سایبرنتیک سازمانی

سایبرنتیک سازمانی (Organizational Cybernetics) رویکردی در حوزه نظریه پیچیدگی سیستم‌ها است که براساس اصول ارتباطات و کنترل در سازمان استفاده می‌شود. سایبرنتیک یک الگوی سیستماتیک برای درک و توسعه تلاش جمعی به سوی آینده‌ای بهتر ارائه می‌دهد.

این حوزه به درک فرآیندهای خود سازماندهی که به منابع متعدد برای تولید مشترک و همچنین ساخت روابط لازم بین این تولیدات مربوط است، کمک می‌کند. مدیریت سایبرنتیک برنامه کاربردی ساخته شده از قوانین سایبرنتیکی طبیعی برای تمام انواع سازمان‌ها و موسسات ایجاد شده توسط انسان‌ها و برای تعامل با آنها است. این مفهوم با عنوان بازخور یکی از مفاهیم زیربنایی در تفکر سیستمی و نظریه سیستم‌ها است. رفتار سایبرنتیکی در سازمان که شبیه نگرش مدیریت سیستمی است.

بر اساس شواهد موجود به بررسی محیط داخلی سازمان می‌پردازد. البته نه با هدف کنترل سازمانی، بلکه برای هماهنگی سازمانی در جهت حل مشکل و مدیریت مشارکتی. برای نمونه زمانی که واحد مرکزی سازمان، مشکل یا تهدیدی را شناسایی کرد، شروع به انجام عملکردهایی در جهت تصحیح یا از میان برداشتن آن می‌کند. مدیریت سایبرنتیک در سازمان با بررسی محیط داخلی به دنبال ساختاری است که عوامل و شاخص‌های خود را با هدف دستیابی به سیستم‌های خود اصلاح (خود کنترل)، که خاص سیستم‌های سیبرنتیک محور است، به صورت هماهنگ برای انجام فعالیت‌ها سازماندهی می‌کند.

مفهوم سایبرنتیک سازمانی

استافورد بیر سایبرنتیک را در حوزه سازمانی مفهوم سازی کرد و آن رابه عنوان علم سازمان موثر تعریف می‌کند. به همین دلیل، تئوری مدیریت استافورد بیر تنها به شرکت‌های صنعتی و تجاری محدود نمی‌شود. بلکه به مدیریت انواع بخش‌های سازمان‌ها و موسسات انتفاعی و غیر انتفاعی مرتبط است.

از شرکت‌های فردی تا شرکت‌های چند ملیتی بزرگ در بخش‌های خصوصی و دولتی را در برمی‌گیرد. همچنین به انجمن‌ها و نهادهای سیاسی و در نهایت در زندگی حرفه‌ای و خصوصی نیز مرتبط است. مدیریت سایبرنتیک یک نظریه است، که بر اساس قوانین طبیعی در راستای پوشش مسائل مربوط به مدیریت عمومی که هر فردی می‌خواهد برای نفوذ در یک سازمان یاد بگیرد، عمل می‌کند.

نظریه سایبرنتیک سازمانی استنفورد بیر

مدیریت سایبرنتیک به حل و فصل اقدامات مدیران ارشد محدود نمی شوند. بلکه هر عضو یک سازمان و هر فردی که تا حد کمتر یا بیشتری با آنان ارتباط برقرار می‌کنند و یا تعامل دارند را شامل می‌شود. مدیریت سایبرنتیک شاخه‌ای از علم ارتباطات و کنترل در سیستم‌های دینامیکی است که به حوزه نظام‌های اجتماعی اختصاص داده شده است. به خصوص در سازمان‌هایی که هدفمند هستند، سیستم‌های اجتماعی فناورانه آن نشان دهنده درجه بالایی از پیچیدگی می‌باشند.

ویژگی‌های مدیریت سایبرنتیک

مدیریت سایبرنتیک دارای ویژگی‌های متمایزی است که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تصمیم‌گیری مشارکتی
• تعهد سازمانی
• عدالت سازمانی
• ساختارهای مسطح
• جریان صحیح اطلاعات

تصمیم‌گیری مشارکتی: اگر افراد در تصمیم‌گیری نقش داشته باشند، مشتاقانه آن را خواهند پذیرفت. علاوه بر این، به خاطر تنوع ایده‌ها در روشهای مشارکتی، تصمیماتی با کیفیت بهتر گرفته می‌شود و محیطی سرشار از اعتماد که لازمه ی اثربخشی سازمانی است، توسعه می‌یابد.

تعهد سازمانی: استفاده از رویکرد مشارکتی در تصمیم‌گیری و فرآیندهای سازمانی با فراهم کردن زمینه‌های تعهد اعضا به مقید کردن آن‌ها به سازمان کمک خواهد کرد. در این رابطه باید امکاناتی در سازمان مهیا شود که ه ر یک ا ز اعضا به سازمان و جایگاه ی که د ر آن دارند، مقید باشند و به علاوه، سازمان نیز به آن جایگاه متعهد باشد.

عدالت سازمانی: عدالت سازمانی به دلیل ارتباط با فرآیندهای مهمی همچون تعهد، رضایت شغلی و عملکرد، نقش حائز اهمیتی را در سازمان ایفا می‌کند. رفتار منصفانه چیزی است که کارکنان در قبال سرمایه گذاری زمان و انرژی خود در سازمان انتظار دارند.

