سازمان هوشمند

سازمان هوشمند (Smart Organization) سازمانی است که می‌تواند به سرعت به چالش‌های محیطی پاسخ داده و با ایجاد و بهره‌برداری از دانش از فرصت‌های محیطی استفاده نماید. هوشمندسازی لازمه موفقیت در عصر تحول دیجیتال است و ساختار مناسب اداره سازمان‌های کنونی می‌باشد.

یک سازمان هوشمند دارای توان نوآفرینی و قادر به پیش‌بینی تغییرات و یادگیری سریع است. چنین سازمانی یک ماشین مکانیکی مبتنی بر تفکر الگوی مدیریت علمی و کلاسیک نیست. بلکه بیشتر شبیه یک موجود زنده است که می‌تواند رشد کند و کارکردهای خود را هدایت و رهبری کند. این برداشت از هوشمندسازی سازمانی با تفکر سیستمی و نظریه سیستم‌ها سازگار است. یک سازمان یادگیرنده با استفاده از یادگیری سازمانی و مدیریت دانش در نهایت به یک سازمان هوشمند منتهی می‌شود.

هوشمندی یکی از واژگان کلیدی در هزاره سوم است و به‌طور ضمنی بر استفاده از فناوری‌های دیجیتال اشاره دارد. بکارگیری توانمندی‌هایی مبتنی بر فناوری‌های دیجیتال مانند اینترنت اشیا به هوشمندسازی شرکت‌ها و کسب‌وکارها کمک می‌کند. هدف اصلی از هوشمندسازی شناسایی بهتر فرصت‌های محیطی، پاسخگویی به چالش‌های فراپیش و یادگیری از تجارب اندوخته شده در سازمان است. نظر به اهمیت موضوع در این مقاله به شرح و بیان سازمان هوشمند پرداخته می‌شود.

تعریف سازمان هوشمند و هوشمندسازی سازمان

هوشمندی یک ویژگی انسانی است که در عملکرد افراد قابل مشاهده است اما در دنیای سازمان‌محور کنونی به سازمان‌ها نیز تسری یافته است. از منظر سازمانی، هوش به توانایی و قابلیت یک سیستم در انتقال اطلاعات بین محیط درونی و بیروی برای نگهداشت ثبات، سازگاری و در پایان گسترش سیستم تلقی می‌شود. بدون این ویژگی عملکرد هوشمندانه سازمان و دستیابی به هوشمندی سازمانی امکان‌پذیر نخواهد بود.

هوش سازمانی توانایی بسیج توانمندی‌های فکری و استفاده از در راستای دستیابی به ماموریت سازمان است. هوشمندی سازمان پیامدی از مدیریت اثربخش دانش و سرمایه‌های دانشی در سازمان است. این می‌تواند به عنوان عامل استراتژیک کسب و نگهداشت مزیت رقابتی پایدار به شمار رود. هوش سازمانی برآیند و رتکیبی از هوش انسانی و هوش ماشینی است که مدیران برای پویایی و افزایش کارایی سازمان خود از آن استفاده می‌کنند.

در بحث انواع هوش مشخص شد علاوه بر هوش منطقی جلوه‌های دیگری از هوشمندی مانند هوش هیجانی و هوش معنوی نیز وجود دارند. اگر چه براساس یک استعاره می‌توان سازمان را به مثابه موجود زنده در نظ گرفت اما این سرمایه انسانی است که جنبه زنده‌بودن سازمان را معنا می‌بخشد. سرمایه فکری سازمان براساس دو محور هوشمندی منابع انسانی و رهبری هوشمند در نهایت عنصر هوشمندی را در سازمان متبلور می‌سازد.

ابعاد سازمان هوشمند

یک سازمان هوشمند شامل چهار محور اصلی است که عبارتند از:

• منابع انسان‌های هوشمند
• آزادسازی هوشمند
• اطلاعات هوشمند
• مدیران هوشمند

انسان‌های هوشمند، پیشگامان توسعه هستند، انسان هایی که گلوگاه‌های توسعه نیافتگی را می‌شناسند، به جریان انتقال از یک جامعه متمرکز به جامعه غیرمتمرکز باور دارند و مسؤولیت‌پذیر عمل می‌کنند. این انسان ها، ضرورت تعامل سازنده با محیط را با تمام وجود خویش حس می‌کنند و از همین رو، به طور هوشمند، عمل می‌کنند.

