مدیریت اقتضایی

نظریه مدیریت اقتضایی (Contingency theory) یک تئوری سازمانی است که ادعا می‌کند بهترین روش برای مدیریت، رهبری یا تصمیم‌گیری سازمانی یا شرکت وجود ندارد. شیوه مدیریت سازمان موفق به شرایط داخلی و خارجی متعددی بستگی دارد. این نظریه مانند نظریه مدیریت مشارکتی در زمینه تئوری‌های مدیریت کلاسیک دسته‌بندی می‌شود.

نظریه پردازان سنتی مدیریت تلاش می‌کردند تا بهترین راه برای فعالیت مدیران را در وضعیتهای گوناگون شناسایی کنند. به طوری که پس از دستیابی به اصول جهانشمول، مدیریت خوب الزاماً در گرو یادگیری و نحوه به کارگیری آن‌ها باشد. اما دیری نگذشت که پژوهشگران دریافتند که گاهی اوقات ضرورت دارد تا برخی اصول سنتی برای نتایج بهتر نادیده گرفته شوند. از این رو شکل‌گیری نظریه اقتضایی آغاز شد.

در واقع ضرورت مدیریت بر مبنای اقتضا از این واقعیت نشأت می‌گیرد که عملکرد مدیر در هر زمان باید با توجه به موقعیت و مجموعه شرایط فعالیت وی ارزیابی شود. وظیفه نظریه و علم تجویز یک عمل برای یک وضعیت خاص نیست، بلکه یافتن روابط بنیادی، فنون اساسی و سازماندهی دانش موجود بر مبنای مفاهیمی روشن است، زیرا نحوه کاربرد فنون مذکور در عمل به وضعیت بستگی دارد. از این رو تأکید می‌شود که مدیریت مؤثر همواره بر مبنای شناخت مقتضیات تحقق می‌پذیرد [کتاب مبانی سازمان و مدیریت رضائیان]. در این مقاله کوشش شده است تا نظریه اقتضایی سازمان و مدیریت به صورت کامل تشریح شود.

پیدایش مدیریت اقتضایی

نظریه اقتضایی در دهه ۱۹۶۰ ظهور کرد. تام برنز و جورج استاکر جامعه شناسان بریتانیایی و پل لاورنس و جی لورش نظریه پردازان آمریکایی سازمان از نخستین افرادی هستند که استدلال می‌کنند ساختار سازمان باید بر شرایط فراروی خود در محیط استوار باشد. برخی دانشمندان مدیریت به دلیل اینکه نظریه اقتضایی به طور عملی میان رهیافت سیستمی و رهیافت صرفاً وضعیتی نوعی تقارب و مصالحه بوجود آورده است، مجذوب آن شده‌اند. رهیافت سیستمی اغلب به خاطر اینکه خیلی کلی، مجرد و انتزاعی است مورد انتقاد قرار می‌گیرد. دیدگاه وضعیتی نیز به خاطر اینکه خیلی خاص و جزئی‌نگر است نقد می‌شود، زیرا دیدگاه وضعیتی مبتنی بر این باور است که هر وضعیت در زندگی واقعی، رهیافتی کاملاً ویژه و متفاوت با وضعیتهایی دیگر طلب می‌کند.

طرفداران نظریه اقتضایی کوشیده‌اند از وجه مشترک نظریه‌های سیستمی و وضعیتی سود جویند و ضمن دسته بندی مقتضیات مورد نظر، در تعمیم آنها به وضعیتهای خاص دقت کنند. براساس رویکرد اقتضایی تلاش می‌شود تا واکنش‌های مدیریتی با مسائل و فرصت‌های منحصر به فرد وضعیت‌های گوناگون هماهنگ گردد. به همین دلیل می‌توان گفت همه چیز بستگی دارد به… و این پرسش را مطرح کرد که به چه چیز بستگی دارد؟ پژوهشگران مدیریت تلاش می‌کنند در پاسخ به این پرسش متغیرها یا چیزها را شناسایی کنند. در شکل ۲ چهار متغیر مشهور اقتضایی که از میان حداقل یکصد متغیر گوناگون انتخاب شده‌اند، ارائه گردیده است [کتاب تئوری سازمان هچ].

محیط و عدم اطمینان محیطی

برنز و استاکر تعدادی از سازمان‌ها را در صنایع الکترونیک و پژوهش مطالعه کردند و دو سیستم مدیریت ماشینی و ارگانیکی را شناسایی کردند. ظاهرا این دو سیستم به نظر در دو سر طیف مخالف هم قرار دارند که براساس ثبات یا بی ثباتی محیطی که در آن فعالیت می‌کنند تعریف شده‌اند. بنابراین تلاش برای تغییر ساختار مکانیکی مدیریت به ساختاری ارگانیگی از لحاظ ساختار حرفه‌ای (که لزوما به ویژگی سازمان بستگی ندارد) و قدرت (که اگر از دانش فنی منتج شده باشد، گسترده تر از قدرتی  رسمی است) نتایج عظیمی دارد.

مهم‌ترین مانعی که در برابر آن تطبیق پذیری وجود دارد ساختار سازمانی است که برای مراحل اولیه توسعه سازمان طراحی شده است. اینکه لازم است هر عضو سازمان تعهداتی چندگانه داشته باشد نیز مانع از تطبیق یافتن با شرایط متغیر است. هر عضوسازمان باید نسبت به حرفه، دایره و واحد محل کار و به طور کل، سازمان متبوعش متعهد باشد.