ساختارهای مسطح: در سازمان‌هایی که مدیریت سایبرنتیک ر ا به کار می‌گیرند، ساختارهای سازمانی تا حدودی مسطح هستند. به طوریکه لایه‌های مدیریتی کمی وجود دارد. این امر با پیشرفت‌های بسیار در فناوری ارتباطات به گونه‌ای که پیتر دراکر خاطر نشان کرده است مدیران را در برقرار کردن ارتباط با حیط ه ی گسترده تری از افراد که در گذشته امکان پذیر نبوده، توانمند می‌‌سازد.

جریان صحیح اطلاعات: در سازمان‌های سایبرنتیک محور، به طبقه بندی و سازمان دهی اطلاعات توجه زیادی مبذول می‌شود و از این رو، مدیری  اطلاعات و نیز طراحی نظام‌های اطلاع رسانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.  

ویژگی‌های سایبرنتیک سازمانی

بر این مبنا می‌توان بیان داشت تئوری‌های ساختار دهنده سایبرنتیک سازمانی عبارتند از:

قابلیت ماندگاری و تداوم: این اصطلاح به ظرفیت یک ارگانیسم برای حفظ وجود مستقل و جداگانه، برای پا بر جای ماندن صرف نظر از تغییرات در محیط اشار ه دارد. به همین خاطر یک نظام باید ظرفی ت‌های خودتنظیمی، یادگیری، سازگاری و تکامل را داشته باشد.

مفهوم تنوع: این نظریه توسط اشبی به منظور نشان دادن پیچیدگی یک سیستم (سازمان، شرکت، و غیره) بیان شده است. به تعداد حالات ممکن و رفتارهای واقعی یا بالقوه در یک وضعیت یا مشکل ممکن اشاره دارد.

قانون تنوع لازمه اشبی: اشبی در ۱۹۵۶ ثابت می‌کند که تنها تنوع می‌تواند تنوع را از بین ببرد و یا به نوعی تنها پیچیدگی قادر است که پیچیدگی را جذب نماید.

قضیه کونانت-اشبی: تأکید می‌کند که هر تنظیم کننده خوب یک سیستم باید یک مدل از یک سیستم را دارا باشد. در زمینه ارزیابی تصمیم‌گیری مدیران، این بدان معنی است که کیفیت این تصمیم‌ها، نوع و کیفیت مدل‌های استفاده از آنها را محدود می‌کند. این مدل‌ها باید تنوع لازم برای برخورد ب ا اوضاع مربوطه را داشته باشد.

مدل سیستم مانا: در این مدل، بیر شرایط لازم و کافی برای بقای یک سازمان را ایجاد می‌کند. مفروضه این مدل آن است که هر سازمان برای دستیابی به مانایی باید فعالیت‌های خاصی را انجام دهد. همچنین بین این فعالیت‌ها نیز باید روابط معینی برقرار باشد. منظور از مانایی، توانایی بقا در محیط متغیر است.

نتیجه‌گیری

توجه به مفاهیم علم سایبرنتیک سازمانی به منظور سازماندهی فرایندها و عملکرد‌های سازمان‌ها می‌تواند منجر به بهبود روابط وساختارها گردد. بر این اساس یافته‌های حاصل از مقالات منتخب این پژوهش، مدل سیستم‌های مانا به عنوان روشی نظامند امکان مدیریت اطلاعات و فرایندهای سازمان‌ها را به خوبی فراهم می‌نماید. درک ساختار و کارکردهای عملیاتی، ارزیابی پیچیدگ ی‌های موجود در سیستم‌ها و زی ر مجموعه‌های آن و هدایت مکانیز م‌های اثر گذار در دستیابی به اهداف و حفظ ماندگاری سازمان ازمهمترین مزایا و دستاوردهای مدل سیستم مانا با رویکرد سایبرنتیک سازمانی است.

با توجه به ارزیابی مطالعات و برون داد‌ها معتبر در این حوزه به نظر می‌رسد نتایج مثبت و قابل توجهی که از کاربرد این مدل سایبرنتیکی در سازمان‌های مختلف حاکی از ظرفیت‌ها و قابلیت‌های بالقوه این مدل در کاربرد و توسعه آن در بسیاری از دستگاه‌های اجرایی، سازمان‌ها و نهادهای آموزش و پژوهش محور و در اغلب محیط‌های کاری ساختارمند دارد. یک اصل مهم مدیریت سایبرنتیک در سازمان‌ها، توجه به دانش شخصی افراد است.

عدم دسترسی به اطلاعات جدید به معنای ناسازگاری سازمان‌ها با تغییرات محیطی است. توسعه دانش در داخل سازمان‌ها، به یک سیستم اطلاعاتی سازمان یافته نیاز است. سایبرنتیک می‌تواند سیستم‌های کاملاً باز را بر اساس نگرشی از انتقال متقابل اطلاعات بین یک سازمان و محیط توضیح دهد. ساختار سیستم مدل مانا، براساس دیدگاه متقابل انتقال اطلاعات بین عناصر مختلف توصیف شده است. تحت مدیریت سایبرنتیک، عدم اطمینان از تغییرات محیطی، تقسیم اطلاعات گسترده و فردگرایی مفرط به تلاش‌های سازمانی گروهی و تیمی تبدیل می‌شود. همکاری، هماهنگی و روابط در سطح فردی و سازمانی افزایش می‌یابد و یک مدیریت محیطی مشارکتی از طریق انتقال اطلاعات صحیح ایجاد می‌شود تا مدیران و کارکنان بتوانند بدون مشکل با یکدیگر همکاری و تعامل نمایند.