منشور اخلاقی سازمان
منشور اخلاقی سازمان (COD) مجموعه قوانین و چارچوب‌هایی می‌شود که می‌تواند رفتارهای درست و نادرست افراد در محیط کاری و سازمانی را کنترل کند. در واقع، هر کسی که در یک سازمان مشغول به کار می‌شود یا به هر نحوی با آن سازمان در ارتباط است، باید منشور اخلاقی آن سازمان را مطالعه کرده و طبق آن رفتار کند.
تمام کارمندان و افرادی که در آن سازمان فعالیت می‌کنند، موظف‌اند که بر طبق این قوانین رفتار کنند. این کدهای رفتاری تنها مختص به محیط‌های کاری نمی‌شوند، بلکه تمام محیط‌های ادارای و تحصیلی مانند مدارس و دانشگاه‌ها هم دارای این منشور اخلاقی هستند. رفتار بر طبق منشور اخلاقی، مدیریت سازمان، مربی‌گری، نوآوری، اخلاق حرفه‌ای، تصمیم‌گیری، کار تیمی، مشتری‌مداری و اعتماد را به همراه دارد.
تعرفی مختصر از منشور اخلاقی سازمان
منشور اخلاقی سازمان برگردان پارسی Code of Conduct است که به اختصار با COD نشان داده می‌شود. این نظام‌نامه، مجموعه‌ای قوانین و رهنمودها برای رسیدن به یک ایده‌آل از رفتار کارمندان در محیط سازمان است. در واقع، این مجموعه قوانین توسط هر سازمانی منحصربه‌فرد است و معنویت در محیط کار را تقویت می‌کند.
منشور اخلاقی سازمان یا مرامنامه اخلاقی سازمان، سندی رسمی است که اصول اخلاقی و شئون معنوی و ارزشی سازمان در آن قید شده است. در این سند انتظاراتی که سازمان از رفتارهای اخلاق‌گرا از افراد دارد نوشته می‌شود. مارینا لوپز
نظام‌نامه رسمی اخلاق یا منشور اخلاقی مجموعه دستور‌العمل‌های مدون و رسمی پیرامون چگونگی رفتار در سازمان. بویژه موقعیت‌هایی که افراد در دوراهی یا چندراهی اخلاقی قرار می‌گیرند.
در فرهنگ فارسی و در کشور ما، منشور اخلاقی سازمان به نام‌های دیگری مانند مرام نامه یا نظام نامه شناخته می‌شوند. هر قانونی که سبب شود، رفتار افراد به یک استاندارد حرفه‌ای، سالم، شرعی و در چارچوب یک محیط امن برسد، می‌تواند در این مرام نامه جای بگیرد.
معمولا منشور اخلاق سازمانی در قالب یک کتابچه تهیه و تدوین می‌شود. این کتابچه باید در اختیار تمام افرادی که با آن محیط یا سازمان در ارتباط هستند، قرار بگیرد. به عنوان مثال، منشور اخلاقی یک دانشگاه باید در اختیار دانشجویان، کارمندان دانشگاه، اساتید و… قرار بگیرد. البته، در حال حاضر به دلیل رواج تکنولوژی، این منشور اخلاقی در وب‌سایت یا شبکه‌های اجتماعی یک سازمان قرار می‌گیرد.
ویژگی‌های یک منشور اخلاقی سازمان موثر
یک منشور اخلاقی موثر، باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ این سوالی است که احتمالا ذهن شما را درگیر می‌کند. برای تهیه و تدوین یک منشور اخلاقی، ابتدا باید ویژگی‌های مهم در تاثیرگذاری آن بر روی افراد ذی‌نفع را بدانید. ویژگی‌های یک منشور اخلاقی موثر، عبارت‌اند از:
- تعریف دقیق از رفتارهای مناسب و نامناسب در محیط سازمان
- تعریف رفتار درست با تمام ذینفعان آن محیط (مشتریان و همکاران)
- تعریف کامل و دقیق از گزارش دهی روزانه و به روزرسانی اطلاعات هر کارمند
- تعریف دقیق تخلفات که در قالب رفتارهای انضباطی مطرح می‌شوند.
