نگهداری منابع انسانی

نگهداری منابع انسانی فرایند حفظ و نگهداشت کارکنان به عنوان سرمایه انسانی اثربخش سازمان جهت دستیابی به موفقیت است. کارمندیابی و جذب نیروی انسانی بسیار بااهمیت است ولی بدون نظام شایسته نگهداشت کارکنان ناقص است. باید رویکردی نظام‌مند و فراگیر برای حفظ نیروی انسانی توانمند در سازمان وجود داشته باشد.

حفظ منابع انسانی یکی از مهمترین مسائل در زمینه مدیریت منابع انسانی می‌باشد. سرمایه انسانی به عنوان ارزشمندترین منبع در اختیار هر سازمان در نظر گرفته می‌شود. ارزشمندی منابع انسانی به طور خاص برای کارکنان دانشی و نیروهای مستعد مطرح می شود. البته مسئله حفظ منابع انسانی، منحصر به نیروهای مستعد نیست. رشد و توسعه سازمانی، بدون تلاش برای ایجاد بسترهای حفظ و نگهداری منابع انسانی غیرمحتمل می‌نماید.

در صورت عدم رعایت نکاتی که به حفظ منابع انسانی منجر می شوند، مضرات بسیاری گریبانگیر سازمان خواهد شد. عدم توانایی سازمان در حفظ منابع انسانی به ایجاد دور منفی ترک خدمت کارکنان ختم می‌شود. به عبارت دیگر، در صورت عدم ایجاد شرایط و بسترهای مناسب برای کارکنان، نه تنها حفظ منابع انسانی کنونی با مشکل مواجه می شود، بلکه حفظ نیروهای جدید نیز با چالش‌های بزرگی روبرو خواهد شد. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح نگهداری منابع انسانی پرداخته شده است.

مشکلات عدم نگهداری منابع انسانی

با وجود تفاوت‌های ماهیتی و فعالیتی سازمان‌ها و ساختار منابع انسانی آنها، می توان به طور کلی اصلی‌ترین زیان های عدم حفظ منابع انسانی را در موارد زیر خلاصه کرد:

زیان‌های مالی: عدم حفظ منابع انسانی به زیان های مالی ختم می شود. طبق آخرین تحقیقات انجام شده، عدم وجود بسترهای حفظ منابع انسانی، به طور خاص در مورد حفظ مدیران سطوح میانی سازمان، می تواند بسیار زیان آفرین باشد.

از دست رفتن زمان ها و هزینه‌های آموزش: عدم حفظ منابع انسانی منجر می شود زمان و هزینه آموزش کارکنان سازمان نیز از دست برود. به عبارت دیگر در صورت عدم وجود شرایط حفظ منابع انسانی، روش‌های درون‌سازمانی توسعه منابع انسانی نیز دچار از کارافتادگی و عدم بازدهی خواهند شد.

دانش از دست رفته: جدای از زمان و هزینه‌های آموزش و کارآمدسازی منابع انسانی، عدم حفظ منابع انسانی، به از دست رفتن و تخلیه ذخیره دانایی سازمان ختم می‌شود.

کاهش سطوح اطمینان شغلی: عدم وجود بسترهای حفظ منابع انسانی در سازمان، به کاهش سطوح اطمینان شغلی کارکنان منجر می شود. این مسئله به کاهش سطوح فرهنگ سازمانی ختم می‌شود. عدم اطمینان مزمن، احتمال کاهش سطح کارآیی عملکرد سازمان را افزایش می شود.

بالا رفتن هزینه جستجو: عدم وجود شرایط مناسب برای حفظ انسانی کنونی، هزینه های جستجو برای نیروهای جدید را نیز افزایش می دهد. به دلیل سطج پایین اطمینان شغلی و فرهنگ سازمانی، تلاش برای یافتن کارکنان جدید با هزینه های پنهان و آشکار متعددی مواجه خواهد بود.

سلامت سازمانی و حفظ منابع انسانی

وجود بسترهای حفظ منابع انسانی و ایجاد شرایط توسعه و ارتقای آن‌ها دو بال افزایش و ارتقای سطح منابع انسانی سازمان شمرده می شوند. حفظ منابع انسانی یکی از اصلی ترین معیارهای سنجش سلامت سازمانی شمرده می شود.

اگر یک سازمان به راحتی منابع انسانی خود را از دست می دهد، می توان از وجود مشکلی در سطح سلامتی سازمان مطمئن بود. مشاوران مدیریت با در نظر گرفتن و تحلیل جزئیات و مسائل حاکم بر ساختار منابع انسانی هر سازمان، علت ریزش نیروها را به طور دقیق و کارشناسی مورد بررسی قرار می دهند و در نهایت به پیشنهاد راه کارهایی برای جلوگیری از ادامه این “دور منفی” می پردازند.

برگزاری مصاحبه های خروج و یا به عبارت دیگر مصاحبه های تودیع منابع انسانی از اهمیت بالایی در شناسایی علت ریزش نیروها برخوردار است. در حقیقت راه های زیادی برای “شناسایی علت ریزش منابع انسانی” وجود دارد. این راه ها بسته به ماهیت و نحوه فعالیت و ساختار منابع انسانی سازمان متفاوت است. اما به طور کلی، یکی از راه های عمومی تر شناسایی علت ریزش کارکنان، توجه به مبحث مصاحبه های خروج کارکنان است.

