مدیریت فرایند کسب و کار

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

منبع: مدیریت فرایند کسب و کار نوشته فروغ عسکری و آرش حبیبی نشر الکترونیک پارس مدیر

در سال‌های اخیر، رویاروئی کسب و کارها با چالش تغییرات سریع محیطی، موجب شده است که فرایندها به دلیل ارتباطات متقابل مولفه‌های داخلی‌شان و تاثیرات متقابل خود با محیط، پیچیدگی بسیاری را نشان دهند. بنابراین سازمان‌ها برای وفق یافتن با محیط‌های پیچیده امروزی به قابلیت‌های مدیریت فرایند کسب و کار توجه بیشتری نشان می‌دهند.

مدیریت کسب‌وکار مجموعه فرایندهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارآیی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرایندها کارآیی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می‌سازند. از مدیریت کسب‌وکار (BPM) تحت عنوان مهندسی مجدد فرایندها (BPR) نیز یاد می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها دارای فرایند‌های کسب و کار هستند که این فرایند‌ها برای مدل کسب و کار آن شرکت منحصر به فرد خواهند بود. از آنجاییکه این فرایندها با توجه به شرایط خاص بازار، بارها و بارها تکامل می‌یابند، راه کار BPM که برمی‌گزینند، باید بتواند خود را با شرایط و نیازمندی‌های شرکت در پاسخ به شرایط جدید تطبیق دهد.شرکت‌ها برای بهره‌گیری اثر بخش از BPM باید تنها به داده‌ها و مدیریت داده‌ها متمرکز نشوند. بلکه شیوه فرایند‌گرا را برگزینند. این شیوه تمایزی بین کارهای انجام شده توسط انسان یا کامپیوتر قائل نمی‌شود.

اهمیت مدیریت فرایند کسب و کار

درجه‌ای از عملکرد عالی که یک موسسه می‌تواند به آن دست یابد به جریان فرایند کسب وکار که موسسه آن را تحت اختیار خود درآورده است بستگی دارد. برای عملکرد بهتر وکارایی بیشتر در خصوص جریان فرایند کسب وکار موسسه‌ها و سازمانها نیاز به یک ابزار اندازه گیری یکپارچه دارند که عدم وجود ان موجب ایجاد مشکلاتی برای سازمانها شده است در این تغییرات جهانی ،عملکرد بهتر موجب رقابت پذیری موسسه‌ها می‌شودیک موسسه نمی تواند فقط با چالشهای درونی بهبود فرایند کسب وکار به سوی عملکرد بهتر سوق یابد.

مدل سازی فرایند کسب وکار یکی از ابزارهای کسب وکار می‌باشد که به یک موسسه کمک می‌کند که به مزیت‌های رقابتی دست یاد و بهبود عملکرد کسب وکار و جریان فرایند کسب‌وکار می‌تواند یک نماینده بصورت سیستماتیک و طراحی شده توسط مدل تحلیل فرایند کسب وکار انجام یافته باشد. طراحی مجدد در یک موسسه می‌تواند موجب مزیتهایی از نظر رقابت پذیری شود.

مدیریت عملکرد و مدیریت فرایند کسب و کار

در این خصوص دیدگاه موجود این است که مدیریت عملکرد یکی از اجزای ضروری در بکارگیری مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) است. مدیریت فرایند کسب‌وکار بر مدیریت منابع و یک سلسله از سیستم‌های ارزیابی متکی است که چنین سیستم‌هائی، تنظیم اهداف، کنترل جریان‌ها و انجام اقدامات اصلاحی را میسر می‌سازند. کاربرد مدیریت فرایند کسب و کار از طریق مدیریت صحیح عملکرد موجب توسعه و رشد سازمان می‌شود.

سیستم مدیریت عملکرد به عنوان یکی از مهمترین وظایف مدیریت سازمان شناخته می‌شود و معمولاً سازمانها و خصوصاً شرکتهای تولیدی در عین جاری سازی آن، نتایج شفاف و مدونی از اجرای سیستم مدیریت عملکرد ندارند. انجام صحیح و اصولی مدیریت عملکرد استراتژیک بر بهسازی و افزایش توانمندی نیروی انسانی پوشیده نیست. نیروی انسانی به عنوان بزرگترین سرمایه یک سازمان همواره مورد توجه هر سازمان انتفاعی و غیرانتفاعی است.

امروزه فرایندهای کسب و کار، کلید موفقیت هر سازمان می باشند. بنابراین داشتن یک رویکرد مدیریت فرایند کسب و کار قوی در سازمان ها حایز اهمیت است، و سازمان ها به تجربه آموخته اند که مدیریت فرایند کسب و کار، سرمایه گذاری قوی در رویارویی سریع با تغییرات محیطی است. مدیریت فرایند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد موردنیاز سازمان ها، روشی یکپارچه و نظام مند را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندهای کسب و کار سازمان ها ارایه می نماید. در هر یک از فرایندها، افراد و سامانه ها نقش دارند. با توجه به اینکه سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، بستری را فراهم می آورد تا انجام کلیه فرایندها در سازمان به صورت خودکار درآیند، همه راه ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به عنوان هسته اصلی سیستم های سازمانی جهت بهبود عملکرد سازمان ها می‌باشد.

جمع بندی بحث مدیریت فرایند کسب و کار

در ادبیات سنتی بر تحلیل فرایندهای سازمان با رویکردهای کیفی تاکید شده است اما کمتر مقیاس‌های کمی برای تحلیل مدیریت فرایندهای کسب‌وکار استفاده شده است. یکی از ابزارهای کمی برای ارزیابی مدیریت فرایند استفاده از سری‌های زمانی است. بنابراین از یک سو سازمان‌ها گرایش زیادی به زمینه مدیریت فرایند کسب‌وکار پیدا کرده‌اند و از سوی دیگر فقدان یک ابزار کارامد جهت ارزیابی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار وجود دارد. در این مطالعه کوشش شده است تا با استفاده از یک مدل کمی که با استفاده از یک مدل عملیاتی برای تحلیل مدل سازی فرایند کسب‌وکار به این مهم دست یافت که از طریق مدل فوق می‌توان فعالیتهای ناکارامد را شناسایی نمود و جریان فرایند راد بهبود بخشید.

هر سازمانی برای آگاهی از میزان تحقق اهداف تعیین شده در برنامه استراتژیک، مطلوبیت و کیفیت فعالیتها و نتایج عملکردش در محیطهای پیچیده و پویا نیازمند برقرای نظاههای مناسب پایش و کنترل عملکرد خاص می‌باشد . فقدان چنین نظامی به معنی عدم برقراری ارتباط با محیط درونی و بیرونی سازمان بوده که در نهایت افول سازمانهای باز و پویا و فعال و جامعه در در پی خواهد داشت. مدیریت فرایند کسب و کار رویکردی نظامند است که از راه فرایندهای تعیین شده اهداف استراتژیک، سنجش، جمع آوری داده‌ها . تحلیل دادها و بازنگری گزارش داده‌های عملکرد و به کار گیری نتایج آن به بهبود عملکرد سازمان می‌انجامد.