مدیریت اطلاعات سازمانی و به تبع آن هوشمندسازی کسب‌وکار به عنوان ابزاری جهت دستیابی به نگاهی جامع و تحلیلی به اطلاعات و داده‌های جمع آوری شده از فرایندهای عملیاتی جاری درسطح سازمان تعریف می‌گردد. هوشمند سازی کسب و کار و مدیریت اطلاعات سازمانی با جمع آوری داده‌های مرتبط از فرایندهای عملیاتی مختلف در سطح سازمان امکان تجزیه تحلیل وقایع و اتخاذ تصمیمات صحیح، را فراهم می‌آورند.

راهکار هوشمند سازی کسب‌وکار با رویکرد به استقرار نظام مدیریت یکپارچه اطلاعات و به پشتوانه بستری گسترده از مبانی اطلاعات پارامتریک، گزارش ساز و مصورسازی داده‌ها در قالب داشبورد مدیریتی در دسترس راهبران سیستم‌ها و مدیران قرار میگیرد. نرم‌افزارهای سازمانی که با مبانی اطلاعاتی پارامتریک ایجاد میشوند مسیر ساختی مناسب و قابل اتکا برای دستیابی به گزارش‌های کاربردی و محاسبه شاخص‌های عملکرد سازمانی را فراهم می‌آورد.

تفاوت سازمان هوشمند با سازمان‌های سنتی

هوشمندی سازمان‌های سنتی وابسته به هوشمندی مدیران و منابع انسانی است. ساختار و فرهنگ سازمانی از دیگر عوامل مهم در هوشمندسازی سازمان‌های سنتی هستند. یک سازمان هوشمند نوین با سازمان سنتی تفاوت ماهیتی دارند. این سازمان‌ها سیستم‌های هوشمند اطلاعاتی را ایجاد و مورد استفاده قرار می‌دهند. همچنین با بهره‌گیری از هوشمندی عناصر داخلی به نوعی هوشمندی فراگیر می‌رسند که مستقل از هوشمندی اجزای آنها است.

نوع اخیر هوشمندی در پیوند میان اجزای داخلی و خارجی سازمان و در بستر تعاملی آنها پدید می‌آید. نخستین مشخصه این سازمان‌ها تغییرپذیری آنهاست. این تصور بسیار خوش‌بینانه است که سازمان‌هایی که بدون فناوری سازمان هوشمند، اداره می‌شوند حداکثر به اندازه تغییرپذیری مدیران‌شان انعطاف دارند. چرا که مدیران باید برای اعمال هرگونه تغییر در سازمان، وفت و منابع زیادی را صرف تحلیل، برنامه‌ریزی، توجبه کارکنان و جلب مشارکت آنان نمایند.

مارچ و اولسن باور دارند که هوشمندسازی سازمان دو فرآیند اساسی را به وجود می‌آورد:

• محاسبه عقلانی
• یادگیری از تجربه

انتخاب یک گزینه بر اساس ارزیابی آنچه که پیش بینی شده و آنچه که به دست آمده صورت می‌گیرد، اما یادگیری از تجربه انتخاب یک گزینه بر اساس انبوهی از تجربیات گذشته و قوانین به وجود آمده می‌باشد که نگاهی به گذشته و تاریخ دارد تا اینکه راهنمایی برای عملکرد آینده خویش بیابد. سازمان هوشمند در واقع سازمانی است که نخست اطلاعات و هوشمندی را برای برآورد نیازهای مشتریان، هماهنگ و اداره کند. دوم به ایجاد و تبدیل منابع هوشمند بیش از مدیریت فیزیکی و دارایی‌های موجود وابسته باشد.

استراتژی هوشمندی سازمانی

دستیابی به یک سازمان هوشمند نیازمند برنامه‌ای استراتژیک است که با دیدگاهی فراگیر و بلندمدت تدوین شود.استراتژی هوشمندسازی سازمان در واقع واکنش سنجیده و مناسب را در مقابل تغییر و تحولات محیطی دنبال می‌کند. بنابراین دانش سازمانی این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که دانش و اطلاعات مهم را ایجاد، گزینش، سازماندهی و منتشر نمایند. همچنین تخصصی را که برای فعالیت‌هایی همچون حل مشکلات، یادگیری پویا و مستمر، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری ضروری است، یاد بگیرند.

