غیبت کارکنان سازمان

پدیده غیبت کارکنان (Absenteeism) به عدم حضور منابع انسانی سازمان به دلایل عمدی یا غیرعمدی در محل کار و سازمان اشاره دارد. این پدیده آثار منفی زیادی از منظر فردی، گروهی و سازمانی به همراه دارد و نیازمند عارضه‌یابی منابع انسانی به‌صورت دقیق است.

غیبت کارکنان به شکل‌های گوناگون مانند عدم حضور فیزیکی و یا حضور بدون برنامه و از روی عدم رضایت و از سر اجبار بروز می‌کند. این پدیده به عنوان یک واکنش منفی رفتاری از سوی منابع انسانی بر انگیزه، روحیه، رضایت و کارآیی افراد تاثیر دارد. همچنین بهره‌وری و اثربخشی سازمان را به خطر می‌اندازد. به همین دلیل به مطالعه دقیق و موشکافانه نیاز دارد. ما باید با تحلیل واقع‌بینانه و علمی علل بروز غیبت، درصدد یافتن راه‌ها و روش‌های غلبه بر آن برآییم. در این مقاله به تحلیل غیبت منابع انسانی و مدیریت غیبت کارکنان پرداخته می‌شود.

دلایل غیبت کارکنان

غیبت کارمند می‌تواند اختیاری و هم غیر اختیاری باشد. غیبت اختیاری زمانی است که کارمندان به این علت سر کار حاضر نمی شوند که می‌خواهند کار دیگری انجام دهند. اعلام بیماری یا تمارض برای استفاده از آخر هفته طولانی یا مرخصی یک روزه برای انجام یک مامویت یا خرید همه مثال‌هایی هستند برای غیبت از کار اختیار. غیبت غیر اختیاری زمانی رخ می‌دهد که کارمند عذری قانونی برای غایب شدن داشته باشد مانند بیماری.

از آنجایی که غیبت غیر اختیاری اجتناب ناپذیر است، یک سازمان برای پذیرش مقدار معینی از آن آماده باشد. این غیبت از کار اختیاری است که سازمان‌ها سعی می‌کنند آن را از بین ببرند . البته تشخیص غیبت اختیاری از غیر اختیاری مشکلی است، چراکه اکثر کارکنان نمی پذیرند که غیبت آنها اختیاری است.

شیوه‌های اندازه گیری غیبت اختیاری و غیر اختیاری عبارتند از:

• استفاده از فراوانی غیبت است (تعداد روزهای غیبت)
• استفده از طول غیبت است (تعداد روزهای متوالی غیبت)

با وصف این روش فوق کاملا خام بوده از دقت زیادی برخوردار نیستند. غیبت اختیاری احتمالا با رضایت شغلی کارمند ارتباط نیرومندی دارد. این درحالی است که غیبت غیر اختیاری ورای کنترل کارفرما (مدیریت ) واقع شده است. برای مطالعه بیشتر پرسشنامه غیبت شغلی کارکنان را بررسی کنید.

مدیریت غیبت کارکنان

مدیریت غیبت، در تعریف، طرح ریزی، برنامه‌ریزی و کنترل اقدامات به منظور کاهش غیبت ناشی از عوامل شغلی با هدف افزایش بهزیستی و رفاه کارکندان و بهبود عوامل اقتصادی، شناخته می‌شود. در اینجا بهزیستی کارکنان شامل قددرت جسمی و عاطفی و مالی کارکنان می‌شود و محدود به مدیریت بهداشت نیست. بلکه ترکیبی از قدرت جسمی و عاطفی و مالی است برای اجرای مدیریت غیبت از کار
کارکنان در سازمان دا باید مراحلی را طی کرد که عباتند از:

•  تشخیص و شناسایی عوامل و مولفه‌های اثرگذار بر غیبت کارکنان
• مشخص کردن میزان تأثیر هر یک از عوامل بر غیبت از کار
• برنامه‌ریزی و اقدامات پیش‌گیرانه
• اندازه‌گیری اثربخشی این اقدامات
• تحلیل و ارزیابی میزان تاثیر اقدامات در عملکرد سازمان

جلوگیری از غیبت کارکنان

در ادامه به پنج روش اشاره می‌شود که مدیریت منابع انسانی می‌توانند غیبت در محل کار را ردیابی و مدیریت کنند.

۱- مطالعه داده‌‌‌ها: میزان غیبت یک نیروی کار یا کل شرکت را مشخص کنید و به دنبال الگوهای مشکل‌ساز بگردید. یکی از فرمول‌‌‌های رایج محاسبه میزان غیبت این است: تعداد غیبت‌‌‌ها را بر تعداد روزهای کاری در یک دوره تعیین‌‌‌شده تقسیم کنید و در ۱۰۰ ضرب کنید تا یک ‌درصد به دست آید. بهتر است این نرخ کمتر از ۳% باشد.

۲-کشف دلایل: زمانی‌که یک نیروی کار غیبت غیرموجهی دارد یا برای چند روز دیر سرکار می‌آید، بدترین حالت را در نظر نگیرید. مدیر باید با کارکنان ملاقات کند تا بداند چرا حضور آنها تغییر کرده است و توضیح دهد که غیبت‌ها چگونه تیم و کسب و کار را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد.

۳- فعال بودن: مراقب مشکلاتی که می‌تواند منجر به غیبت شود باشید. برخی از مهم‌ترین دلایلی که افراد در کار غیبت می‌کنند عبارتند از آزار و اذیت در محل کار، فرسودگی شغلی و استرس، چالش‌های مراقبت از کودک، عدم‌مشارکت، و بیماری و آسیب. یک راه خوب برای کشف این علل ریشه‌ای، جست‌وجوی منظم بازخورد از سوی کارکنان است.

۴- انعطاف‌‌‌پذیر بودن: رابرتز می‌‌‌گوید سیاست‌‌‌های حضور و غیاب سخت یا غیرواقعی، مانند سیستم‌های مبتنی بر امتیاز که شرایط موجه را در نظر نمی‌‌‌گیرند، مدیران را برای شکست آماده می‌کنند. او می‌گوید کارکنان می‌خواهند که با آنها منصفانه رفتار شود.

۵- قدردانی از تلاش‌های کارکنان: قدرت یک تشکر خوب را دست کم نگیرید. بر اساس مطالعه اخیر موسسه دلویت، شرکت‌هایی که تلاش‌های کارکنان خود را به رسمیت می‌‌‌شناسند و از آنها قدردانی می‌کنند، مشارکت، بهره‌وری و عملکرد بالاتری دارند. قدردانی می‌تواند ساده باشد.

خلاصه و جمع‌بندی

غیبت کارکنان بخشی طبیعی از زندگی کاری آنها محسوب می‌شود. حتی زمانی که افراد در سلامت هستند، غیبت آنها به این معنی است که می‌توانند برای بازیابی خود و استراحت کردن مرخصی بگیرند. اما این غیبت‏‏‌های مکرر و غیرموجه است که می‌تواند مشکل‌ساز شود. غیبت بدون پرداختن به دلیل آن می‌تواند «عوارض خود را بر شرکت و کارکنانش بگذارد». دیگران باید اضافه‏‏‌کاری انجام دهند و تیم‏‏‌هایی که در حال حاضر عملکرد ضعیفی دارند، می‌توانند ضرب‏‏‌الاجل‏‏‌ها و اهداف انگیزشی خود را از دست بدهند.