مدیریت تغییر سازمانی

مدیریت تغییر (Change management) فعالیت‌هایی برای آمادگی، پشتیبانی و کمک به کارکنان، گروه‌های کاری و سازمان برای انجام تغییرات سازمانی است. تغییر، حالت پایدار همه سازمان‌های معاصر است. سازمان‌ها مجبورند، برای انطباق با تقاضای محیط خود، دایما تغییر کنند؛ اما عموما افراد به علت‌های مختلف نمی‌خواهند، تغییر کنند.

به طورکلی، ادبیات مدیریت و علوم وابسته به روانشناسی، مقاومت را به عنوان زوج طبیعی یا استاندارد واکنش در برابر تغییر توصیف می‌کنند. مقاومت، به عنوان برآیند نیروهای فردی و سازمانی تعریف می‌شود که به طور باثباتی هدایت می‌شود. بنابراین، مدیران استراتژیک سازمان ها، چنان رویکردی از مقاومت را تشریح می‌کنند تا چگونگی مقاومت افراد سازمانی را در برابر تغییرات سازمانی را کشف و راه‌هایی برای غلبه بر این مشکل اساسی سازمان دست یابند.

هنگامی که صحبت از مدیریت تغییر در سازمان می‌شود، باید دو مفهوم مرتبط با آنرا نیز در نظر گرفت که شامل خود تغییر و مدیریت پروژه هستند. مدیریت تغییر و مدیریت پروژه، دو رشته‌ای هستند که به منظور افزایش احتمال موفقیت و بازگشت سرمایه، در انواع تغییرات سازمانی اعمال می‌شوند.  مدیریت تغییر در سازمان، فرایندها، ابزارها و روش‌هایی هستند که افراد را هنگام تغییر به خوبی مدیریت می‌کنند تا نتایج مورد نیاز در کسب‌وکار بدست آید. این تغییرات باید کمترین هزینه را برای سازمان به دنبال داشته و کارکنان در برابر آنها مقاومت نکنند و حتی کارایی شان به حداکثر برسد. مدیریت سازمان در دنیای سرشار از رقابت با نرخ فزاینده تغییر مستلزم دانش و مهارت‌هایی است که در این مقاله تشریح شده است.

تعریف مدیریت تغییر سازمانی

مدیریت تغییر (گاهی به اختصار CM نوشته می‌شود) یک اصطلاح کلی است که در هنگام ایجاد تغییر سازمانی،  برای همه روش‌های آماده سازی و حمایت از افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها به کار می‌رود. این مدیریت، شامل روش هایی است که استفاده مجدد از منابع، فرآیند کسب‌وکار، تخصیص بودجه یا سایر روش‌های عملیاتی تغییر دهنده سازمان را مجددا توضیح می‌دهد.

در بیشتر موارد مدیریت تغییر سازمانی (Organizational Change Management)، کل سازمان و آنچه نیاز به تغییر دارد را در نظر می‌گیرد  در حالی که، مدیریت تغییر تنها به چگونگی تاثیر چنین انتقال سازمانی بر افراد و تیم‌ها اشاره دارد. این رشته با رشته‌های مختلف از علوم رفتاری و علوم اجتماعی تا فناوری اطلاعاتی و راه حل‌های کسب‌وکار مرتبط است.

مدیریت تغییر، شیوه‌ای است که در مورد چگونگی آماده کردن، تجهیز کردن و حمایت کردن از افراد برای تطبیق موفقیت آمیز با تغییرات، دستورالعمل هایی ارائه می‌کند تا زمینه نتایج و موفقیت سازمانی فراهم شود. غالباً مدیریت تغییر، ابزارهای سازمانی را تلفیق می‌کند که به انتقال موفق پرسنل کمک کرده و به انطباق و پژوهشگر شدن تغییرات ختم می‌شود. البته، میزان مدیریت تغییر به سطح اختلال ایجاد شده در کار روزمره کارکنان  بستگی دارد. از طرف دیگر،  اختلال‌های ایجاد شده نیز  به ویژگی‌های سازمانی مانند فرهنگ، سیستم ارزش و تغییرات گذشته وابسته است.