- تعریف یک مکانیسم برای ارزیابی مجدد کارمندان سازمان
برای مثال، در سال ۲۰۱۷ اتحادیه ژئوفیزیک آمریکا (AGU) یک منشور اخلاقی سازمان جدید را به تصویب رساند. در این منشور، هرگونه رفتار آزاردهنده، قلدری و تبعیض شامل رفتارهای نامناسب شد و انجام آن، تخلف به حساب آمد. این رفتار در AGU با هیچ یک از افراد زی‌نفع نباید انجام شود.
تهیه و تدوین منشور اخلاقی سازمان
برخی از سازمان‌ها، مانند سازمان‌های دولتی، از نظر قانونی باید یک منشور اخلاقی داشته باشند و از نظر قانونی موظف به تهیه و تدوین آن هستند. ولی برخی دیگر از سازمان‌ها، مانند شرکت‌های خصوصی، از نظر قانونی موظف به تدوین منشور اخلاقی نیستند. اما هر سازمانی فارغ از نظر قانونی بهتر است که این منشور اخلاقی را برای خود داشته باشد. این کدهای رفتاری، یک دستورالعمل داخلی و بیانیه خارجی از تعهدات و ارزش‌های یک سازمان یا شرکت هستند.
برای اجرای برنامه اخلاقی در سازمان، مرجع اصلی تصمیم گیری، مدیران و مالکان سازمان هستند. با نشان دادن تعهد آنها خود را به اجرای برنامه پایبند می‌کنند. این کار مستلزم طی گام‌های زیر است:
- پیش نویس اولیه برنامه اخلاقی توسط مدیران و مالکان سازمان تنظیم می‌شود.
- مدیران ارشد ضمن مطالعه و بررسی پیش نویس، دیدگاه‌های خود را بیان می‌کنند.
- یک تیم کاری، دیدگاه‌های مدیران ارشد را منسجم می‌کنند و پیش نویس دوم را ارائه می‌کنند.
- گروهی از نمایندگان ذینفعان سازمان، پیش نویس دوم را مرور و اعلام نظر می‌کنند.
- یک تیم کاری، دیدگاه‌های ذینفعان را یکپارچه کرده، پیش نویس نهایی را ارائه می‌کند.
- مدیران ارشد سند نهایی را مرور می‌کنند.
- مالکان سازمان و یا نمایندگان آنها، کل برنامه اخلاقی را مرور و تائید و نهایی و ابلاغ می‌کنند.
منشور اخلاقی سازمان را می‌توانید در سه مرحله زیر تهیه و تدوین کنید.
شناخت و بررسی ارزش‌های سازمان
در مرحله اول، باید ارزش‌های سازمان خود مشخص کنید. شناخت ارزش‌های سازمان خود باعث می‌شود تا در یک چارچوب مشخص، منشور اخلاقی خودتان را داشته باشید. برای شناخت ارزش‌ها، می‌توانید از یک جلسه با کارمندان خود شروع کنید. یک جلسه با کارمندان برگزار کنید و از آنها بخواهید تا ارزش‌های شخصی خود و دیگر ارزش‌ها از جمله رفتار مناسب با مشتریان و… را بیان کنند.
این روند و کمک گرفتن کارمندان سازمان در تهیه منشور اخلاقی، به مشارکت بیشتر آنها در امور سازمان کمک می‌کند. همچنین، ارزش‌های هر یک افراد در سازمان، بهتر درک می‌شود.
تعریف دقیق از قوانین
پس از بررسی ارزش‌های هر یک از افراد سازمان، باید بر سر آنها به توافق برسید و برخی از آنها را به عنوان قوانین منشور اخلاقی تصویب کنید. حالا که برخی از آنها به تصویب رسیدند، آنها را به طور دقیق تعریف کنید. یعنی انتظارات خود را به طور دقیق به افراد بگویید و رفتارهای درست و نادرست را مشخص کنید. برخی از این قوانین می‌تواند در زمینه نوع پوشش، استعمال دخانیات، سوابق کیفری، مالکیت معنوی و… باشد.
