شرح شغل و شرایط احراز شغل

شرح شغل و شرابط احراز شغل از الزامات سازمان جهت تامین منابع انسانی برخوردار از توانایی‌های لازم برای انجام امور شغلی است. شرح شغل نشان می‌دهد که وظایف، فعالیت‌ها، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های هر یک از مشاغل سازمان چیست. شرایط احراز شغل ناظر بر شایستگی‌ها، مهارت‌ها و توانمندی‌های افراد برای تصدی یک شغل است.

این دو مفهوم مترادف هم نیستند و البته باهم متفاوت نیز نمی‌باشند؛ در واقع مکمل هم در فرایند استخدام و بکارگیری کارکنان می‌باشند. در صورتیکه نیروی انسانی براساس شرح شغلی انتخاب شود و شرایط احراز شغل را داشته باشد، تناسب فرد و سازمان وجود خواهد داشت. در این صورت بهبود مولفه‌های سنتی مانند رضایت شغلی، تعهد و انگیزش و به‌تبع آن عملکرد شغلی و عملکرد سازمانی میسر خواهد شد. نظر به اهمیت موضوع این مقاله به مفهوم شرح شغل و شرایط احراز شغل می‌پردازند.

تعریف شرح شغل و شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل بیانی از ویژگی ها و شایستگی های مورد نیاز کارکنان برای اجرای مطلوب وظایف و کارهای معین شامل یک شغل یا عمل خاص می باشد. شرایط احراز شغل از تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید. به عبارت دیگر، شرایط احراز شغل به عنوان حداقل صلاحیتی که فرد باید برای انجام موفقیت آمیز یک شغل معین داشته باشد، تعریف می شود.

تجزیه‌وتحلیل مشاغل سازمان

در حالی که شرح شغل فعالیت‌هایی را که باید انجام شود، توصیف می‌کند، شرایط احراز شغل، دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی را که یک فرد برای انجام رضایت‌بخش یک کار نیاز دارد، فهرست می‌کند. دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها (KSAs) شامل تحصیلات، تجربه، مهارت‌های کاری، توانایی‌های شخصی و نیازهای ذهنی و جسمی است.

شرایط احراز شغل برای کارمند ورود داده ها می تواند شامل سطح تحصیلات لازم، چند ماه تجربه کاری، توانایی تایپ ۶۰ کلمه در دقیقه، درجه بالای تمرکز بصری و توانایی کار تحت فشار زمان است. توجه به این نکته مهم است که شرایط احراز دقیق شغلی، مشخص می کند که یک فرد به چه KSA هایی برای انجام کار نیاز دارد، نه لزوماً شایستگی‌های محوری کارمند فعلی در حال حاضر داراست.

شرح شغل (Job description)

یکی از خروجی‌های تجزیه و تحلیل شغل شرح شغل است. منظور از شرح شغل سند مکتوبی است که کلیه اطلاعات مربوط به یک شغل خاص به‌صورت سیستماتیک در آن خلاصه می‌شود. به زبان ساده، شرح شغل ماهیت شغل را نشان می‌دهد. برخی از اطلاعاتی که ممکن است در شرح شغل ذکر شود شامل عنوان شغل، وظایف شغل، مسئولیت‌ها، اختیارات، شرایط و خطرات کاری و ماشین‌ها، ابزارها و تجهیزات کار است.

شرح شغل معمولاً قبل از شرایط احراز در آگهی‌های شغلی نمایش داده می‌شود و بخشی از اطلاعات موقعیت شغلی را که شرکت برای آن استخدام می‌کند ارائه می‌دهد. نمایش این اطلاعات در ابتدای آگهی شغلی برای متقاضیان مفید است. زیرا به آنها این امکان را می‌دهد که تصمیم بگیرند آیا می‌خواهند و آمادگی دارند تا این کار خاص را انجام دهند یا خیر. همچنین برای مدیران استخدام مفید است. زیرا می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه طرف‌های درگیر در فرایند استخدام درک درستی از این موقعیت شغلی پیدا خواهند کرد.

