مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک (E-HRM) بکارگیری فناوری‌های الکترونیکی و مبتنی بر وب برای ارائه خدمات مرتبط با کارکنان سازمان است. به عبارت دیگر E-HRM برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و بکارگیری فناوری اطلاعات برای پشتیبانی و ساماندهی به فعالیت‌های مرتبط با نیروی انسانی و کارکنان است.

با پیدایش اینترنت و فراگیری آن در دهه نود میلادی، مدیریت منابع انسانی نیز مانند سایر حوزه‌های سازمان تحت تاثیر شدید این پدیده قرار گرفت. به وجود آمدن پورتال منابع انسانی و مدیریت منابع انسانی الکترونیک، توسعه خدمات سلف سرویس منابع انسانی را در پی داشت. از این طریق بسیاری از وظایف روزمره مدیریت انسانی به کارکنان واگذار گردید. همچنین از کاغذ بازی‌ها و درگیر شدن کارکنان حوزه منابع انسانی در وظایف اداری و روزمره و بروز تاخیرهای زیاد در انجام فعالیت‌ها جلوگیری شد.

در مجموع می‌توان گفت E-HRM فصل مشترک دو مفهوم مدیریت فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی است. این حوزه ضمن پشتیبانی از مدیران و کارکنان در انجام وظایف معمول خود، فرآیند تغیرات و دگرگونی‌های سازمانی را تسهیل می‌کند. همچنین می‌تواند در سیاست‌گذاری‌های کلان مدیریت استراتژیک منابع انسانی نیز موثر واقع شود. با توجه به اهمیت روز افزون این موضوع، در مقاله حاضر به تشریح مدیریت منابع انسانی الکترونیک پرداخته شده است.

تعریف مدیریت منابع انسانی الکترونیک

مدیریت منابع انسانی الکترونیک برگردان Electronic Human Resource Management است و گاهی به صورت مخفف E-HRM گفته می‌شود. همچنین با عنوان منابع انسانی مبتنی بر وب، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی، مدیریت منابع انسانی مجازی، سیستم‌‌های مدیریت منابع انسانی مبتنی بر کامپیوتر ترجمه می‌شود. تعاریف متعدد و دقیقی برای E-HRM توسط پژوهشگران صاحب‌نظر وجود دارد که مورد اقبال عمومی قرار دارد.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک راهی برای اجرای استراتژی‌ها، خط‌مشی‌ها و شیوه‌های منابع انسانی در سازمان‌ها از طریق یک پشتیبان هدایت شده و آگاه با استفاده کامل از کانال‌های مبتنی بر فناوری وب است.

برخی پژوهشگران تعریف را بسط داده و بعد ارتباطات منابع انسانی الکترونیک را هم اضافه کردند. جایی که کارمند و کارفرمایان از طریق مدیریت الکترونیکی کارکنان می‌توانند درباره محتوای منابع انسانی به طور اثر بخش تری با هم ارتباط برقرار نمایند. برای سنجش این مقوله می‌توان از پرسشنامه مدیریت منابع انسانی الکترونیک استفاده کرد.

مدیریت منابع انسانی الکترونیک همچنین بعنوان مجموعه‌ای از دانش، قواعد و بهترین شیوه‌ها در نظر گرفته می‌شود که منجر به مدیریت منابع انسانی اثر بخش می‌شود. در تعریفی دیگر E-HRM را به عنوان پشتیبانی اداری از کارکرد منابع انسانی در سازمان‌ها بوسیله استفاده از فناوری اینترنت تعریف می‌کنند. البته باید در نظر داشت E-HRM ممکن است منجر به تغیر در محتوا و موضع‌گیری نقش منابع انسانی شود.

سطوح مدیریت منابع انسانی الکترونیک

سه حوزه در مدیریت منابع انسانی به طور مستقیم به وسیله ابزارهای الکترونیک قابل پوشش هستند:

مدیریت منابع انسانی عملیاتی: این نوع از مدیریت، روی فعالیت‌های پایه‌ای منابع انسانی در قسمت اداری متمرکز است. این حوزه، بر اداره کردن و پرداخت‌های اطلاعات پرسنلی تاکید دارد.

مدیریت منابع انسانی رابطه‌ای: در این نوع از مدیریت تاکید روی فعالیت‌های پیشرفته تر بخش منابع انسانی می‌باشد. تمرکز این حوزه صرفاً روی اداره کردن کارکنان نمی‌باشد. بلکه بر فرایندهایی مثل کارمندیابی و گزینش نیروی انسانی، آموزش کارکنان، ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش متمرکز است.

مدیریت منابع انسانی تبدیلی: این نوع از مدیریت روی فعالیت‌های استراتژی مدار تاکید دارد. این حوزه روی بازبینی استراتژیک، فرایندهای مدیریت تغییر سازمانی و مدیریت دانش متمرکز است.

بنابراین، بعضی از سازمان ها، تمرکز مدیریت منابع انسانی خود را روی تنظیم و اداره و ثبت امور می‌گذارند. برخی دیگر بر روی کاربرد عملیاتی ابزارهای مدیریت منابع انسانی تاکید دارند و گروهی دیگر نیز روی نقش استراتژیک منابع انسانی تمرکز می‌کنند. به هر حال در تمامی انواعی که بیان شد، مدیریت حق دارد انتخاب کند که فعالیت‌هایش به صورت مستقیم انجام شوند یا تحت وب و به صورت الکترونیک اجرا گردند.

تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت کارکنان

تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی را می‌توان در سه مرحله از کاربرد آن مورد بررسی قرار داد:

• اتوماسیون یا خودکار شدن
• اطلاع‌رسانی و اطلاعات
• تحول آفرینی

اتوماسیون یا خودکار شدن
در این مرحله از فناوری اطلاعات به منظور مکانیزه کردن سیستم‌های دستی و کاهش نیاز به افراد برای انجام کارهای روزمره استفاده می‌شود که حجم کارهای روتین اداری را کاهش می‌دهد.
افراد فرصت بیشتری برای فکر کردن پیدا کرده و می‌توانند قابلیت‌های شناختی خود را بکار بگیرند و بیشتر به تفسیر اطلاعات بپردازند در این حالت فناوری اطلاعات می‌تواند از طریق به جریان انداختن امور عملیاتی و کاهش بار اداری، بر جنبه‌های عملیاتی منابع انسانی تاثیر بگذارد و ساختار آن را تغیر دهد.

اطلاع‌رسانی و اطلاعات
وقتی فن آوری اطلاعات، اطلاعات را ارائه می‌دهد فراتر از مرحله خودکار شدن و اتوماسیون ظاهر می‌شود تا اثر بخشی را افزایش دهد. اطلاع رسانی فناوری اطلاعات سطح شفافیت فعالیت ها، حوادث و اهداف را بالا می‌برد. زیرا افراد اطلاعات بیشتر وعمیق تری درباره فرآیندهای اساسی تولید و اداره سازمان کسب می‌کنند و در مورد آنچه در سازمان یا واحدشان رخ می‌دهد، بیشتر می‌دانند.

تحول آفرینی
فناوری اطلاعات شرکت را به عملیات و اقدامات تجاری جدید مجهز می‌کند و تحول آفرینی، خلاقیت، دانش و اطلاعات،منابع عمده و اصلی سازمان می‌شود. در این بعد، فناوری اطلاعات در ابقاع محصول، خدمت و استراتژیک مشارکت می‌کند، همانگونه که در افزایش انعطاف پذیری و مزیت رقابتی مشارکت دارد. در این حالت فناوری اطلاعات امکان برقراری ارتباط با فراسوی مرزهای جغرافیایی و سهیم شدن در اطلاعات آنها را فراهم می‌کند به عبارتی محدودیت‌های زمان و مکان حذف می‌شود.

کاربردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک

برخی از کاربردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیک عبارتند از:

برنامه‌ریزی نیروی انسانی: این کاربرد، مدیریت منابع انسانی الکترونیک را به وسیله عملکرد برنامه‌های خود خدمتی کارمندان و مدیران را بر اساس به روز رسانی اطلاعات کارمندان، تغییرات شغلی و درخواست‌های شغلی، پیشرفتی اساسی می‌دهد.

جذب منابع انسانی: کارمندیابی به روش الکترونیک، یکی از وسیع ترین کاربردهای بحث مدیریت منابع انسانی الکترونیک، است. کارمندیابی الکترونیک، اعلام فرصت‌های شغلی بر روی وب سایت سازمان می‌باشد. این موضوع به متقاضیان فرصت می‌دهد تا سوابق تحصیلی و شغلی خود را از طریق ایمیل یا دیگر قالب‌های الکترونیکی برای سازمان ارسال کنند.

ارزیابی عملکرد منابع انسانی: مدیریت منابع انسانی الکترونیک، این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که تمام فرایند ارزیابی عملکردها به صورت آنلاین و به وسیله شبکه‌های داخلی انجام شود. یعنی کارمندان و مدیران می‌توانند اطلاعات عملکرد خود را در قالب الکترونیکی به صورت مستقیم به بخش منابع انسانی ارسال کنند.

ارتباطات: امتیازاتی که استفاده از این سیستم در مورد ارتباطات به سازمان‌ها می‌دهد، از اهمیت زیادی برخوردار است. ساده ترین شکل این موضوع استفاده از ایمیل برای برقراری ارتباط با کارمندان است.

پرداخت به منابع انسانی: برنامه‌های خود خدمتی به کارکنان اجازه می‌دهد تا به صورت الکترونیکی چیزهایی را که در مورد انتخاب مزایا ترجیح می‌دهند را ارسال نمایند. در حالی که به صورت همزمان، تراکم فعالیت‌ها در بخش منابع انسانی کاهش پیدا می‌کند.

توسعه منابع انسانی: یکی از جنبه‌های مهم در بحث مدیریت الـکترونیکی کارکنان، استفاده از اینترنت در زمینه آموزش و توسعه است. سازمان‌ها می‌توانند برای تشخیص نیازهای آموزشی، به خصوص فعالیت‌های یادگیری الکترونیک و مدیریت کارا از اینترنت استفاده کنند.

نتیجه‌گیری

به‌کارگیری فناوری اطلاعات برای شبکه‌سازی و پشتیبانی فعالیت‌های منابع انسانی کنشگران یک سازمان حداقل در دو بعد فردی و جمعی را مدیریت منابع انسانی الکترونیک گویند. با استفاده از فناوری می‌توان بهتر به اداره نیروی انسانی سازمان پرداخت. فرایندهای مرتبط با کارکنان از مرحله کارمندیابی، استخدام، آموزش، ارزیابی و نظام جبران خدمت به صورت الکترونیک قابل انجام است. سادگی استفاده و سهولت کاربرد منجر به اقبال عمومی از این رویکرد است.

امروزه سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های اداری و بالا بردن سرعت ارائه خدمات به راهکارهای هوشمندانه تر، بهتر و سریع تر برای مدیریت منابع انسانی نیاز دارند. مدیریت منابع انسانی الکترونیک، بهترین پاسخ به چالش‌های امروزه مدیریت منابع انسانی می‌باشد. به طور کلی مدیریت منابع انسانی الکترونیک، یک گزینه برای رویکرد مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود که باید آن را انتخاب کرد. کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، توانمندسازی مدیران و کارکنان از جمله مزایای E-HRM هستند.