کنترل سازمانی

کنترل سازمانی چیست؟

کنترل سازمانی Organizational Control فرایندی است که بوسیله آن افراد و واحدهای سازمانی به شیوه مورد انتظار سازمان رفتار می‌کنند. به این ترتیب دستیابی به اهداف سازمان میسر می‌شود. هر سازمانی در روند حرکت به سوی اهداف تعیین‌شده، همواره با موانع گوناگونی روبرو می‌شوند. این موانع هریک به فراخور توان، باعث به انحراف کشیدن سازمان به سمت مسیرهای پیش‌بینی نشده می‌شود. به همین دلیل کنترل در یک سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. مکانیزم کنترل مبتنی بر استانداردهای خاص و مشخص، تضمین کننده و حافظ اهداف سازمان می‌باشد. از طریق فرایندهای کنترلی می‌توان در راستای نیل به اهداف سازمان و دستیابی به شفافیت سازمانی حرکت کرد.

یکی از وظایف مدیران سازمان به صورت سنتی، کنترل سازمان می‌باشد. مدیر از طریق این کنترل می‌تواند از منابع و فعالیت‌های اعضای سازمان، حداکثر کارآیی و اثربخشی را در جهت نیل به اهداف سازمان بدست آورد. برنامه‌ریزی و اهداف عالی یک سازمان تنها با کنترل درست و اصولی مدیران می‌تواند تحقق یابد و می‌توان گفت که هیچ برنامه‌ایی بدون کنترل به درستی اجرا نخواهد شد. کنترل نیز بدون وجود برنامه، مفهوم و معنا پیدا نمی‌کند. کنترل در یک سازمان پویا می‌باشد. پویایی نقش کنترل از آن جهت است که براساس آن می‌توان به اصلاح انحرافات و تطابق عملکردها با اهداف سازمانی پرداخت. بنابراین در مدیریت، فعالیت‌های کنترلی علاوه بر ارتباط با همه عناصر مدیریت، رابطه ویژه‌ای با برنامه‌ریزی دارد.

تعریف کنترل سازمانی

کنترل، تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسه اجزاء واقعی با استانداردهای از پیش تعیین‌شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش‌ها برای دستیابی به حداکثر کارآیی می‌باشد.

کنترل، فرآیندی است که مدیران از طریق آن، تطابق عملیات انجام شده را با فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده می‌سنجد. از این رو فرآیند نظارت در برنامه‌ریزی فعالیت‌های یک شرکت به جهت نیل به اهداف اساسی به کار می‌رود. میزان پیشرفت سازمان را در جهت اهداف نشان می‌دهد. توان مدیریت برای تشخیص طرح و اصلاح برنامه را قبل از آنکه دیر شود نشان می‌دهد..
مهدی الوانی

کنترل سازمانی، مقایسه بین بایدها و هست‌ها می‌باشد. یعنی در برنامه‌ریزی آن چه پیش‌بینی کرده‌ایم بایدها و مطلوب‌های ما است و آن چه انجام شده، هست‌ها و موجودها می‌باشد. از مقایسه این دو مورد پی می‌بریم آیا پیش‌بینی‌ها درست بوده و انتظارات حاصل شده است یا خیر؟ مقایسه بین بایدها و هست‌ها در واقع تاکیدی بر دائمی و مستمر بودن کنترل است که همزمان با اجرای برنامه از آغاز تا انتهای برنامه و گاهی تا بعد از خاتمه برنامه نیز ادامه می‌یابد.

طبقه‌بندی نظام‌های کنترلی

مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها می توانند از سه نوع استراتژی کنترلی استفاده نمایند است که عبارتند از:

  • کنترل دیوانسالار
  • کنترل بازار
  • کنترل گروهی

کنترل دیوانسالار : کنترل دیوانسالار به معنای استفاده از قوانین، سیاست‌ها، سلسله مراتب مسؤولیت‌ها، رویه‌های مستندات نوشته شده، استانداردسازی و دیگر نظام‌های دیوانسالار برای استاندارد نمودن رفتار و ارزیابی عملکرد می باشند.

کنترل بازاری : کنترل بازاری زمانی انجام می پذیرد که رقابت مبتنی بر قیمت، برای ارزیابی خروجی و بهره‌وری سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. ایده کنترل بازاری از اقتصاد سرچشمه می‌گیرد. قیمت شکل کارایی برای کنترل است. چرا که مدیران می توانند قیمت و سود را برای ارزیابی شرکت خویش مورد استفاده قرار بدهند. این نوع از کنترل معمولا مورد استفاده هیات مدیره سازمان است. مدیران ارشد هنگامی که می خواهند عملکرد واحدهای زیر مجموعه را کنترل کنند مورد استفاده قرار می گیرند. بویژه وقتی بحث سود مطرح باشد از کنترل بازاری استفاده می‌شود.

کنترل گروهی : کنترل گروهی استفاده از خصوصیات اجتماعی مانند فرهنگ سازمانی، ارزش‌های مشترک، تعهد، سنت ها و عقاید است. این ویژگی‌ها برای کنترل رفتار مورد استفاده قرار می گیرند. سازمان‌هایی که از کنترل گروهی استفاده می کنند نیازمند ارزش‌های مشترک و حس اعتماد بین کارکنان هستند. کنترل گروهی زمانی مهم است که ابهام و عدم اطمینان در داخل و خارج سازمان وجود داشته باشد. کنترل گروهی اغلب اوقات در سازمان‌های کوچک و غیر رسمی مورد استفاده قرار می گیرد.

