مدیریت ارتباط با تامین‌کننده

مدیریت ارتباط با تامین‌کننده (SRM) فرایند شناسایی تامین‌کنندگان حیاتی برای سازمان و برقراری روابط بلندمدت با آنها است. در این فرایند ابتدا تامین‌کنندگان کلیدی برای فعالیت‌های کسب‌وکار شناسایی می‌شوند. سپس با استفاده از روش‌های نظام‌مند به برقراری و تحکیم روابط با این دسته از تامین‌کنندگان پرداخته می‌شود. به این ترتیب حلقه نخست از مدیریت زنجیره تامین سازمان تضمین می‌گردد.

پس از همه‌گیر شدن مفهوم مدیریت ارتباط با مشتری مفهوم مدیریت ارتباط با تامین‌کننده نیز مطرح گردید. مشتری به عنوان آخرین حلقه زنجیره فعالیت‌های سازمانی، ضامن سودآوری سازمان است. از سوی دیگر تامین‌کننده به عنوان نخستین حلقه این زنجیره ضامن کیفیت محصولات و خدمات است. بدون وجود تامین‌کنندگان با کیفیت دستیابی به اهداف سیستم مدیریت کیفیت میسر نیست. بنابراین شناسایی و انتخاب تامین‌کنندگان فعالیتی کلیدی در سازمان است.

سازمان ها برای بهبود هر چه بهتر روابط با تأمین کنندگان تلاش می نمایند. در این راستا مبحث گسترده ای پدیدار شد که به آن مدیریت روابط با تامین‌کنندگان یا SRM گفته می شود. در واقع SRM موقعی که وابستگی یک سیستم به پیمانکاران و تأمین کنندگان بیشتر شد و سیستم ها برای افزایش سود خود و هم چنین کاهش زمان برای انتخاب مناسب‌ترین تامین‌کننده باید روابط استراتژیک را با تامین‌کنندگان اطراف خود بیشتر نمایند. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به تشریح مدیریت ارتباط با تامین‌کننده پرداخته شده است.

تعریف مدیریت ارتباط با تامین‌کننده

مدیریت ارتباط با تامین‌کننده معادل فارسی Supplier relationship management می‌باشد که گاهی SRM نیز نامیده می‌شود. این مقوله به عنوان ارزیابی نظام‌مند و فراگیر نقاط قوت و قابلیت‌های تامین‌کنندگان در پاسخ به نیازهای استراتژیک تعریف می‌شود. هدف آن است که تامین‌کنندگانی که نقشی اساسی در رفع نیازهای اولیه سازمان دارند شناسایی شده و با آنها ارتباطی بلندمدت برقرار شود.

مدیریت تأمین‌کننده، یک ارزیابی منظم و سازمان یافته از قابلیت‌های تأمین‌کنندگان در قبال کسب‌وکار است. با ایجاد ارتباط دوطرفه با تأمین‌کنندگان یا حتی تقابل با تأمین‌کنندگان شرکت‌های رقیب یک دیدگاه استراتژیک است. شرکت می‌تواند با ایجاد این رابطه به نوآوری و مزیت رقابتی بیشتری دست پیدا کنید. هدف از مدیریت تأمین‌کنندگان ایجاد بهره‌وری و بازده حداکثری برای شرکت‌های کوچک و متوسط است.

به صورت کلی SRM ابزارهایی را ارایه می دهد که به واسطه آنها می توان روابط تعاملی و گسترده با تأمین کنندگان ایجاد و آن را مدیریت نمود. با گذشت زمان، ارتباط و فعالیت کسب‌وکارها با شرکت‌های تأمین‌کننده زیاد خواهدشد. در طی زمان، جلساتی برای مذاکره درباره قیمت، رفع مشکلات فعلی، توسعه محصول و … لازم است. اگر شرکت بتواند این روابط را مدیریت کند ارزش افزوده زیادی را فراهم می‌کند.

اهمیت مدیریت ارتباط با تامین‌کننده

تحولات روزانه و رقابت شدیدی که در بازار کنونی وجود دارد موجب شده‌است که بسیار از سازمان‌ها اقدام به سرمایه گذاری ارزنده‌ای در مدیریت تأمین کنندگان انجام دهند. همچنین مدیران باهوش این آگاهی را دارند که باید از نفوذ تأمین کنندگان بر کسب‌وکار خود بکاهند و بتوانند ارتباط مؤثری با تأمین کنندگان خود داشته‌باشند.

مدیریت ارتباط با تأمین‌کنندگان هزینه‌های شما را در دو زمینه عملیاتی و استراتژیک کاهش می‌دهد. شما هنگام مذاکره دوباره با تأمین‌کننده با توجه به شناختی که به دست آورده‌اید می‌توانید شرایط بهتری را ایجاد کنید و مشکلات احتمالی و گذشته خود را برطرف کنید و هزینه عملیاتی کمتری را پرداخت کنید.

