حافظه سازمانی

حافظه سازمانی (Organizational memory) دانشی است که از تجارب گذشته اندوخته شده و می‌تواند برای تصمیم‌گیری برای آینده استفاده شود. ایجاد و بهبود حافظه سازمانی، یکی از شیوه‌های مدیریت سرمایه فکری و منابع انسانی فرهیخته است.

سازمان‌ها باید پیرامون کوشش‌های گذشته و شرایط محیط خود دانشی را در حافظه نگهداری کنند. وقتی سازمان مطلبی را می‌آموزد، از آن پس باید آن آموزه در دسترس باشد. ثبت و نگهداری آموزه‌های سازمانی به صورت مکتوب یکی از فرم‌های حافظه سازمانی است. حافظه سازمانی با گردآوری، سازماندهی، توزیع و استفاده مجدد از دانش ایجاد شده توسط کارکنان، دارایی کلیدی سازمان یعنی انواع دانش را توسعه داده و بهبود می‌بخشد. هدف ابزارهای حـافظه شرکت، تامین اطلاعات مناسب برای رویه‌های سازمانی است که نمی‌توان آنها را در جایی غیر از سازمان خود آموخت.

تاریخچه و مفهوم حافظه سازمانی

اصطلاح «حافظه سازمانی» نخستین بار توسط هدبرگ (Hedberg) و در سال ١٩٨١ بکار گرفته شد. نقش اصلی حـافظه گروهی، ایجاد یک ذهنیت مشترک است. این ذهنیت که درباره اهداف فعالیت‌های سازمانی، مشخص‌سازی نقش‌ها و صلاحیت‌ها و همچنین مدلی برای فعالیت‌های گروه‌های کاری شکل می‌گیرد می‌تواند بعنوان یک رسانه ارتباطی بین اعضا گروه و برنامه‌های نرم‌افزاری و کاربردی عمل نماید.

دانش یک سرمایه کلیدی برای سازمان‌ها است. حافظه سازمانی این سرمایه را از طریق اکتساب، سازماندهی، انتشار و استفاده مجدد از دانش ایجاد شده توسط کارکنان یک سازمان بسط داده و تقویت می‌نماید. هدف مکانیزم‌های حـافظه شرکت، کسب و نگهداری دانش در داخل یک سازمان و بطور همزمان قابل بازیافت و استفاده مجدد نمودن آن است.

سیستم حـافظه شرکت، تجمیع دانش‌های پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکان‌پذیر می‌نماید. بنابراین حـافظه شرکت ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیت‌های جاری است. به این ترتیب امکان فراگیری سازمانی و بهبود دائمی فرآیندها نیز بوجود می‌آید. این ساختاری است که به‌طور کامل از فراموشی سازمانی جلوگیری به عمل می‌آورد.

تعریف حافظه سازمانی

حافظه سازمانی به مجموعه اطلاعات، قوانین، دستورالعمل ها و شیوه‌نامه‌ها، آیین‌نامه‌ها، ساختار سازمانی اطلاق می‌شود که یک سازمان برای اداره کردن امور به آنها نیازمند است. مموری شرکت در واقع محل رجوع کلیه ذینفعان سازمان اعم از مالکان، مدیران، کارکنان و مشتریان است، بگونه‌ای که شناخت جامعی از سازمان و نحوه کسب‌وکار و تعاملات را تبیین می‌نماید.

حافظه سازمانی به تناسب بزرگی سازمان می‌تواند از حجم و تنوع اطلاعاتی بالایی برخوردار باشد. اما اینکه سازمانی هرچند بسیار کوچک (برای مثال یکنفره) خود را از ایجاد آن بی‌نیاز بداند کاملاً غیرحرفه‌ای است. چه‌بسا کسب‌وکارهای کوچکی که بایک نفر شروع و به یک تجارت بزرگ بدل می‌شود. پس ایجاد حافظه ای که اطلاعات سازمان را مدیریت ونگهداری نماید، به افزایش سرعت رشد سازمان درکلیه ابعاد منجر شده و از اتلاف زمان در طی تکرارهای غیر ضروری جلوگیری می‌کند.

آنچه مسلم است می‌توان سیستم حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و دبیرخانه را به عنوان حافظه سازمانی فرض کرد. اما باید توجه داشت همه این موارد بخشی از حافظه سازمانی است و نه تمام آن. گاهی نحوه فروش یک محصول آنچنان خاص است که باید مستند شود. یا مشکلی که در ارتباط بایک قرارداد کاری به دلیل عدم تنظیم صحیح قرارداد رخ داده باید به عنوان یک تجربه مفید مستند شود. تمام اینها باید به حـافظه شرکت منتقل شود.