چرا مدیریت تغییر؟

تغییر، کلیهٔ جنبه‌های زندگی را تحت تأثیر قرار می‌دهد. در حقیقت تغییر، اتخاذ یک رویکرد آینده‌نگر و تنها راهی است که به کمک آن می‌توان آینده را چه به‌عنوان یک فرد و چه به‌عنوان یک سازمان در دست گرفت. بنابراین باید پذیرای تغییر بوده و عناصر مثبت آن را در سازمان و به ویژه تیم‌های پروژه توسعه داد. نکتهٔ مهم این است که مدیریت تغییر به‌عنوان مؤلفه کلیدی تیم‌های پروژه مورد نیاز است.

بدیهی است که عدم بکارگیری آن در سازمان منجر به تأخیر معنی‌داری در اجرای پروژه و به تبع آن صرف هزینه‌های بالا، هم‌چنین عدم بکارگیری کارمندان با ارزش و خلاق در اجرای پروژه خواهد شد. بدین منظور باید کلیهٔ تغییرات مورد نظر را یادداشت نموده و برای ایجاد آنها برنامه‌ریزی کرد. هم‌چنین در صورت احساس مقاومت در برابر تغییر در جستجوی علت بوده و افراد پذیرای تغییر در سازمان را شناسائی و با آنان هم پیمان شد.

مروری بر مدیریت تغییر

معمولاً مهمترین دلیل شکست پروژه‌های تغییر، عدم اثربخشی مدیریت تغییر می‌باشد. تیم‌های پروژه‌ای که مدیریت تغییر را نادیده انگاشته، اذعان دارند که این موضوع مهمترین تجربه کسب شده در پروژهٔ آنها می‌باشد. بالعکس تیم‌هائی که تکنیک‌های مدیریت تغییر را بکار برده منجر به کاهش اتلاف بهره‌وری، کاهش مقاومت پرسنل، تسریع در اجرا و پیاده‌سازی تغییر و بها دادن به پرسنل گردیده‌اند. قابل ذکر است که به مدیریت تغییر باید از دو دیدگاه ”اجرا و پیاده‌سازی تغییر“ و ”پذیرش تغییر“ نگاه کرد. در بسیاری از مواقع و در آغاز یک تغییر، مدیران اجرائی و کارمندان سازمان اطلاع و درک روشنی از مدیریت تغییر ندارند.

مدل مدیریت تغییر سازمانی

مدیران اجرائی علاقه‌مندند که تغییر در سازمان رخ داده و کارمندان به سادگی آن را در شغل خود بکار بندند. گفتنی است که در ابتدا باید مدیران پروژه، مشاوران و اعضاء تیم پروژه آگاهی و درک لازم راجع به لزوم مدیریت تغییر را مدنظر قرار دهند. آنها در ابتدا باید به دو بعد مدیریت تغییر یعنی چشم‌انداز مدیران از بالا به پائین و منظر کارمندان از پائین به بالا توجه کنند.

چشم‌انداز مدیران راجع‌به تغییر، متمایل به نتایج می‌باشد. آنان از مسائل و مشکلات تولیدی و بازرگانی شرکت آگاهی کامل داشته و پاسخگوی عملکرد مالی شرکت بوده و در موقع لزوم تغییر، به سرعت اقدام می‌کنند. در بسیاری از مواقع رهبران ارشد سازمان باید بازگشت سرمایهٔ مربوط به تغییر را با سایر استراتژی‌های شرکت مورد مقایسه قرار داده تا از نظر اقتصادی، به‌صرفه بودن پروژهٔ تغییر تحلیل گردد.

