مدیریت مؤثرتری را تعریف کند؛ از سوی دیگر استراتژی مهمی برای مانیتورینگ کارکنان و میزان پیشرفت شغلی آنها نیز به شمار می‌آید. برای اطمینان از رسیدن به هدف‌های خود در جدول زمانی تعیین‌شده، باید پیشرفت کارهایتان را نیز کنترل کنید؛ بنابراین در مدیریت بر مبنای هدف، برگه‌هایی را برای بررسی میزان پیشرفت کارها و کنترل عملکرد کارکنان تهیه کنید و بکوشید که جلسات منظمی را با تیم خود برگزار کنید تا درباره‌ی موانع موجود بحث کنید و همچنین موفقیت‌ها را کنار یکدیگر جشن بگیرید.
سازگاری عملکرد و هدف‌ها
برای دستیابی به پیامدهای مدیریت بر مبنای هدف باید عملکرد و هدف‌ها سازگار باشند.
ارزیابی عملکرد
در مدیریت بر مبنای هدف مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان را کنترل و کارایی آنها را بررسی کنند. اگر لازم است که یکی از اعضای تیم خود را بیشتر راهنمایی کنید، می‌توانید بر میزان پیشرفت او نظارت کنید، از عملکرد او گزارشی تهیه کنید و درباره‌ی نحوه‌ی پیش‌بُرد کار با او صحبت کنید؛ البته سعی کنید که توصیه‌هایی عملی به کارکنانتان ارائه دهید تا بتوانند در کارشان از آنها بهره‌مند شوند.
ارائه بازخورد
یکی از مهم‌ترین قسمت‌های استراتژی مدیریت بر مبنای هدف، ارائه‌ی بازخورد مداوم درمورد عملکرد و اهداف موردنظر است. پس از اتمام یکی از اهداف یا مراحل، با تیم خود ملاقات کنید تا درمورد چگونگی رسیدن به آن هدف و چگونگی ادامه‌ی مسیر برای پیشرفت بیشتر صحبت کنید؛ همچنین، برای حفظ انگیزه و بهره‌وری کارکنان، بازخوردهای موثری را به تیمتان ارائه دهید یا در صورت لزوم، از عملکرد مناسب آنان قدردانی کنید.
بازبینی عملکرد
آخرین مرحله از فرایند ایجاد استراتژی مدیریت بر مبنای هدف «بازبینی عملکرد» است. پس از اتمام تحقق اهدافتان، باید کارکرد کلی هریک از اعضای تیم را بسنجید و عملکرد آنها را در طول پروژه بازبینی کنید تا مشخص کنید که در کجا برتری داشته‌اند و در چه حوزه‌هایی به پیشرفت نیاز دارند. ارائه‌ی نتایج حاصل از این بازبینی به کارکنان می‌تواند به آنها کمک کند تا به عنوان کارمند رشد کنند و در مسیر شغلی خود ارتقا یابند.
مدیریت برمنای هدف و تحول سازمانی
برای سازگار شدن با برنامه تحول سازمانی، فرایندهای هدف‌گذاری و بررسی عملکرد، باید از نوعی موضع تیمی برخوردار باشند. همچنین باید هم مشارکتی باشند و هم مبادله‌ای. معنای مدیریت مشارکتی و مبادله‌ای آن است که در هدف گذاری، زیردستان و فرادستان به همراه هم و در ارتباط متقابل با یکدیگر به هدف گذاری و ارزشیابی از نتایج حاصل از تحقق اهداف بپردازند.
اگر یک برنامه مدیریت بر مبنای هدف، از این نواقص پرهیز کند؛ حالت تنبیهی نداشته باشد؛ و جهت ایجاد فشار بر دیگران طراحی نشده باشد، باید اجزایی را از قبیل آنچه در زیر برمی‌شماریم، دارا باشد. این شیوه را مدیریت بر مبنای هدف براساس تشریک مساعی (یا همکاری براساس اعتماد متقابل) یا CMBO می‌نامند:
- تشخیص مشکلات از طریق همکاری مبتنی بر اعتماد متقابل
- افزایش مهارت‌ها در زمینه ارتباطات متقابل شخصی و فرایندهای گروهی
- مشارکت واقعی زیردستان در ساختاربندی‌های گروهی و در هدف گذاری
- رویکرد تیمی در بررسی اهداف فردی و گروهی و تحقق آنها
- بحث‌های روزافزون فردی و مشکل گشایی تیمی با مافوق‌ها
- یک رابطه کمکی مداوم درون تیم‌ها، و همچنین در روابط مافوق-زیردست
- توجه به اهداف شخصی و مسیر پیشرفت شغلی به عنوان مکملی برای اهداف سازمانی
منظور از مشارکتی و مبادله‌ای آن است که در هدف گذاری باید زیردستان و بالادستان به همراه هم و در ارتباط متقابل با یکدیگر به هدف گذاری و ارزیابی نتایج حاصل از تحقق اهداف بپردازند. در واقع ارزش مدیریت بر مبنای هدف در این است که می‌توان به وسیله آن هدف‌های کوچک سازمانی را به صورت هدف‌های ویژه برای واحدهای سازمان و اعضای آن تبدیل کرد.
خلاصه و جمع‌بندی
مدیریت بر مبنای هدف به فرایندی که مدیران و افراد بالا دست سازمان به کمک کارکنان و یا افراد پایین دست سازمان اهداف سازمانی را مشخص می‌کنند گفته میشود. همچنین معیارهای عملکرد و مسئولیت افراد در سازمان را شناسایی می‌کنند. درواقع اهدافی که در بالای سازمان تعیین میشود تبدیل به اهداف فردی در پایین سازمان میشود.
در حال حاضر، بسیاری از برنامه‌های مدیریت بر مبنای هدف به وسیله مدیران صفی یا به وسیله مدیران دوایر پرسنلی و منابع انسانی بدون شناخت مشکلاتی که باید حل شوند، طراحی میشوند. اگر تشخیصی وجود داشته باشد، ما شک نداریم که آن تشخیص به وسیله تعداد اندکی از افراد صورت گرفته است. به علاوه، عقیده ما آن است که بیشتر برنامه‌های مدیریت بر مبنای هدف، رویکردی تیمی را مورد استفاده قرار نمی‌دهند؛ و همین طور شناسایی کافی از وابستگی متقابل بین مشاغل را فراهم نمیکنند؛ و به جای کمک به بررسی فرهنگ تیم، گرایش به زیاد کردن رقابت مخرب درون تیم‌ها دارند.
با استفاده از MBO یک اسکلت، چارچوب و یا استخوان‌بندی برای به پایان رساندن طرح‌ها و کنترل در تیم‌های کاری ایجاد می‌کنیم. باید در سازمان هر یک از فرایندهای هدف‌گذاری و بررسی عملکرد از نوعی حمایت تیمی به صورت مشارکتی و مبادله‌ای برخوردار باشند تا با برنامه تحول سازمانی سازگار شوند.
تهیه و تنظیم: محبوبه برابسته
تئوری سازمان و مدیریت | ۱۲ فروردین ۰۲