سازمان‌های عصر فراصنعتی برای هوشمندسازی باید مدیریت استراتژیک را سر لوحه‌کار خود قرار دهد. جهان فراصنعتی معاصر، پیچیدگی‌ها و ویژگی‌های خود را دارد، به نحوی که محیط اطراف ما را به کلی دگرگون ساخته، باورهای ما را با پرسش روبرو کرده، هنجارها را به چالش کشیده و روابط ما را به سختی تحت تأثیر قرار داده است. این پدیده، محصول سه حوزه کاملا تخصصی از علوم اجتماعی است. این حوزه‌ها عبارتند از سیاست، اقتصاد و ارتباطات.

سیاست، ابزار کار کارگزاران سیاسی است و بازی‌های ریاضی گونه خاص خود را دارد و ما هم خواه ناخواه، تابع سیاست‌های پیچیده جهانی هستیم، گاه در مقابل یکدیگر می‌ایستیم و گاه هم راستا می‌شویم و به منافع مشترک می‌رسیم. در طرف دیگر، علم اقتصاد را داریم که علم منابع کمیاب و رفتارهای سیری ناپذیر است، رفتارهایی که مانع حرکت آزاد سیاست‌های جهانی می‌شوند، ودر سوی دیگر، علم ارتباطات قرار دارد، علمی که امکان پیوند و تعامل سازنده بین علم اقتصاد و سیاست را فراهم می‌سازد. این گزاره، هم در ابعاد کلان معتبر است و هم با نگرش خرد سنخیت دارد و در هر دو حال هم کاربردی است.

جایگاه فناوری اطلاعات در هوشمندی سازمانی

فناوری اطلاعات و ارتباطات در واقع با خود اشکال جدید سازمان، کار، خانواده و نظام جدید اقتصادی، تعارضهای جدید سیاسی و مهمتر از همه آگاهی دگرگون بافت‌های را به همراه آورده است. از این رو، بیشتر سازمان‌های مدرن با چالشهای جدیدی روبرو هستند. افزایش تأثیر مشتری، شدت رقابت، کوتاه شدن چرخه تولید و استمرار و شتاب در تغییر فناوری از جمله مسائلی هستند که سطوح جدیدی از پویایی و پیچیدگی را برای سازمان‌ها بوجود آورده اند. کاربرد فناوری اطلاعات می‌تواند مزیت رقابتی، افزایش خدمات مشتری و یا ایجاد محیط تولید انعطاف پذیری را فراهم نماید.

افزایش روز به روز حجم اطلاعات و تغییرات شتابان محیطی و ضرورت ایجاد ارتباط مستمر با محیط پیچیده و پویا، نیازمند مدیریت دانش جهت کسب دانش، توزیع دانش سازماندهی و تحلیل و تفسیر مناسب آنها می‌باشد. مدیریت دانش به مدیران کمک می‌کند تا در تحلیل اطلاعات و انتخاب درست آنها تصمیمات سنجیده تری را اتخاذ نمایند و سازمان خود را جهت بقاء و رشد با محیط سازگار کنند.
دانش در سازمان‌های امروزی به عنوان یک دارایی با ارزش و مدیریت دانش به عنوان اولین و اساسی ترین اولویت مورد تاکید قرار می‌گیرد. برای تحقق چنین امری، سازمان‌های عصر حاضر به اجرای استراتژی هایی می‌پردازند که به هوشمند سازی سازمان کمک می‌کند.

فناوری اطلاعات امکان واگذاری فعالیت‌های خدماتی به سازمان‌های دیگر به وجود می‌آورد. این سازمان‌ها با مدیریت فناوری اطلاعات توجه خود را بر روی محصولات دانش محور متمرکز می‌کنند، که در عرصه رقابت موجب برتری آنها می‌گردد. آنگاه سازمان هوشمند، سیستم‌های هوشمند مدیریت اطلاعات را برای هماهنگ کردن بسیاری از مراکز فعالیتی که به طور پراکنده نیازهای مشتریان را برآورده می‌کنند به کار می‌گیرد.

