بازمهندسی فرایند (مهندسی مجدد)

بازمهندسی فرایند کسب و کار (BPR)

بازمهندسی فرایند کسب و کار Business process re-engineering یک استراتژی مدیریتی است که بر تجزیه‌وتحلیل و طراحی فرایندها و جریان‌های کاری درون سازمان تمرکز دارد. این رویه که با عنوان مهندسی مجدد سازمانی نیز شناخته می‌شود یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان است. همانطور که از نام این راهکار برمی آید موضوعش پیرامون یک تصمیم رادیکال مبنی بر از نو بنا کردن همه امور می باشد. مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار درباره روش های متحول کردن ساختار کسب و کار با استفاده از فناوری اطلاعات بحث می کند.از این نظریه می توان هم در جهت ایجاد تحول در کسب وکار به کمک فناوری اطلاعات و هم در جهت تسهیل روند سازگاری محیط کسب و کار با تغییرات سریع ابزارها و راهکارهای فناوری اطلاعات بهره جست.

مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار یعنی آنالیز دقیق و حساس جدی کسب و کار و طراحی مجدد و رادیکال فرآیندهای موجود به منظور دستیابی به بهبود قابل ملاحظه در راندمان کسب و کار. در مدیریت کیفیت فراگیر روند بهبود و اصلاح بیشتر متکی بر کنترل آماری وضعیت کسب و کار است در حالی که روند خلاقیت و نوآوری در نظریه مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار بیشتر متکی بر نقش فناوری اطلاعات است و پای مدیریت فناوری اطلاعات از همینجا به بحث مدیریت تغییر در فرآیند کسب و کار باز می شود. در ‌روش‌شناسی بازمهندسی فرایند کسب و کار صورت مساله عبارت است از ایجاد تغییرات سریع که ابزار این تغییرات فناوری اطلاعات است. گاهی این تغییرات برای ایجاد سازگاری با محیطی است که ابزارهای سیستم اطلاعات مدیریت پدید می آورند و گاهی نیز از فناوری اطلاعات برای پیاده سازی تغییر در فرآیند کسب و کار استفاده می شود.

تعریف مهندسی مجدد (باز مهندسی)

مهندسی مجدد شیوه ای برای بازسازی سازمان و مدیریت است که در آغاز دهه ۹۰ در ادبیات مدیریت ظهور کرد. هر سازمان و یا شرکت، یک نهاد اجتماعی است که مبتنی بر هدف است. سازمان دارای سیستم‌های فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته، هنگامی که محیط نسبتا باثبات بود بیشتر سازمان‌ها برای بهره‌برداری از فرصتهای پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می‌کردند. با گذشت زمان، در سراسر دنیا سازمان‌ها دریافته‌اند که تنها تغییرات تدریجی راه گشای مشکلات کنونی آنان نیست. گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود. امروزه در سراسر دنیا این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد می‌شناسند.

مهندسی‌ مجدد عبارت‌ است‌ از بازاندیشی‌ بنیادین‌ و ریشه‌ای‌ فرایندها برای‌ دستیابی‌ به‌ پیشرفتی‌ شگفت‌انگیز در معیارهای‌ حساسی‌ چون‌ کیفیت‌ و سرعت‌ خدمات.  اگر تنها یک‌ سرانجام‌ غیرقابل‌‌قبول‌ وجود داشته‌ باشد آن‌ است‌ که‌ همه‌ شرکت‌ها و سازمان‌ها و از جمله‌ دولتها امروزه‌ ناچارند که‌ خود را از نو تعریف‌ کنند. نیروهای‌ زیربنایی‌ نقش‌آفرین‌ کنونی‌ روشن‌تر از آن‌ هستند که‌ دست‌ از آینده‌ بردارند. سازمان‌های‌ تازه، شرکتهایی‌ خواهند بود که‌ به‌طور مشخص‌ برای‌ بهره‌برداری‌ در جهان‌ امروز و فردا طراحی‌ می‌شوند. این سازمان‌ها، نهادهایی‌ نیستند که‌ از یک‌ دوران‌ اولیه‌ و باشکوه‌ که‌ ربطی‌ به‌ امروز ندارند انتقال‌ یابند.

تعریف مهندسی مجدد فرایند کسب و کار

جنبش BPR با انتشار عمومی دو مقاله در سال ۱۹۹۰ شکل گرفت. جیمز شرت (James Short) و توماس دانپورت (Thomas Davenport) پیشگامان این حوزه هستند. آنها در این مقالات اظهار داشتند که طراحی مجدد فرآیند و استفاده از IT میتواند سازمان‌ها را متحول و فرآیندهای کسب و کار را به طرز چشمگیری بهینه‌سازی کند. آنها BPR را “تحلیل و طراحی گردش کار و فرآیندها درون و میان سازمان‌ها” تعریف کردند. ترکیب IT و طراحی مجدد کسب و کار را به این شیوه، مهندسی صنایع جدید لقب دادند.

بازمهندسی فرایند کسب و کار روندی است که در آن وظیفه‌های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی کسب‌وکار عوض می‌کنند. بنابراین سازمان از حالت وظیفه‌گرایی به سوی فرایند‌محوری حرکت می‌کند. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب‌وکار و کاهش هزینه‌ها و درنتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد. ‌مهندسی‌ مجدد آغازی‌ دوباره، فرصتی‌ دیگر برای‌ بازسازی‌ فرایندها و دوباره‌سازی‌ روش‌های‌ کار است. مهندسی‌ دوباره‌ به‌معنای‌ کنار گذاشتن‌ بخش‌ بزرگی‌ از دانش‌ و یافته‌های‌ صدسال‌ اخیر مدیریت‌ صنعتی‌ و شکستن‌ فرضیات‌ و قواعد قبول‌‌شده‌ داخل‌ سازمان است. در این‌ رویکرد، روش‌ انجام‌ کار در دوره‌ تولید انبوه و عنوان‌های‌ کهن‌ و ترتیبات‌ سازمانی‌ گذشته‌ همچون بخش‌بندی‌ اداره، شرح‌ وظایف، و استاندارد سازی از اهمیت‌ می‌افتند.