تاثیر فناوری اطلاعات بر حافظه سازمانی

حافظه سازمانی ارتباط نزدیکی با مفاهیم فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد. یک سیستم کامپیوتری است که گردآوری، ذخیره، بازیابی و توزیع دانش را در یک سازمان امکان‌پذیر می سازد. در این راستا تمرکز بیشتر روی نوعی از دانش است که غیرقابل لمس بوده و تشخیص و شناخت آن مشکل است مانند تواناییهای ناشناخته کارمندان. ﺣﺎﻓﻈﻪ ﺳﺎﺯﻣﺎﻧﻲ ﺑﺎﻳﺪ ﺩﺍﻧﺶ ﺟﺪﻳﺪ ﺭﺍ ﺑﻴﻦ ﻛﺎﺭﻣﻨﺪﺍﻧﻲ ﻛﻪ ﺑﻪ ﺁﻥ ﻧﻴﺎﺯ ﺩﺍﺭﻧﺪ ﺗﻮﺯﻳﻊ ﻧﻤﺎﻳﺪ ﺑﺮﺍی ﺍﻳﻦ ﻣﻨﻈﻮﺭ ﻣﻲﺗﻮﺍﻥ ﻣﻜﺎﻧﻴﺰﻣﻬﺎی ﺍﻧﺘﺸﺎﺭ ﻫﻤﮕﺎﻧﻲ ﻳﺎ ﻋﻀﻮﻳﺖ ﺟﻬﺖ ﺩﺭﻳﺎﻓﺖ ﺩﺍﻧﺶ (ﻣﺸﺎﺑﻪ ﺧﺒﺮﻧﺎﻣﻪﻫﺎی ﺍﻟﻜﺘﺮﻭﻧﻴﻜﻲ) ﺭﺍ­ﺑﻜﺎﺭﮔﺮﻓﺖ ﻛﻪ ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺻﻮﺭﺕ ﻧﻴﺎﺯ ﺑﻪ ﺍﻳﺠﺎﺩ ﻳﻚ ﺍﻳﻨﺘﺮﺍﻧﺖ ﺩﺍﺧﻠﻲ ﻳﺎ ﺩﺳﺘﺮﺳﻲ ﺑﻪ ﺍﻳﻨﺘﺮﻧﺖ ﺧﻮﺍﻫﺪ ﺑﻮﺩ.

فناوری اطلاعات به دو شیوه از حافظه سازمانی پشتیبانی می کند:

• از طریق بازیابی دانش ثبت و ضبط شده.
• از طریق در دسترس قرار دادن افراد با دانش در سازمان

البته موانعی در زمینه ایجاد شرکت اثربخش وجود دارد از جمله:

۱ – دانش سازمانی غیررسمی مانند یک حیوان وحشی گریزپا به سختی قابل ثبت و ضبط شدن است.

۲ – رویکرد معمولی و متعارف در زمینه حافظه سازمانی یعنی ثبت و نگهداری اسناد، نمی تواند شرایط و واقعیت مطلب را منعکس کند.

۳ – به مرور زمان مرتبط بودن دانشو درنتیجه ارزش آن از دست می رود.

خلاصه و نتیجه‌گیری

این مفهوم ارتباط معنایی نزدیکی با مدیریت دانش و یادگیری سازمانی دارد. ﺑﺎ ﺍﻳﻦ ﺩﻳﺪﮔﺎﻩ ﻫﺪﻑ ﺍﺻﻠﻲ ﺧﺎﺭﺝﻛﺮﺩﻥ حـافظه شرکت ﺍﺯ ﻗﺎﻟﺐ ﻳک ﺁﺭﺷﻴﻮ ﺍﺳﺖ. ﺯﻳﺮﺍ حـافظه شرکت ﻛﻪ ﻣﺴﺘﻘﻴﻤﺎ ﺩﺭ ﺍﺭﺗﺒﺎﻁ ﺑﺎ ﻓﺮﺁﻳﻨﺪﻫﺎی ﺟﺎﺭی ﻭ ﻣﻼﺣﻈﺎﺕ ﻳﻚ ﺳﺎﺯﻣﺎﻥ ﺑﺎﺷﺪ ﺑﺴﻴﺎﺭ ﻣﻔﻴﺪﺗﺮ ﻭ ﺑﺎ ﺍﺭﺯﺵﺗﺮ ﻭ ﺧﻮﺍﻧﺎﺗﺮ ﺍﺯ ﺩﺍﻧﺶ ﻣﻮﺟﻮﺩ ﺩﺭ ﺁﺭﺷﻴﻮ ﻳﻚ ﺳﺎﺯﻣﺎﻥ ﺍﺳﺖ. ﺑﻪ ﻋﺒﺎﺭﺕ ﺩﻳﮕﺮ حـافظه شرکت ﻓﺮﺍﺗﺮ ﺍﺯ ﻳﻚ ﺳﻴﺴﺘﻢﺍﻃﻼﻋﺎﺗﻲ ﻣﻨﻔﻌﻞ ﺍﺳﺖ، ﺩﺭ ﺣﻘﻴﻘﺖ ﻣﻮﺟﻮﺩﻳﺖ ﻫﻮﺷﻤﻨﺪی ﺍﺳﺖ ﻛﻪ ﺍﻧﺘﻘﺎﻝﺩﻫﻨﺪﺓ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ ﻭ ﺗﺒﺪﻳﻞ ﻛﻨﻨﺪﺓ ﺁﻧﻬﺎ ﺑﻪ ﻋﻤﻞ ﺍﺳﺖ.

خلق و توسعه حافظه سازمانی، یکی از شیوه‌های مدیریت منابع فکری و فرهیخته است. سازمان‌ها باید راجع به تلاش‌های گذشته و شرایط محیطی خود دانشی را در حافظه نگهداری کنند. وقتی سازمان مطلبی را می آموزد، از آن پس باید نتیجه آن مطلب دردسترس باشد. ثبت و ضبط مطالب به صورت مکتوب تنها یک فرم از حافظه سازمانی است. آشکارترین محل در این زمینه گنجینه های اطلاعاتی همچون کتابچه شرکت، پایگاه‌های داده، سیستم های نگهداری فایل ها و حتی داستانها و حکایتها نیز می شود. علاوه بر این، افراد نیز یکی دیگر از محلهای اصلی نگهداری و حفظ دانش سازمانی هستند.