برون‌سپاری (Outsourcing)
برون‌سپاری (Outsourcing) در واقع سپردن برخی مسئولیت‌ها به یک شرکت یا یک شخص ثالث، و بستن قرارداد با آنهاست تا برخی کارها را انجام دهند. به بیانی دیگر برون سپاری در مفهوم اولیه خود بدین معناست که بخشی از فعالیت‌های یک شرکت به بیرون سپرده شود و در حقیقت خود شرکت از فرایند خارج شود و کارها توسط شخص ثالث انجام شود. به عنوان مالک یک شرکت کوچک در یک خوشه صنعتی شما احتمالا به فکر برون سپاری قسمتی از کسب‌وکار خود افتاده اید.
مزایای برون‌سپاری به نظر آشکار می‌رسد و کارشناسان آن را در تمامی صنایع، از فناوری اطلاعات و حسابداری گرفته تا بازاریابی و منابع انسانی استفاده می‌کنند. این روش به عنوان پاسخی به کاهش هزینه‌ها در کسب‌وکار پیشنهاد می‌شود. به نظر می‌رسد این امکان وجود دارد که شما می‌توانید کل شرکت را بدون استخدام حتی یک کارمند اداره کنید. در این مقاله دلایل، خطرات و مزایای برون‌سپاری را مورد بحث قرار می‌دهیم. همچنین چند راهنمایی را برای کمک به شما در داشتن روابط موفق با ارائه دهندگان خدمات ذکر می‌کنیم.
دلایل اصلی برون‌سپاری فعالیت‌ها
۱ – کاهش و کنترل هزینه ها
هنگامی که شما برون سپاری می‌کنید، هزینه‌های مرتبط با استخدام یک کارمند حذف می‌شود، مانند نظارت مدیریتی، آموزش، بیمه درمانی، مالیات، بازنشستگی و غیره.
۲ – بهبود تمرکز شرکت بر صلاحیتهای اصلی
این نه عملی است و نه امکان پذیر که همه کارها توسط یک شرکت انجام شود و در همه زمینه‌ها فعالیت داشته باشد. برون سپاری به شما اجازه می‌دهد تا بر صلاحیتهای اصلی شرکت تمرکز کنید و باقی کارها را به شرکت‌های دیگر بسپارید.
۳ – دسترسی به قابلیت‌های استثنایی
زمانی که شما به شرکت هایی که در زمینه‌های مورد نیاز شما متخصص هستند برون سپاری می‌کنید، بازگشت سرمایه به شما بسیار بیشتر می‌شود. به جای استفاده از آگاهی و دانش یک نفر، شما می‌توانید از تجربه یک تیم از متخصصان بهره‌مند شوید. شرکت‌های برون سپاری معمولا به کارکنانی نیاز دارند که آموزش لازم را دیده باشند و گواهی نامه معتبر دریافت کرده باشند.
۴ – استفاده از منابع داخلی برای مقاصد دیگر
شما ممکن است در دفتر خود فردی را داشته باشید که به خوبی حسابداری می‌کند یا با کامپیوتر کار می‌کند، اما به احتمال زیاد این کارها شغلی نبوده که وی به خاطر آن استخدام شده است. اگر آنها وقت خود را با انجام این کارها بگذرانند، پس کارهایی که آنها برای انجامشان استخدام شده بودند چه می‌شود؟ برون سپاری اجازه می‌دهد تا شما از کارکنان خود به بهترین نحو استفاده کنید، و وقت آنها را بر روی کارهایی که ممکن است کسانی که در این زمینه خاص آموزش دیده اند، سریعتر انجام دهند تلف نکنید.
دلایل فرعی برون‌سپاری
۵ – زمانی که منابع داخلی در دسترس نیستند
شاید شما در شرکت کسی را نداشته باشید که نیازهای شما را مدیریت کند. این مسئله را هم می‌دانید که استخدام یک کارمند نیازمند بودجه لازم است. برون سپاری می‌تواند به صورت موقت و یا در دراز مدت یک جایگزین مناسب باشد.
۶ – به حداکثر رساندن منافع حاصل از بازسازی
شما به‌منظور بهبود در هزینه‌ها، کیفیت خدمات و یا سرعت، شرکت خود را بازسازی می‌کنید. در این صورت عملکردهای فرعی کسب‌وکار شما ممکن است کنار گذاشته شوند. با این حال کارهای فرعی هنوز هم نیاز دارند تا به کار گرفته شوند. برون سپاری یک راه مطلوب برای انجام این کار است.
۷ – در دسترس قرار دادن سرمایه
با برون سپاری عملکردهای فرعی کسب‌وکار، شما می‌توانید سرمایه خود را در مواردی که به طور مستقیم به محصول و یا مشتریان شما مربوط می‌شوند، خرج کند.
۸ – کاهش خطر
شروع و اجرای یک کسب‌وکار معمولا گران و وقت گیر است. افرادی که برون سپاری می‌کنند، با مشتریان مختلف کار می‌کنند. بنابراین نیاز دارند به بهترین شیوه خود را در صنعت حفظ کنند. پس معمولا آنچه را که درست و یا غلط است را به خوبی می‌شناسند. در واقع دانش و تجربه آنان به طور چشمگیری خطر اجرای یک تصمیم اشتباه و پرهزینه را کاهش می‌دهد.
خطرات برون‌سپاری
با توجه به نظر Yvonne Lederer Anotucci در مقاله‌ای با نام «جوانب مثبت و منفی برون سپاری»، صاحبان کسب‌وکار که در نظر دارند برون سپاری کنند، لازم است از خطرات زیر آگاه باشند:
۱ – برخی از وظایف و کارها به راحتی برون سپاری نمی شوند
از وظایف ساده‌ای که کارکنان هر روز انجام می‌دهند گرفته تا کارهای پیچیده، باید مطمئن شوید که افرادی که کار خود را به آنها سپرده اید از صلاحیت کافی برای برآوردن نیازهای شما برخوردارند.