شرایط احراز شغل (Job Specification)

برخلاف شرح شغل، که اطلاعات مربوط به شغل را ارائه می‌دهد، شرایط احراز شغل ویژگی‌هایی را فهرست می‌کند که شاغل برای تصدی شغل باید واجد آن شرایط باشد. برخی از اطلاعاتی که ممکن است در شرایط احراز شغل ذکر شود شامل مدرک تحصیلی، تجربه در شغل یا صنعت خاص و مهارت‌های مرتبط است. برخی از این ویژگی‌ها ممکن است برای یک شغل خاص الزامی بوده و برخی ممکن است بسته به موقعیت، شرکت و صنعت ترجیح داده شوند.

اطلاعات شرایط احراز در آگهی شغلی بعد از اطلاعات شرح شغل می‌آید. این اطلاعات از این نظر مهم است که به متقاضیان شغل کمک می‌کند تا به‌سرعت تشخیص دهند آیا آنها برای انجام این کار واجد شرایط هستند یا خیر. مدیران استخدام و متخصصان منابع انسانی نیز می‌توانند با استفاده از شرایط احراز شغل اطمینان حاصل کنند که افراد واجد شرایط برای موقعیت‌های شغلی درخواست می‌دهند.

تفاوت های شرح شغل و شرایط احراز شغل

تفاوت ازنظر منشأ
منشأ سند شرح شغل، فرآیند تجزیه و تحلیل شغل است که بر شناسایی و تعیین جزئیات وظایف و الزامات شغلی خاص متمرکز است اما ابزار شرایط احراز از سند شرح شغل نشأت می‌گیرد. قبل از اینکه متخصص منابع انسانی بتواند ویژگی‌ها و شایستگی‌های لازم یک فرد را برای تصدی یک شغل خاص تعیین کند، باید ابتدا تعیین کند که این شغل چه وظایف و مسئولیت‌هایی را در بر می‌گیرد.

تفاوت ازنظر تعریف
شرح شغل سندی است که نمای کلی از وظایف، مسئولیت‌ها و عملکردهای یک شغل خاص در سازمان را بیان می‌کند. شرایط احراز سندی است که صلاحیت‌ها، ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌ها و… که یک فرد برای انجام کار نیاز دارد را مشخص می‌کند.

تفاوت ازنظر اجزا
اجزای اساسی شـرح شغلی عبارت‌اند از: هدف شغل، وظایف شغلی، مسئولیت‌ها، اختیارات، ابزارها و تجهیزات و شرایط کاری. مؤلفه‌های اساسی شرایط احراز عبارت‌اند از: تحصیلات، تجربه، سن، جنسیت، شایستگی‌های رفتاری، شایستگی‌های تخصصی و ویژگی‌های شخصیتی.

تفاوت ازنظر زمان کاربرد
شرح شغل خلاصه‌ای از کارهایی است که یک کارمند پس از انتخاب شدن انجام خواهد داد. در مقابل، شرایط احراز بیانیه‌ای است که نشان می‌دهد یک فرد برای انتخاب شدن چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد.

تفاوت ازنظر مزایا
با استفاده از شرح شغل وظایف سازمان به‌طور مشخص میان کارکنان تقسیم شده و سردرگمی در مورد اینکه کدام کارمند باید یک وظیفه خاص را انجام دهد، کاهش می‌یابد. شرایط احراز به مدیریت سازمان در اتخاذ تصمیماتی مانند ارتقا، ترفیع و انتقال کارکنان به مشاغلی که با شخصیت و مهارت‌های نرم و تخصصی آنها مطابقت دارد، کمک می‌کند.

سخن پایانی

تفاوت اساسی بین شرح شغل و شرایط احراز شغل را می‌توان این‌طور بیان کرد که اولی شامل تمام وظایف، مسئولیت‌ها، اختیارات و سایر اطلاعات شغلی است که جزئیات مربوط به کار را مشخص می‌کند؛ درحالی‌که مورد دوم شامل تمام مهارت‌ها، تجربه و شایستگی‌هایی است که شاغل برای انجام موفقیت‌آمیز کار به آنها نیاز دارد.