شرکت با مدیریت تأمین‌کنندگان خود، دیگر نیاز ندارد که همیشه نگرانی تأمین مواد را داشته باشد. با ایجاد یک رابط پایدار می‌توان نگرانی را از بابت تامین مواد اولیه، محصولات و خدمات بین برد. همچنین نگرانی درباره وابسته شدن به یک تأمین‌کننده را هم کاهش داد. شرکت با ایجاد رابطه با دو یا چند تأمین‌کننده دیگر و خریدهای جزئی از آن‌ها جلوی زیاده خواهی تأمین‌‌کنندگان را می‌گیرید. این مورد در برنامه‌های استراتژیک شرکت بسیار تأثیر گذار خواهد بود.

موفقیت رابطه شرکت و تامین‌کننده

روابط بین تامین‌کننده و شرکت مانند بحث روابط خریدار-فروشنده می‌تواند عاملی پیچیده باشد. هر یک از طرفین می خواهند فرصت در معاملات، منابع، پول نقد و سرمایه گذاری های خود را به حداکثر برسانند. اولویت بندی در موارد یاد شده، باعث ایجاد رقابت در ارتباط بین شرکا می شود. هر همکاری موفق، ناشی از ایجاد مزیت در کسب و کار بوده که از درک متقابل، همراه با احترام و وجود صداقت به دست می آید.

معنای تراز کردن این موارد آن نیست که بدون در نظر گرفتن هزینه واقعی، به سمت قیمت پایین حرکت کرد بلکه به رسمیت شناختن این نکته است که موفقیت یکی از شرکا به موفق شدن دیگران کمک می کند. حرکت به سوی ارتباط برنده – برنده به این منظور است که سازمان ها باید به طور متناوب با شرکای کسب و کار خود از نظر استراتژی های مالی و راهبردها انطباق داشته باشند. با توجه به این پیچیدگی، باید به  اصول مهم  زیر که در روابط کسب و کار که به هم تنیده شده اند تمرکز داشت:

  • تطبیق و پذیرش مقررات داخلی و بین المللی توسط شرکا
  • هدایت و اداره کردن از طریق صداقت، احترام و گفت و گوی باز
  • استراتژی های مالی که سود طرفین را تضمین کند

اولین گام مهم در هر رابطه جدید این است که بسادگی دانست در کسب و کار با چه کسی طرف می باشد این امر شامل شناخت مشتری خود، تأمین کننده خود و سایر مشتریان و تأمین کنندگان می شود. تغییر سریع قوانین تجارت در سال های گذشته، باعث شده تا مراجع قانونگذاری جهانی، محلی و دولت ها، تاثیرات بی شمار عملیات زنجیره تأمین را بپذیرند.

خلاصه و جمع‌بندی

مدیریت ارتباط با تامین‌کننده یکی از مباحث بسیار مهم در مدیریت صنعتی، مدیریت تولید و مهندسی صنایع است. این مقوله اکنون در کانون توجه سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف قرار دارد. سرمایه گذاری شرکت ها همراه با تلاش و سرمایه، در طولانی مدت می تواند تأمین کنندگان واجد شرایط را ایجاد کند. هنگامی که رابطه ای مطمئن بین خریدار و فروشنده به وجود می آید، باید به صورت مستمر توسعه یابد و بتواند برای آینده نیز گسترش پیدا کند.

این امر زمانی اجرایی می‌شود که طرفین ارتباط خود را از طریق رعایت قوانین بین المللی، دستورالعمل های رفتاری قابل قبول و استراتژی‌های منابع مالی، توسعه دهند. باید گفت مدیریت ارتباط با تأمین کننده، نشان دهنده ایجاد فرصتی برای بهبود دقت، سرعت در خرید و فروش در معاملات است. این در حالی است که بهبود شیوه های کاری، برای شرکا سودآفرین بوده و با حرکت بهبود مستمر و کاهش هزینه کل، همراه است. استفاده از پرسشنامه انتخاب تامین‌کننده در این زمینه راهگشا است.

یک سازمان تا زمانی که فعالیت های داخلی خود را خودکار و یکپارچه نسازد نمی‌تواند SRM را پیشنهاد کند. یکپارچه سازی شامل انتشار اطلاعات مرتبط هر بخش نظیر مدیریت چرخه عمر محصول، برنامه‌ریزی زنجیره تأمین، مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه ریزی منابع سازمانی در سراسر شرکت است. با توجه به تدارکاتی که در بخش های نرم افزاری SRM دیده شده است، شرکت‌ها و تأمین‌کنندگان تقسیم و طبقه‌بندی شده‌اند. در نهایت به سوی کاهش هزینه و زمان دست می یابند. در ضمن می‌توان ایجاد تنش در شرکا را در طول زنجیره تأمین کاهش داد.