فراموشی سازمانی

فراموشی سازمانی به معنای از یاد بردن و حذف دانش ناکارآمد و منسوخ است که موجب افزایش ظرفیت برای یادگیری دانش نو را فراهم می‌کند. این مفهوم در بستر مدیریت دانش تعریف می‌شود و جنبه‌ای مثبت دارد. نظر به نرخ بالای تغییرات و نیاز به نوسازی دانش باید فراموشی سازمانی را یک امتیاز ویژه سازمان‌ها موفق قلمداد کرد.

تغییرات و پیشرفت‌های فناوری موجب افزایش رقابت و تغییر شکل محیط سازمان شده است. این تغییرات، شرکت‌ها را با چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی مواجه ساخته است. چالش‌ها به حدی است که حتی شرکت‌های موفق، دیگر نمی‌توانند با تکنولوژی و تولید همیشگی، موفقیت را به آسانی تکرار کنند. از این رو نیازمند استراتژی‌های جدیدی هستند تا علاوه بر اینکه بتوانند به چالش‌ها پاسخ مناسبی دهند، قادر به استفاده مطلوب از فرصت‌ها باشند. در این استراتژی علاوه بر ترویج یادگیری سازمانی، باید از یک سو از یاد بردن دانش ضروری و مفید جلوگیری کند و از سوی دیگر دانش غیرمفید کنار گذاشته شود.

بر این اساس و با توجه به ادبیات موجود، می‌توان به مدیریت دانش از دو جنبه توجه کرد. در نگاه نخست سازمان باید به آنچنان شایستگی دست پیدا کند که بتواند دانش نوین را بیاموزد که در ادبیات مدیریت از آن به عنوان یادگیری سازمانی نام برده می‌شود. در نگاه دوم سازمان باید دارای آنچنان قابلیتی باشد که بتواند دانش موجود خود را تحت کنترل در آورد. یعنی ضمن جلوگیری از نابودی دانش مفید خود، در موارد مقتضی توانایی حذف و نادیده گرفتن بخشی از ذخایر دانشی خود را داشته باشد که از آن به عنوان فراموشی سازمانی هدفمند نام برده می‌شود.

تعریف فراموشی سازمانی

فراموشی سازمانی، توانایی حذف دانش منسوخ و ناکارآمد است و بخش مهمی از پویایی دانش در سازمان‌ها محسوب می‌شود. فراموشی سازمانی دو مفهوم متفاوت دارد:

• فراموش‌کردن هدفمند
• فراموش‌کردن تصادفی

فراموش‌کردن هدفمند، اشاره به مجموعه اقداماتی دارد که یک سازمان انجام می‌دهد تا فراموشی داده‌های غیر لازم را تسهیل کرده و از نابودی داده‌های مفید جلوگیری نماید. مجموعه اقدامات در سه حوزه برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی صورت می‌پذیرد.

در فراموش‌کردن تصادفی ذکر این نکته ضروری است که مهمترین موضوعی که سازمان را به سمت فراموشی سوق می‌دهد، ناتوانی در کسب و انتشار یادگیری است. عدم به کار‌گیری دانش حاصل از یادگیری، ناتوانی در کدگذاری و مستند سازی دانش و نداشتن انگیزه لازم برای تسهیم آن، مهمترین عوامل فراموشی دانش درسازمان هاست.

فراموشی سازمانی Organizational forgetting به عنوان از دست دادن آگاهانه و ناآگاهانه دانش سازمانی در هر سطحی مورد توجه قرار گرفته است. به دنبال این تعریف اولیه، فراموش‌کردن سازمان از دو دیدگاه قابل بررسی است. اولین دیدگاه اشاره به فراموش‌کردن اتفاقی و ناخواسته دارد که موجب از دست رفتن منابع دانش سازمانی می‌شود. دیدگاه دوم فراموش‌کردن را به عنوان یک فرایند آگاهانه و تعمدی می‌بیند که جهت یادگیری سازمانی بهتر، اتفاق می‌افتد.

شیوه فراموشی سازمانی

بر اساس تعریف صاحب نظران، فراموشی سازمانی ناتوانی در یادگیری موضوعات سازمانی نیست. فراموش‌کردن، فرآیندی است که پس از یادگیری اتفاق می‌افتد. از این رو می‌توان فراموش‌کردن را به صورت زیر تعریف کرد: فراموشی سازمانی، پیامد مجموعه اقدامات درون سازمانی و برون سازمانی است. در این اقدامات یک سازمان آگاهانه (هدفمند) و یا ناآگاهانه (تصادفی) بخشی از دانش موجود سازمان را از دست می‌دهد.