مراحل اصلی کنترل سازمانی

وقتی می خواهیم در یک سازمان کنترل مناسب را داشته باشیم، چه این کنترل توسط مدیر انجام شود یا به صورت مجزا توسط یک واحد صورت پذیرد، پروسه کنترل ۴ مرحله را پشت سر می گذارد:

۱ – تعیین معیارها و ضوابط کنترل

در هر سازمان باید به صورت مجزا درباره فرد – واحد و کل سازمان معیارها و ضوابط مشخص شود. باید خود فرد و مدیر یا واحد کنترل همگی بدانند که ضوابط چیست و معیارهای رفتاری و عملکردی چیست و استاندارد لازم برای عملکرد و کارآیی و اثربخشی چیست که بتوانند درباره این معیارها قضاوت نمایند.

۲– مقایسه عملکرد با استانداردها

گرچه در بسیاری موارد استاندارد یابی مشکل است و یا تبدیل استانداردها به آمار کمی دشوار است، اما هنر مدیریت اینجاست که بتواند با شاخص سازی، عملکرد بخش ها و واحدهای مختف را در قیاس با استاندارد اندازه گیری کند و آمار صحیح را ارائه نماید.

۳ – تشخیص انحراف و علت بروز آن

وقتی استانداردها و معیارها مشخص گردید و از سوی دیگر عملکردها با استانداردها مقایسه شد، در این وضعیت، انحراف از معیارها قابل تشخیص است. مدیر یا واحد کنترل باید بتواند به بهترین شکل میزان انحراف و نوع آن را مشخص نماید واگر این میزان انحراف، منفی بود و چشمگیر، به بررسی علت بروز و ظهور انحراف از معیارهای سازمان بپردازد.

۴ – تدوین و اجرای اقدامات اصلاحی

بعد از بررسی انحرافات و شناخت علل انحراف، لازم است با تخصص مدیریت و یا با بهره گیری ازر حضور مشاورین اقدامات اصلاحی شناسایی شود، تدوین شود و اجرایی گردد تا سازمان بتواند به معیارها و ضوابط و استانداردهای خود بازگردد. نتیجه ارزیابی ها ممکن است به اجرای برنامه های آموزشی – تغییر سیستم حقوق و دستمزد و پاداش – تغییر برنامه ریزی – ایجاد انگیزش در سازمان – تغییر فرهنگ سازمانی – تغییر مدیران – تغییر ساختار سازمان و… منجر شود.

انواع کنترل در سازمان

کنترل گذشته نگر

امری که در بسیاری از سازمان ها و واحدها دنبال می گردد، کنترل گذشته نگر است یعنی وقتی کار انجام شد و پروسه عملکردی یک اقدام به انتها رسید، کنترل طبق مراحلی که در قبل اشاره کردیم صورت می پذیرد تا اگر انحرافی بوده، شناساسی شود و اصلاح گردد. این نوع کنترل بیشتر یک درمان برای بیماری ها و آسیب های سازمان می باشد که بسیار هم لازم و ضروری است.

کنترل آینده نگر

این نوع کنترل که نوعی پیشگیری به شمار می رود در مواردی کابرد دارد که کنترل گذشته نگر، کارآیی ندارد. مثلا در آموزش خلبانی هرگز کنترل گذشته نگر کاربرد نخواهد داشت.

کنترل حال نگر

این نوع کنترل نیز در لحظه و در زمان حال و همزمان با وقوع یک عملکرد در سازمان (مثلا خط تولید مواد غذایی) مراحل کنترل را انجام می دهد.

خلاصه و جمع‌بندی

از مولفه های مهم و وظایف اثرگذار مدیر در سازمان موضوع کنترل سازمان است. این وظیفه در کنار برنامه ریزی، سازماندهی، به کارگیری نیروی انسانی، رهبری، بودجه بندی قرار می‌گیرد.  مدیر موفق کسی است که بتواند به بهترین نحو سازمان را پایش نماید. مسیر سازمان و برنامه ها را به طور دقیق بشناسد و بشناساندو در اجرا و انجام این برنامه ها نیز کنترل و هماهنگی لازم را داشته باشد. مدیر با مولفه پایش، نظارت و جهت دهی رفتار در سازمان را پیگیری می کند. انحرافات از مسیر برنامه را شناسایی و اصلاح می نماید. لذا در یک سازمان ابتدا باید برنامه مشخص شود. سپس بر اساس آن کنترل و ارزیابی شود. این نشان می‌دهد یک مدیر یا یک سازمان یا یک واحد سازمانی و یا یک فرد در سازمان چقدر موفق بوده است.

با عنایت به مطالب فوق، لزوم توجه همه جانبه به کنترل در سازمان بزرگ و شرکت‌های کوچک و متوسط مشخص می‌شود. در بخش های مختلف و واحدهای مختلف سازمان در دنیای امروز باید مکانیزم‌های ککنترلی استفاده شود. بسیاری از سازمان‌های امروزی شیوه و مراحل جدیدی برای کنترل برگزیده اند. اما نفس موضوع کنترل در سازمان امری غیر قابل چشم پوشی است. باید در ابعاد مختلف و در مراحل مختلف پیگیری شود. لازم است معیارها و ضوابط سازمان و استانداردهای عملکردی مشخص باشند. به صورت مکتوب به اعضا و واحدهای سازمان ارائه شود. باید میزان انحراف عملکرد سازمان از هر یک از این معیارها مشخص باشد و ارزیابی شود. برای سنجش این مقیاس از پرسشنامه کنترل سازمانی استفاده کنید..