۲ – از دست دادن کنترل
منتقدان استدلال می‌کنند که یک شخص ثالث هرگز به اندازه یک کارمند تمام وقت که تحت مدیریت شماست، موثر نخواهد بود. نگرانی‌های دیگری که وجود دارد عبارتند از محرمانه بودن داده‌ها و بازیابی و بهبود مشکلات.
۳ – تضعیف روحیه کارکنان
این مسئله زمانی پیش می‌آید که شما به دلیل برون سپاری کردن کارهای خود، برخی از کارکنان را از ادامه کار محروم می‌کنید. کارکنان همیشه ممکن است احساس کنند کار آنها در معرض خطر است.
۴ – شما ممکن است محدود شوید
بسیاری از شرکت‌های برون سپاری از شما می‌خواهند که یک قرارداد یکساله با آنها ببندید. این باعث محدود کردن شما می‌شود و دست و پای شما را می‌بندد. اگر بدانید چه چیزی می‌خواهید و درخواست خود را به درستی مطرح کنید. از بسیاری از این خطرات می‌توانید اجتناب کنید. در واقع باید بدانید به دنبال چه چیزی هستید. آیا می‌خواهید یک کارمند حرفه‌ای و تمام وقت استخدام کنید. یا برون سپاری کنید.
مزیت‌های برون‌سپاری
هنوز مطمئن نیستید که برون سپاری کنید یا نه؟ بر اساس نظر Anotucci، زمانی که شرکت خود را برون سپاری می‌کنید، می‌توانید مزیت‌های بسیاری را انتظار داشته باشید:
۱ – دسترسی به آخرین تکنولوژی
چگونه کارمندان خود را به روز نگه می‌دارید؟ برون سپاری به شما این امکان را می‌دهد که بیش از یک کارمند حرفه‌ای داشته باشید. هر چه کارمندان حرفه‌ای بیشتری داشته باشید، می‌توانید توصیه هایی بیشتری را در مورد کسب درآمد از آنها دریافت کنید.
۲ – صرفه جویی در هزینه
برون سپاری خدمات، مزایای مالی بسیاری را برای شما فراهم می‌کند.
۳ – کارکنان متخصص
شرکت هایی که برون سپاری می‌کنند، کارکنانی را استخدام می‌کنند که شرایط خاص و گواهی نامه معتبر در اختیار داشته باشند. اگر کارکنان تمام وقت استخدام کنید، نمی دانید که آیا آنها از تخصص لازم برخوردار هستند یا خیر، بنابراین شما ممکن است فرد اشتباهی را برای کار استخدام کنید.
۴ – انعطاف پذیری
افرادی که کار شما را خارج از شرکت به عهده می‌گیرند منابع متعددی را در اختیار دارند، در حالی که کارمندان داخلی ممکن است منابع و قابلیت‌های محدودی داشته باشند.
۵ – امنیت شغلی و کاهش فرسودگی شغلی کارکنان
استفاده از یک شرکت برون سپاری، بار را از دوش پرسنلی بر می‌دارد که کارهایی غیر از کارهایی که برای آن استخدام شده اند را انجام می‌دهند. هنگامی که به کارکنان اجازه می‌دهید کاری را انجام دهند که در آن صلاحیت دارند و یا برای انجام آن استخدام شده اند، ارتباط بهتری با کارکنان خود بر قرار می‌کنید.
خلاصه و جمع‌بندی
هر زمان شما مسئولیت قسمتی از کسب‌وکار خود را به شخصی سپردید، خطراتی در این میان وجود خواهد داشت. آیا شخص/شرکت مناسبی را برای انجام این کار استخدام کردید؟ آیا آنها کاری را که قرار است انجام دهند را به درستی انجام می‌دهند؟ چگونه با کارکنان یا بخش‌های موجود تطبیق پیدا می‌کنند؟ این‌ها سوالاتی است که مرتبا برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک در هنگام تحویل و سپردن کار به یک کارمند جدید پیش می‌آید.
حال که شما خطرات و مزیت‌های برون سپاری را در کسب‌وکار خود دیدید، موارد زیادی برای فکر کردن به آنها وجود دارد. این که شما برون‌سپاری و یا استخدام داخلی را انتخاب می‌کنید، یک چیز مسلم است. شما باید بدانید که چگونه می‌توانید روابط موفق کاری با افرادی که کار شما را به عهده می‌گیرند داشته باشید. درک و مقابله با آنها همیشه به سادگی صورت نمی گیرد. در اینجا چند راهنمایی برای شما دارم:
اهداف و مقاصد پروژه و یا روابط تجاری خود را بطور واضح مشخص کنید.
چشم‌انداز استراتژیک داشته باشید و برای پروژه یا رابطه خود برنامه‌ریزی کنید.
از طریق تحقیق و پژوهش، استخدام‌های جدید را انجام دهید.
یک قرارداد یا طرحی ایجاد کنید که شامل همه انتظارات یک رابطه، به ویژه جنبه‌های مالی می‌باشد.
با همه افراد / گروه‌ها ارتباط داشته باشید.
در نهایت از پرسشنامه برون‌سپاری برای سنجش این مقوله کلیدی در سازمان استفاده کنید.
منبع: برون‌سپاری چیست؟ نوشته روشنک علی طلب نشر الکترونیک پارس مدیر
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارس مدیر
مدیریت تولید | ۱۷ آذر ۹۲