انواع فراموشی سازمانی

در خصوص انواع فراموشی، دی هالن و فیلیپس فراموشی سازمانی را در چهار طبقه بر اساس دو بعد دسته‌بندی کرده است:

• روش فراموشی : فراموشی هدفمند یا تصادفی
• نوع دانش فراموش شده: دانش جدید در برابر دانش موجود

چهار دسته فراموشی عبارتند از:

• ناتوانایی در کسب دانش
• نابودی حافظه
• یادگیری زدایی
• پرهیز از عادات بد

ناتوانایی در کسب دانش: اشاره به زمانی دارد که سازمان نتواند دانش نو ورود را نگهداری کند و آن را به شکل برنامه‌ریزی نشده‌ای از دست می‌دهد.
نابودی حافظه : اشاره به حالتی دارد که سازمان به شکلی ناآگاهانه و تصادفی دانش قدیمی و در دسترس را فراموش می‌کند.
یادگیری زدایی: توانایی شرکت در کنار گذاشتن دانش و اطلاعاتی که ممکن است به موفقیت شرکت آسیب برساند.
پرهیز از عادات بد: توانایی سازمان در اجتناب از عادات، دستورالعمل ها، فرایندها، عقاید و ارزش‌های ناشایست که می‌تواند برای فعالیت‌های جاری سازمان مضر باشد.

فراموشی سازمانی و مدیریت دانش

فراموشی سازمان در بستر مدیریت دانش قابل تعریف است. مدیریت دانش به دنبال خلق فرایندهایی است که نه تنها یادگیری و نگهداری آنچه لازم است را تضمین نماید، بلکه برای عدم یادگیری و اجتناب از آنچه که مهم نیست، تمهیداتی داشته باشد. به بیان دیگر، برای تکمیل یادگیری سازمانی، فراموشی ابزار مهمی‌است که مدیران موفق آن را به کار می‌گیرند تا به دانش سازمانی، شکل دهند.

فراموشی سازمانی به عنوان از دست دادن آگاهانه و ناآگاهانه دانش سازمانی در هر سطحی مورد توجه قرار گرفته است. کونکلین، بیان می‌کند که سازمان‌ها به صورت طبیعی تمایل دارند تا فراموش کنند. از یاد بردن اطلاعات، فنون و دانش‌های ارزشمند سازمان‌ها می‌تواند موجب از دست رفتن مزیت‌های رقابتی شود، اما از یاد بردن در برخی موقعیت‌ها منجر به افزایش رقابت و حذف عناصر غیر مفید دانش می‌شود. به نظر می‌رسد این پدیده یک فرآیند لازم و ضروری در مدیریت تغییر است.

مفهوم فراموشی سازمانی اگرچه به سادگی قابل درک است، اما چگونگی ساز و کار اتفاق افتادن آن در سازمان به خوبی شناخته نشده است. از آنجا که فراموشی سازمانی می‌تواند بر رقابت‌پذیری شرکت و یا سازمان تأثیر بگذارد، سازمان نیاز به فرآیندهایی دارد تا اطمینان یابد دانشی که باید دور ریخته شود، فراموش می‌شود و دانشی که مفید بوده، فراموش نمی‌شود. فراموشی سازمانی، عدم توانایی سازمان در یادگیری نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانش موجود خود را به صورت آگاهانه کنار بگذارد. گاهی دانش به صورت غیرآگاهانه و با گذشت زمان از بین می‌رود.

خلاصه و جمع‌بندی

مفهوم فراموشی سازمانی اگرچه به سادگی قابل درک است، اما چگونگی ساز و کار اتفاق افتادن آن در سازمان به‌خوبی شناخته نشده است. از آنجا که پرسشنامه فراموشی سازمانی می‌تواند بر رقابت‌پذیری سازمان تأثیر بگذارد، سازمان نیاز به فرآیندهایی دارد تا اطمینان یابد دانشی که باید دور ریخته شود، فراموش می‌شود و دانشی که مفید بوده، فراموش نمی‌شود. فراموش‌کردن، عدم توانایی سازمان در یادگیری نیست؛ گاهی اوقات لازم است سازمان دانش موجود خود را به صورت آگاهانه کنار بگذارد. در واقع گاهی دانش به صورت غیرآگاهانه و با گذشت زمان از بین می‌رود.

سازمان تنها به دنبال یادگیری دانش جدید نیست بلکه فراموش‌کردن دانش قدیم نیز می‌تواند مد نظر سازمان باشد. به عبارت دیگر اگر یادگیری منافعی را برای هر سازمان به ارمغان می‌آورد، یادگیری زدایی (فراموشی هدفمند) به سازمان کمک می‌کند تا بهتر یاد بگیرد. در کارهایی که به طور متناوب انجام می‌شوند، دانش‌ها می‌توانند پس از مدتی فراموش شوند. میزان این فراموشی به اثربخشی ابزار انتقال دانش و زمان توقف کار بستگی دارد.

فراموشی سازمانی را به طور اساسی، ناتوانی در منفعت بردن از دانش و تجارب گذشته سازمان می‌دانند. به بیان دیگر، فراموش‌کردن، شکست سازمان در بهره‌برداری از یادگیری‌هایی است که در گذشته اتفاق افتاده است. این فرایند به صورت اتفاقی رخ نمی‌دهد بلکه آگانه صورت می‌گیرد. شرکت باید به صورتی هوشمندانه و هدفمند دانش منسوخ و غیرکاربردی را حذف نماید. به این ترتیب ظرفیت برای یادگیری دانش جدید فراهم آمده و چابکی سازمانی افزایش می‌یابد.