مدیریت بر مبنای شرایط

در نظریه‌های اقتضایی عدم اطمینان نوعی خاصیت محیط تصور می‌شود که از دو نیروی قدرتمند نشأت می‌گیرد: پیچیدگی، که اشاره به تعداد و تنوع عناصر در یک محیط دارد و نرخ (میزان) تغییر، که اشاره به سرعت تغییر این عناصر دارد. عدم اطمینان محیطی به عنوان نوعی تعامل بین میزان پبچیدگی و نرخ تغییر در محیط تعریف می‌شود. مشکل موجود در نگاه عدم اطمینان محیطی آن بود که فرض می‌کرد شرایط محیطی به طور یکسان توسط افراد تجربه می‌شود. در حالی که با گذشت زمان مطالعات تجربی نشان داد که محیط مشابه ممکن است بوسیله مجموعه‌هایی از مدیران، مطمئن و از جانب برخی دیگر نامطمئن تصور شود. علاوه بر این مشخص شد که آنچه بر سازمان‌ها تأثیر می‌گذارد شرایط محیطی نیست، بلکه بیشتر برداشتهای تصمیم گیرندگان سازمانی در مورد میزان عدم اطمینان محیطی است.

ابعاد مدیریت اقتضایی

این دیدگاه در پیوند با نگاه اطلاعات در نظریه سازمان مطرح شده است. نگاه اطلاعات مدعی است وقتی مدیران تصور می‌کنند محیط غیر قابل پیش‌بینی است، احساس عدم اطمینان می‌کنند و این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که احساس کنند فاقد اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری صحیح هستند. زمانی که مدیران محیط‌ها را با ثبات و با حداقل پیچیدگی احساس می‌کنند، در می‌یابند که اطلاعات مورد نیازشان مشخص و موجود است و بنابراین سطوح پیچیدگی کمتری را احساس می‌کنند. زمانی که محیط‌ها با میزان بالایی از پیچیدگی یا تغییر درک می‌شوند، مدیران یا با مقدار زیادی اطلاعات یا با چالش پیگیری اطلاعات متغیر مواجه هستند و میزان متوسط عدم اطمینان را تجربه می‌کنند.

در زمان عدم اطمینان زیاد، مدیران محیط را بسیار پیچیده و متغیر درک می‌کنند و یا حجم بسیار عظیمی از اطلاعات روبرو خواهند بود؛ ولی به دلیل شرایط دائماً متغیر، نمی‌دانند به کدام یک از اطلاعات توجه کنند. برای مثال، پیشرفت‌های فن‌آوری رایانه و بین‌المللی شدن بازارها، شرایط متنوعی را ایجاد می‌کند که باعث می‌شود مدیران در یافتن و پردازش تمام اطلاعات مورد نیاز در تصمیم‌گیری‌های درست و دقیق دچار مشکل شوند. ولی آنچه باعث عدم اطمینان بیشتر می‌شود تنش و اضطرابی است که به علت عدم آگاهی درباره‌ی نوع اطلاعات مورد نیاز به وجود می‌آید.

جمع‌بندی

به اعتقاد ماری جو هچ نظریه اقتضایی بر اساس منطق نظریه سازمان مدرنیست عمل می‌کند. از آن جهت که همه مدرنیستها تلاش می‌کنند روابط پیش‌بینی کننده‌ای بین متغیرهای بازنمایی کننده سازمان، محیط و عملکرد بیابند. همچنین همه تأیید می‌کنند که نظریه‌هایشان شرایط مرزی دارد. یعنی فقط در مجموعه‌ی فرعی از سازمان‌هایی به کار می‌رود که می‌توان آن‌ها را بر اساس اقتضائات مشابه تعریف کرد. بدین ترتیب، نقش اولیه نظریه اقتضایی آگاه ساختن ما از این نکته بوده است که برای سازماندهی موفقیت آمیز و تعیین بدیل‌ها و تبعات آن، راه‌های مختلفی وجود دارد.

برخی از گزاره‌های بسیار عمومی مفید بر مبنای نظریه اقتضایی تدوین شده‌اند. برای مثال وضعیت‌های متعددی وجود دارند که در آن‌ها شکل‌های ماشینی نامناسب هستند. سازمان‌های کوچک نیاز به رسمیت ندارند چون سرپرستی مستقیم از طریق تماس روزمره با رئیس ارزان‌تر است. فن‌آوری‌های غیر تکراری و محیط‌های بی‌ثبات نیز اثربخشی سازمان‌های ماشینی را بنا به دلایل متعددی مخدوش می‌سازند. در این وضعیت‌ها قواعد و رویه‌های رسمی نمی‌توانند همه ممکنات و مسائلی را که در دوره انجام کسب‌وکار ظهور می‌کنند بپوشانند.

سازمان‌های بزرگی که در محیط‌های ثابت فعالیت می‌کنند و خدمات و محصولات استاندارد را فراهم می‌کنند، آن زمان که از شکل‌های ماشینی استفاده می‌کنند کارآمدتر عمل می‌کنند، اما به موازاتی که محیط‌ها تغییر می‌کنند، سازمان‌ها نیز نیاز دارند تغییر کنند. یکی از دلایل ماندگاری نظریه‌های اقتضایی در طی سال‌ها آن است که آن‌ها شکل گمراه کننده‌ای از نسخه‌ی موفقیت به خود می‌گیرند. لازم به ذکر است که نظریه اقتضایی نوعی موضع‌گیری عینی گرا به خود می‌گیرد و نوعاً بر اساس معیار عقلانیت و کارایی فنی ارزشیابی می‌شود.