به عنوان مثال، یکی از قوانین در منشور اخلاقی تمام سازمان‌های دولتی، عدم استعمال دخانیات در محیط کاری است. در این مرحله، شما باید این قانون را به طور دقیق مطرح کنید. در چه مکان‌هایی امکان استعمال دخانیات وجود دارد و در چه مکان‌هایی ممنوع است.
تعریف دقیق از تنبیهات و جریمه‌ها
همان‌طور که در بالا اشاره کردیم، باید رفتارهای درست و نادرست را به طور دقیق برای افراد سازمان مشخص کنید. حالا در این مرحله، این را هم باید اضافه کنید که انجام برخی از رفتارهای نادرست، تخلف به حساب می‌آیند و انجام آن، تنبیهاتی را به همراه دارد.
به عنوان مثال، یکی از قوانین مهم در منشور اخلاقی هر مدرسه‌ای، پوشش است. پس می‌توان برای عدم رعایت آن، یک تنبیه در نظر گرفت. دانش آموزی که با پوشش نامناسب وارد مدرسه شود، اجازه ورود و حضور در کلاس‌های آن روز را ندارد. این مورد یک مثال برای در نظر گرفتن تنبیه در برابر انجام رفتارهای نامتعارف در سازمان‌ها است.
اهداف منشور اخلاقی سازمان
یک منشور اخلاقی درست و کامل، چندین هدف مهم را انجام می‌دهد که عبارت‌اند از:
- ارتقاء رفتار اخلاقی و جلوگیری از رفتار غیراخلاقی
- تدوین مجموعه ای از استانداردها که با توجه به آنها، درباره رفتار افراد قضاوت می شود.
- عمل کردن بر اساس دستورالعمل ها هنگام تصمیم گیری های دشوار
- تثبیت حقوق و مسئولیت های ذینفعان
- آماده سازی اساسنامه ای شامل تعریف دقیقی از ابعاد رفتاری مشاغل
- ایجاد قرارداد رفتاری بین افراد حرفه ای و مشتریان و ذینفعان
- ایجاد شاخص هایی برای تشخیص رفتار اخلاقی
سازگاری
طبق قانون، هیئت مدیره و مدیران یک سازمان، موظف هستند که تمام قوانین رفتاری تدوین شده در منشور اخلاق کاری را به طور دقیق شفاف سازی کنند. باید در منشور اخلاقی، دلیل انجام یا عدم انجام یک کار را برای کارمندان و کارکنان خود بیان کنند. پس یکی از اهداف منشور اخلاقی، سازگار است. یعنی، همان‌طور که کارمندان موظف هستند که علت کارهای خود توضیح دهند، مدیران نیز همین وظیفه را دارند.
بازاریابی
یکی از مواردی که در منشور اخلاقی سازمان به طور دقیق بیان می‌شود، رفتار درست با مشتریان است. در واقع، این منشور اخلاقی یک تعهدنامه به استانداردهای بالا و رفتارهای درست است که آنها را موظف می‌کند تا به آن عمل کنند. رفتار درست با مشتریان و تعهد به سرویس دهی درست و کامل، یک راه برای بازاریابی است که از طریق منشور اخلاقی، به آن می‌رسند.
کاهش خطر
سازمان‌هایی که دارای منشور اخلاقی هستند، در مواقع خطر، می‌توانند آن را به سازمان‌های مبارزه با فساد ارائه دهند. در این صورت، قرارگیری در حالتی که برخی تخلفات انجام شده باشد را کاهش می‌دهند.
اهمیت منشور اخلاقی سازمان
تحقیقات انجام شده، نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که دارای یک منشور اخلاقی سازمان مکتوب هستند، کارمندانش رفتارهای بهتر و حرفه‌ای‌تری دارند. به نظر شما، دلیل همچین آماری چه چیزی است؟
وجود برخی قوانین مکتوب و شفاف سازی بایدها و نبایدهای انجام برخی رفتارها و امور، می‌تواند به بهبود همکاری در یک محیط سالم کمک کند. برای ساخت یک کاری سالم، امن و دوستانه، چه برای کارمندان و چه برای مشتریان، باید قوانینی وجود داشته باشد. منشور اخلاقی دقیقا همین کار را انجام می‌دهد.