سازمان هوشمند و یادگیرنده

براساس نظریه سیستمی، سازمان یک سیستم باز است که داده‌ها، مواد و انرژی را از محیط دریافت می‌کند و آنگاه آنها را پردازش کرده و به دانایی، کالا و خدمات تبدیل می‌نماید تا در محیط مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین، رابطه محیط و سازمان یک رابطه دوطرفه و حیاتی است. سازمان‌ها برای توجیه موجودیت خود به محیط وابسته‌اند. محیط پیچیده و ناپایدار برای رشد و بقای سازمان‌ها جهت یادگیری موقعیتهای احتمالی حال و آینده ضروری است. سازمان‌ها به اکتساب این آگاهی برای تغییر به هنگام رفتارشان نیاز دارند.

از یک سو سازمان هوشمند برای دستیابی به اهداف براساس دانشی که از محیط داخلی و خارجی دارد، سازگاری را به وجود می‌آورد. بنابراین، سازمان هوشمند یک سازمان یادگیرنده است. از سوی دیگر سازمان یادگیرنده مهارتهایی را در ایجاد کسب و انتقال دانش دارد و رفتارش را جهت منعکس کردن دانش و بینش جدید اصلاح می‌کند.

هوش سازمانی از سه طریق معین و محاسبه می‌گردد:

• دسترسی به دانش و اطلاعات (اتصال)
• ترکیب و توزیع اطلاعات (مشارکت)
• گزینش مفهومی داده‌ها (ساختدهی)

همچنین فرایند یادگیری سازمانی نیز مبتنی بر کسب دانش، توزیع دانش و تفسیر دانش می‌باشد.

کسب دانش: ابزار ارتباط دهی منابع اطلاعات عبارتند از: رسانه ها، موقعیت‌ها و کاربران در کسب دانش اطلاعات دقیق متشکل میگردد و در زمان مناسب و موقعیت مناسب در اختیار کاربران مناسب قرار می‌گیرد.

تسهیم دانش: افراد می‌توانند در تفسیر و اجرای داده‌ها شریک شوند و داده‌ها را به خوبی پردازش نمایند. در توزیع اطلاعات، سازمان به همراه واحدها و اعضای خود در اطلاعات کسب شده شریک می‌شوند.

بکارگیری دانش: ساختدهی و با تفسیر اطلاعات نیز به معنی مفهوم بخشیدن و با درک معنایی اطلاعات است.

نتیجه‌گیری

سازمان هوشمند، قابلیت و مهارت خاصی را جهت کسب، سازماندهی و به اشتراک گذاردن انواع دانش دارد. این نوع سازمان با مدیریت دانش قادر است همواره رفتارش را با محیط متغیر و پویا سازگار کند و عملکردش را بهبود بخشد.

امروزه بسیاری از سازمان‌ها دریافته‌اند که جهت کسب موفقیت در اقتصاد چه در دنیای کنونی و چه آتی به چیزی بیش از دستیابی اتفاقی و ناآگاهانه به دانش یکپارچه نیاز دارند. برای این منظور آنها به سوی فرایندهای جدیدی حرکت کرده‌اند که در نهایت به هوشمندسازی منتهی می‌شود. اکنون در عصر دانش، مدیران و متخصصان آگاه، اقدام به مدیریت دانش می‌نمایند تا سازمان هوشمند و یادگیرنده ایجاد کنند. بدین ترتیب عملکرد سازمان را افزایش دهند و در نهایت گامی در جهت هوشمندسازی سازمانی بردارند.

افزایش میزان داده‌ها و اطلاعات، تغییرات شتابان محیطی و ضرورت بهبود مستمر در محیطی که همواره در حال تغییر و دگرگونی است نیازمند هوشمندسازی سازمان است. این مهم از طریق کسب دانش دقیق، درست و به‌هنگام و سازماندهی و تحلیل مناسب قابل دسترسی است. سازمان هوشمند از طریق پیوند دانش متخصصان حرفه‌ای و فناوری اطلاعات و با تکیه بر دانش موجود بر عملکرد خود می‌افزاید. دانش و مهارت متخصصان اطلاعات در واقع زیربنای دانش سازمان هوشمند تلقی می‌گردد که رکن اساسی هوشمند سازی سازمان را شامل می‌شود.