حکمرانی دیجیتال سازمان

حکمرانی دیجیتال چیست؟

حکمرانی دیجیتال Digital Governance به معنای ساختار سازمانی برای توسعه و تخصیص منابع سازمانی در حوزه تحول دیجیتال می‌باشد. هدف از این سازوکار، پیشبرد هرچه بهتر اقدامات دیجیتال سازمان است. حکمرانی دیجیتال نیز نشات گرفته از مفهوم کلان حکمرانی است.هر سازمان توسط بدنه حاکمیتی (یک فرد یا گروهی از افراد که در ارتباط با مهم‌ترین اقدامات آن مسئولیت دارند) اداره می‌شود. یکی از فعالیت‌هایی که هر سازمانی با هر رسالت و چشم‌انداز، به صورت مستمر انجام می‌دهد، حکمرانی می‌باشد. تیمی از مدیران عالی یا یک مدیر ارشد، می‌تواند حکمران سازمان باشد. حکمرانی سازمانی به سازوکاری برای مدیریت و کنترل بر عملکرد سازمان در عصر تحول دیجیتال گفته می‌شود.

سازمان‌ها باید به سمتی حرکت کنند که تنها یک ساختار حکمرانی در سازمانشان وجود داشته باشد. در حال حاضر غالب شرکت‌ها حائز دو حکمرانی هستند: ۱)حکمرانی شرکتی و ۲)حکمرانی فناوری اطلاعات. با وجود اینکه بسیاری از چارچوب‌های حکمرانی فناوری اطلاعات بر هم‌راستایی کسب‌وکار و فناوری در فرایندهای سازمان تأکید دارند، اما واقعیت امر، منفک بودن این دو سازوکار از یکدیگر است. به منظور آمیختن حقیقی حکمرانی‌های مختلف، یک سازمان می‌بایست به سمت تبدیل این دو ساختار به یک سازوکار حرکت نماید. حکمرانی دیجیتال مفهومی فراتر از هر دوی آن‌هاست و گام نهایی، رهبری دیجیتال و آماده ساختن حکمرانی شرکتی برای مواجهه با تحول دیجیتال خواهد بود.

تعریف و ابعاد حکمرانی دیجیتال

حاکمیت شرکتی را می‌توان «سیستمی برای مدیریت یک پدیده در بالاترین سطح ممکن» دانست. فعالیت‌های اصلی حکمران سازمان عبارت‌اند از:

ارزیابی: یکی از وظائف حکمرانان سازمان، ارزیابی برنامه‌ها، اقدامات و استراتژی‌های تدوین شده می‌باشد. ارزیابی صحیح و مستمر، بستری برای ارتقای عملکرد و خروجی‌های سازمان خواهد بود.

هدایت: استراتژی‌ها، جهت‌گیری اقدامات را تعیین می‌کنند، اما عملیاتی سازی استراتژی‌ها و هدایت اقدامات یک وظیفه مجزاست که حکمران، مسئول آن می‌باشد.

نظارت: حکمران سازمان مسئول نظارت و کنترل اقدامات سازمان است تا از هم‌راستایی تلاش‌ها با اهداف سازمانی اطمینان حاصل نماید.

موسسه حاکمیت فناوری اطلاعات، مفهوم حکمرانی را چنین تعریف می‌کند که «مجموعه‌ای از مسئولیت‌ها و فعالیت‌ها که توسط هیئت‌مدیره یا مدیران عالی به منظور تحقق جهت‌گیری استراتژیک، اطمینان از رسیدن به اهداف پیش‌بینی شده، مدیریت مخاطرات سازمان و تخصیص و کنترل منابع صورت می‌گیرد». به طور کلی حکمرانی به معنای ساختارهایی است که نحوه انجام مسئولیت‌ها و وظائف را معین می‌سازد و با تعیین سازوکارهای حکمرانی می‌توان منجر به اثربخشی بیشتر اقدامات و شفافیت در مسئولیت‌های سازمانی شد.

اهمیت حکمرانی دیجیتال

مدیریت و نظارت بر تحول دیجیتال یک سازمان، نیازمند شیوه‌های نوین مدیریت، قابلیت‌ها و شایستگی‌های جدید برای راهبری می‌باشد. یک سازمان، در صورتی می‌تواند حکمرانی دیجیتال را با موفقیت در سطح سازمان برقرار سازد که بتواند این ویژگی‌ها را در سازمان ایجاد نماید. سازمان‌هایی که توانسته‌اند حکمرانی دیجیتال را در سطح سازمان ایجاد نمایند، در سفر پر چالش تحول دیجیتال، مزیت‌های متعددی نسبت به سایر سازمان‌ها خواهند داشت. برخی از این مزیت‌ها عبارت‌اند از:

  • ایجاد ساختار افقی و تخت در سازمان
    فرهنگ دموکرات
    درک متقابل فناوری اطلاعات و کسب‌وکار

آینده‌نگری: سرعت تغییرات در عصر دیجیتال بسیار بالاست و ساختاری که برای حکمرانی دیجیتال طراحی می‌شود، نباید به جای تسهیل امور، مانعی بر سر راه آن‌ها باشد.