منظور از روش درست و کارشناسی انجام مصاحبه های خروج، نه تنها دریافت بیشترین و بهترین اطلاعات در کمترین زمان ممکن است، بلکه حفظ و طبقه بندی این اطلاعات نیز دارای اهمیت است. ایجاد مجموعه ای از اطلاعات و داده ها در خصوص علل ریزش منابع انسانی، می تواند به منبعی ارزشمند در خصوص سلامت سازمانی مجموعه مورد نظر بدل شود.

راه‌های نگهداری منابع انسانی

ده راهکار عمومی برای نگهداری منابع انسانی عبارتند از:

شفافیت انتظارات: رضایت شغلی مستقیماً با حفظ منابع انسانی در ارتباط است. یکی از راه های افزایش رضایت شغلی، روشن بودن و شفافیت انتظارات سازمان و مدیران سطوح بالا از کارکنان است.

کیفیت نظارت: سطح کیفی نظارت بر کارکنان در حفظ منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است. در بسیاری موارد، کارکنان برای فرار از مدیران بالادستی خود سازمان را ترک می‌کنند.

آزادی بیان: اگر سازمان شرایطی را برای بیان آزاده ایده‌ها فراهم کند و افراد به راحتی نظرات خود را بیان می کنند، احتمال حفظ منابع انسانی در سازمان بیشتر خواهد بود.

بهره گرفتن از استعدادهای شخصی: فرد فرد کارکنان جدای از وظایف و مسئولیت های محوله، دارای استعدادها و مهارت های خاص خود هستند.

برخورد منصفانه و عادلانه: منظور از این مسئله، نه تنها رعایت انصاف در تطابق میزان کار با دستمزد، بلکه توجه به مسائلی از قبیل سابقه کاری و توانایی های شخصی هر نیرو است.

آموزش و ابزارهای در دسترس: یکی از راه های حفظ منابع انسانی، آموزش و توانمندسازی کارکنان است. در این صورت نگهداری منابع انسانی با سهولت بیشتری انجام می‌شود.

ایجاد فرصت‌های رشد و ارتقا: فرصت‌های پیشرفت شغلی با غلبه بر فرسودگی شغلی و فلات شغلی موجب تمایل کارکنان به ماندگاری در سازمان می‌شود.

ایجاد حس وجود داشتن : دیدن تلاش‌ها و فعالیت‌های کارکنان موجب ایجاد حس ارزشمندی شده و ماندگاری را افزایش می‌دهد.

فاش نکردن اطلاعات سمی: استفاده از زبان تهدید، چه تهدید شغل و منصب و چه تهدید کاهش حقوق می تواند اثرات زیان باری بر پیکره منابع انسانی سازمان وارد آورد.

ایجاد حس ارزشمندی: قدرشناسی مالی و غیرمالی از فعالیت‌های مفید کارکنان موجب می‌شود تا آنها احساس کنند برای سازمان باارزش هستند.

خلاصه و جمع‌بندی

با توجه به مضرات ناشی از عدم توانایی سازمان در حفظ منابع انسانی خود، لزوم حفظ منابع انسانی به عنوان مبحثی پراهمیت قابل بررسی است. راه های حفظ منابع انسانی، در بسیاری از موارد مختص هر سازمان است. به این معنی که شرایط حاکم بر ماهیت، “فرهنگ و ساختار منابع انسانی سازمان” در یافتن راه های حفظ منابع انسانی اثر گذار خواهند بود. سطح کیفی و عملکرد ناظران و مدیران بالادستی دپارتمان ها، نقشی اساسی در حفظ منابع انسانی ایفا می کند. در حقیقت هر عملی که از جانب ناظر و مدیر، به کاهش ارزشی که یک نیرو برای خود و کارش قائل است ختم شود، به تضعیف بنیان های حفظ منابع انسانی سازمان ختم می شود.

در کشور ما، با توجه به شرایط هرم سنی جمعیت لزوم حفظ منابع انسانی در اختیار از اهمیت بالایی برخوردار است. با بررسی آمارهای موجود، می توان روند پیری جمعیت کشور را به وضوح دید. در حقیقت طی ده سال آینده، بسیاری از افراد به دنیا آمده در دوره انفجار جمعیتی دهه شصت، پا به دور ه بازنشستگی خواهند گذاشت. بسیاری دیگر از این افراد نیز با توجه به سن خود ناچاراً با کاهش بهره وری و کارآیی در عملکرد خود مواجه خواهند شد. از طرف دیگر آمارهای مبادی رسمی حاکی از کاهش جمعیت جوانان در آینده ای نه چندان دور است. بنابراین به طور خلاصه عرضه نیروی کار در کشور با کاهش قابل توجهی مواجه خواهد شد. بنابراین لزوم حفظ منابع انسانی به دلیل شرایط خاص هرم سنی جمعیت کشور نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

منبع: کتاب مدیریت استراتژیک منابع انسانی و روابط کار نوشته ناصرمیرسپاسی فصل پنجم.