با وجود منشور اخلاقی، شما بهتر می‌توانید با همکاران و ارباب رجوعان خود رفتار کنید. در این صورت، صمیمیت درکنار چارچوب‌های مشخصی به وجود می‌آید که یک همکاری سالم را می‌سازد.
چند نمونه موفق از منشور اخلاقی سازمان
برای درک بهتر منشور اخلاقی، بیایید با هم برخی از موفق‌ترین منشورهای اخلاقی سازمان‌ها را مورد برررسی قرار دهیم.
استارباکس
شروع منشور اخلاقی استارباکس با استانداردهای رفتار تجاری است که شامل تشریح ماموریت و ارزش‌های مورد حمایت استارباکس می‌شود. در ادامه، تمام انتظارات سازمان با توجه به شیوه‌های تجاری، محیط کاری، مشارکت جامعه و مالکیت معنوی به طور دقیق مطرح شده است. در منشور اخلاقی استارباکس، اشاره شده که افراد برای کسب اطلاعات بیشتر باید به چه کسی یا چه جایی مراجعه کنند.
پپسی
پپسی، منشور اخلاقی سازمان خودش را در یک سند گسترده که شامل موضوعات مختلفی می‌شود، گنجانده است. موضوعات بیان شده در منشور اخلاقی پپسی از جمله احترام در محیط کار، مسئولیت شرکت در مقابل سهامداران و مسئولیت تمامی کارکنان شرکت است. شرکت پپسی، به دلیل گسترش جهانی که دارد، منشور اخلاقی خودش را در چند زبان منتشر کرده و تمام انتظاراتش را به طور دقیق مطرح کرده است.یکی از مهم‌ترین بخش در آیین نامه رفتاری پپسی، تشویق کارکنان به اعلام تخلفات است. برخی از تخلفات در منشور اخلاقی پپشی، شامل رشوه، خشونت و رفتارهای توهین آمیز است که کارکنان می‌توانند از طریق تماس با تلفن شرکت، این تخلفات را اعلام کنند.
سونی
شروع منشور اخلاقی شرکت سونی، با هدف شرکت و ارزش‌های اصلی آن است. برخی از ارزش‌های اصلی شرکت سونی از جمله ایمنی محصول، فساد، آزار و اذیت و مالکیت معنوی است. در این منشور، تمامی کارمندان و کارکنان را به رساندن خود به استانداردهای بالا تشویق کرده‌اند.مانند شرکت پپسی، شرکت سونی هم در پایان منشور اخلاقی خود به گزارش تخلفات اشاره کرده است. کارمندان و کارکنان این شرکت می‌توانند از طریق تماس تلفنی، تخلفات را اعلام کنند.
نتیجه گیری
همان‌طور که گفتیم، اغلب سازمان‌ها، منشور اخلاقی را در قالب سندی مکتوب بین کارکنان توزیع می‌کنند. بااین‌حال، ترویج این منشور، گاهی از طریق آموزش‌های خصوصی انجام می‌شود. شیوع بحران کرونا و ظهور پدیده دورکاری به‌عنوان یک روند حرفه‌ایِ غالب، باعث شد که بسیاری از سازمان‌ها، ترویج منشور اخلاقی را از طریق برگزاری جلسات یا دوره‌های آنلاین در دستور کار قرار دهند.
انتقال منشور اخلاقی سازمان چه در قالب کتابچه و چه در قالب جلسات حضوری و آنلاین، باید بخشی از فرایند آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان جدید سازمان باشد. مهم نیست که شرکت از نظر قانونی موظف به داشتن منشور اخلاقی سازمان باشد. برای داشتن محیطی بهتر و حرفه‌ای‌تر باید یک منشور اخلاقی برای شرکت تدوین کنید تا همه بر اساس آن عمل کنند.
تهیه و تنظیم: پشتیبانی پارسمدیر
تئوری سازمان و مدیریت | ۲۵ شهریور ۰۲
در واقع، این منشور اخلاقی یک تعهدنامه به استانداردهای بالا و رفتارهای درست است که آنها را موظف می‌کند تا به آن عمل کنند.