اساس‌ مهندسی‌ مجدد بر بررسی های‌ مرحله‌ای‌ و حذف‌ مقررات‌ کهنه‌ و تصورات‌ بنیادینی‌ استوار است‌. این رویه زمینه‌ساز عملکرد کسب‌وکار کنونی است. اکثر شرکت‌ها انباشته‌ از مقررات‌ نانوشته‌ای‌ هستند که‌ از دهه‌های‌ پیشین‌ بر‌جا مانده‌اند. این‌ مقررات‌ بر پایه‌ فرض هایی‌ درباره‌ فناوری، کارمندان و اهداف سازمان‌ به‌‌وجود آمده‌اند که‌ دیگر کاربردی‌ ندارند.

الگوی ۵ مرحله‌ای بازمهندسی فرایند کسب و کار

روش‌شناسی ۵ مرحله ای شورت و دانپورت برای نسخه اولیه مهندسی مجدد فرایندهای کسب‌وکار BPR به شکل زیر است:

الگوی بازمهندسی فرایند کسب و کار

گام اول: تعیین دیدگاه کسب و کار و اهداف فرآیندی است. این متدولوژی با وضع چشم انداز و اهداف فرایند آغاز می شود. به عبارت دیگر، به جای تمرکز بر فعالیت ها و وظایف، به منظور حذف گلوگاه های فرایند، باید باز طراحی بر روی کل فرایند انجام شود. به این ترتیب چشم انداز و اهداف فرایند قابل دستیابی خواهد بود.

گام دوم: شناسایی فرایندهایی است که لازمست باز طراحی گردند. این مرحله شبیه به مرحله تحلیل پارتو(Pareto) در متدولوژی TQM است. به جای بازطراحی تمام فرآیندها ، تنها فرآیندهای کلیدی و موثر، طراحی مجدد میشوند.

گام سوم: درک و سنجش فرآیندهای موجود
مرحله سوم، شامل درک و سنجش فرآیندهای موجود، به منظور مشخص نمودن عارضه های آن ها می باشد. این تشخیص، با هدف ” تعیین مقیاسی برای سنجش بهبودهای آتی” صورت می پذیرد.

گام چهارم: تشخیص نقش IT
این مرحله تلاش برای تشخیص نقش IT در طراحی مجدد فرآیندهاست، بنیانگذاران BPR اعتقاد داشتند با اهرم IT ، میتوان انتخابهایی برای ساخت فرآیندهای طراحی مجدد داشت.

گام پنجم: پیاده سازی نسخه آزمایشی
در این مرحله، یک نسخه آزمایشی از فرآیند پیاده سازی می‌شود. این نسخه آزمایشی بیش از برنامه های کاربردی IT ، در سازمانهای کسب و کار توسعه پیدا میکند و بعنوان پایه جهت بهبود تکرارشونده، پیش از پیاده سازی کامل مورد استفاده قرار میگیرد.

خلاصه و نتیجه گیری

نتایج BPR اولیه، منجر به ایجاد قاعده جدیدی برای اجرای BPR نسل بعد شد. تجدید نظر BPR، بر بافت فرهنگی سازمانها متمرکز شد. بنیانگذاران از تغییرات اساسی که در شیوه تفکر BPR اولیه بود، دست کشیدند و براهمیت افراد و مدیریت تغییر در پیاده سازی تکیه کردند. به جای تغییرات بزرگ و بنیادی با طیف وسیع، تفکر BPR جدید بر پایه فرآیندهای کسب وکار، تکنولوژی و سیستمهای اجتماعی (فرهنگ) بنا شد. البته هدف، تغییر کلی فرهنگ سازمانی نیست، بلکه تنها تغییر جنبه هایی از فرهنگ است که هنگام پیاده سازی مهندسی مجدد، اهمیت دارد. ایجاد شغلهای چند مهارتی و چرخش شغلی میتواند باعث تقویت فرهنگ تبادل مهارتها شود.

اجباری کردن تغییرات به تنهایی، بدون شک، مقاومت زیادی به بار می آورد. با علم به اینکه تغییر عمده در یک سازمان بسیار به شکست نزدیک است. بنابراین تمرکز بر جهش های کوچک انتخاب عاقلانه ای است. در پروژه های شامل تغییر، اغلب جلب اعتماد آرا مختلف در سازمان‌ها در آغاز پروژه بسیار آسانتر و پیش برنده تر است. همچنین نقش قابل توجهی در کاهش زمان پیاده سازی دارد. اگرچه IT نقش توانمندکننده ای دارد، در تفکر جدید اهمیت کمتری دارد. نکته کلیدی موفقیت آن است که به جای آنکه سیستم باعث تغییر باشد، افراد منجر به تغییرات شوند. بازمهندسی فرایندها تغییرات بنیادین در سازمان را به صورت تدریجی میسر می‌کنند. ولی مسیر دستیابی به این هدف، به جای یک مرحله عظیم، زنجیره ای از مراحل کوچک است.

منبع: پیتر ترکمن، ترجمه مقاله عوامل حیاتی موفقیت مدیریت فرایند کسب‌وکار