جامعیت و شمول: ساختار حاکمیت باید تمامی ابعاد تحول دیجیتال (که تمامی ابعاد سازمان را شامل می‌شود) در نظر بگیرد و رویکردی میان واحدی داشته باشد.

قابلیت نوآوری: حکمران دیجیتال سازمان باید از جلب نظر کاربران (چه داخلی و چه خارجی) در طی مسیر دیجیتالی شدن اطمینان حاصل نماید و بتواند از ظرفیت نوآوری ذی‌نفعان مختلف استفاده نماید.
یک حکمران تحول دیجیتال، با توجه به وظائف و شایستگی‌هایی که برای تأثیر در این مسئولیت نیاز دارد، به تعیین، راهبری و نظارت اقدامات تحول دیجیتال سازمان می‌پردازد و جهت‌دهی فعالیت‌ها را با اهداف کلان سازمان مطابقت می‌دهند. وجود حکمرانی دیجیتال از هدر رفتن منابع جلوگیری نموده و تأثیر اقدامات تحول دیجیتال را بالاتر خواهد برد.

ساختارهای حکمرانی دیجیتال

ساختارهای حاکمیت ارتباط مستقیمی با بلوغ دیجیتال سازمان‌ها دارد، اما به طور کلی سه مدل برای ایجاد حکمرانی دیجیتال در سازمان معرفی شده است:

راه‌اندازی واحد دیجیتال مشترک: این واحد از اعضای بخش‌های مختلف سازمان به منظور پیشبرد اهداف دیجیتال تشکیل شده است. با توجه به نیاز سازمان در ارتباط با هر یک از برنامه‌های تحول دیجیتال، اعضای بخش‌های مختلف می‌توانند با تبادل نظر، افزونگی‌های موجود در برنامه‌ها را کاهش داده و با دانشی که هر یک از آن‌ها از بخش خود دارد، برنامه‌ریزی دقیق‌تری صورت دهند.

ایجاد کمیته‌های سازمانی: یکی دیگر از سازوکارهای حکمرانی تحول دیجیتال، ایجاد کمیته‌های سازمانی است. این کمیته‌ها بر دو نوع «کمیته راهبری» و «کمیته نوآوری» می‌باشد. این کمیته‌ها مسئولیت سنگینی در برابر هم‌راستایی فناوری اطلاعات و کسب‌وکار دارند.

انتصاب مسئول امور دیجیتال: جایگاه‌های جدیدی در ساختار سازمانی برای راهبری تحول دیجیتال معرفی شده است. پرطرفدارترین نوع آن، مدیر ارشد دیجیتال می‌باشد. مسئولیت این فرد، مدیریت واحد دیجیتال و نیز، تبیین و تحقق استراتژی دیجیتال سازمان است.

نتیجه‌گیری

در دهه اخیر، فناوری‌های دیجیتال توانستند نقش فناوری اطلاعات در سازمان‌ها را به طور کلی تغییر دهند. ورود فناوری‌هایی نظیر بلاکچین، رایانش ابری و بیگ دیتا، ذات کاربردهای فناوری اطلاعات در عملکرد سازمان را متحول نموده است. فناوری اطلاعات از موضوعی که صرفاً برای سازمان صرفه‌جویی در هزینه‌ها به ارمغان می‌آورد، تبدیل به مولد اصلی سود شده است. به همین سبب، نظارت و هدایت اقدامات دیجیتال سازمان از اهمیت مضاعفی برخوردار گشته است.

حکمرانی دیجیتال، با تعیین وظائف افراد در پیشبرد اهداف تحول دیجیتال نقش مهمی در کنترل روند این تغییر اساسی در سازمان ایفا خواهد نمود. یک حکمران دیجیتال باید به مؤلفه‌های حکمرانی توجه ویژه داشته باشد. از ضرورت وجود ساختار راهبری در سازمان سخن گفته و معتقد است که نباید مقوله حکمرانی به حال خود رها گردد. دو مسئولیت کلان بر عهده حکمران تحول دیجیتال می‌باشد:

تخصیص: اقدامات دیجیتال نیازمند منابع متنوعی هستند. حکمران تحول دیجیتال با شناخت دقیق منابع سازمانی، بسته به نوع نیازها، مسئول تخصیص آن می‌باشد.

هماهنگی: هر واحد وظائف مشخصی در زمینه دیجیتالی سازی بر عهده دارد، وظیفه اصلی حکمران تحول دیجیتال، ایجاد هماهنگی میان این اقدامات است تا از هدر رفت منابع جلوگیری نماید.

منبع: حکمرانی دیجیتال اقتباس از مهدی شامی نشر آکادمی تحول دیجیتال