گام‌های غلبه بر مقاومت در برابر تغییر

مقاومت در برابر تغییر از جمله واکنش‌های رایج انسان‌ها در یک محیط سازمانی است، زیرا این تغییرات منجر به پیدایش بی‌ثباتی می‌شود. استنباط‌های بی‌ثباتی یک عامل تعیین‌کننده در زمینه رفاه هستند. مقاومت کارکنان مهم‌ترین مسئله‌ای است که مدیریت طی پیاده‌سازی تغییر با آن مواجه می‌گردد. دغدغه‌های اولیهٔ مدیران و کارکنان در زمان تغییر عبارتند از:

• چه وقتی می‌توان تغییر را به‌طور کامل به انجام رساند؟
• چه اندازه بهبود تحقق خواهد بخشید؟
• تغییر بر عملکرد مالی سازمان چگونه تأثیر خواهد گذاشت؟
• چه مقدار سرمایه‌گذاری مورد نیاز است؟
• تأثیر و نفوذ تغییر روی مشتریان چگونه است؟

یکی از دستاوردهای بسیار مستند در مورد رفتار فرد و سازمان این است که سازمان و اعضای آن در برابر پدیده تغییر ایستادگی (مقاومت) می‌کنند. به معنایی از یک دیدگاه ‌این کار مثبت است و می‌تواند موجب ثبات و پیش‌بینی رفتار شود. اگر هیچ نوع ایستادگی در برابر پدیده تغییر وجود نداشت رفتار سازمانی می‌توانست از ویژگی‌های ویرانگر برخوردار شود.

ایستادگی در برابر تغییر می‌تواند به صورت یکی از منابع ایجاد تعارض و اختلاف نظر در آید. همچنین ایستادگی در برابر پدیده تغییر الزاماً به روش‌های استاندارد صورت نمی‌گیرد. افراد می‌توانند به صورتی آشکار، تلویحی، غیر مستقیم و یا آنی از خود مقاومت نشان دهند.

نتیجه‌گیری بحث

وقتی صحبت از مدیریت تغییر می‌شود، معمولا یک فرآیند پیچیده و مفصل در ذهن تصویر می‌شود که برای شرایط خاصی طراحی می‌شود. شاید خیلی از مدیران ایرانی با شنیدن کلمه مدیریت تغییر فکر می‌کنند ما در سازمان خودمان به این چیزها نیازی نداریم و سایر شرکت‌ها نیازمند فکر کردن و پیاده سازی “مدیریت تغییر” هستند. غافل از اینکه خیلی از تصمیمات خرد و کلان سازمان‌ها، نوعی تغییر محسوب می‌شوند. به عبارت دیگر اغلب سازمان‌ها بطور ناخودآگاه درگیر مدیریت تغییر هستند.

آنچه در سازمان‌های امروز تغییر نمی‌کند خود «تغییر» است. همه سازمان‌ها باید سازوکارهای لازم در زمینه مدیریت تغییر را در نظر بگیرند تا بتوانند با شرایط سازگار شوند. از منظر پژوهشی نیز برای سنجش این سازه می‌توان از پرسشنامه تغییر سازمانی یا پرسشنامه مقاومت در برابر تغییر استفاده کرد.

سیر تاریخی برنامه‌های مدیریت تغییر نشان می‌دهد در عمل بسیاری از برنامه‌ها با شکست مواجه شده‌اند. این نرخ، نرخ پایینی است و سازمان‌هایی که در مدیریت تغییر موفق نیستند، هزینه‌های سنگینی متحمل می‌شوند، فرصت‌های بازار را از دست می‌دهند، منابع را اتلاف می‌کنند و از همه بدتر روحیه و انگیزه را در سازمان خود از بین می‌برند. با این نوع نگرش، و اینکه تغییر در رقابت کنونی جز گریزناپذیر هر کسب‌وکار است، مدیریت تغییر یکی از توانمندی‌های کلیدی هر سازمان محسوب خواهد شد.